مساعد إداري

وصف

الملخص: يقدّم مساعد إداري دعمًا إداريًّا وتشغيليًّا عالي الجودة لضمان سير العمل المكتبي اليومي بكفاءة وفعالية، ولدعم عمليات الفريق التنفيذي. أبرز النقاط: 1. توفير دعم إداري وتشغيلي عالي الجودة 2. العمل كنقطة تنسيق مركزية للاتصالات والجدولة 3. فرصة لدعم مختلف الإدارات والمشاريع الخاصة **المسمى الوظيفي** مساعد إداري **يتبع له** مدير المكتب / مساعد تنفيذي / رئيس القسم (ويختلف حسب المؤسسة) **القسم** الإدارة / العمليات **نوع التوظيف** دوام كامل / دوام جزئي **ملخّص الوظيفة** يقدّم مساعد إداري دعمًا إداريًّا وتشغيليًّا عالي الجودة لضمان سير العمل المكتبي اليومي بكفاءة، وكذلك سير عمليات الفريق التنفيذي. وتتمثل هذه الوظيفة في كونها نقطة تنسيق مركزية للاتصالات، والجدولة، وإعداد المستندات، والخدمات اللوجستية المكتبية. أما المرشح المثالي لهذه الوظيفة فهو شخص منظم للغاية، ويجيد اتخاذ المبادرات، ومهني، وقادر على أداء مهام متعددة في بيئة سريعة الإيقاع. **المهام الرئيسية 1. الدعم المكتبي والإداري** * الإجابة عن المكالمات الهاتفية، وتصنيفها، وتوجيهها؛ وتدوين الرسائل بدقة. * استقبال الزوّار والعملاء والمورّدين باحتراف. * إدارة البريد الوارد والصادر، والمراسلات الإلكترونية، وطرود شركات الشحن. * صيانة أنظمة التوثيق الإلكترونية والمادية (السرية والعامة). * طلب مستلزمات المكتب وإدارتها ومراقبة المخزون. **2. الجدولة والتنسيق** * تنسيق وجدولة الاجتماعات والمواعيد وترتيبات السفر للموظفين. * إعداد جداول أعمال الاجتماعات، وحجز قاعات المؤتمرات، وترتيب الخدمات الغذائية أو معدات الصوت والفيديو. * إرسال دعوات الاجتماعات والتذكيرات عبر التقويم الإلكتروني؛ وإعادة جدولة المواعيد عند الحاجة. **3. الاتصالات وإعداد المستندات** * صياغة الرسائل والمذكرات والتقارير والعروض التقديمية والرسائل الإلكترونية، ومراجعتها وتنسيقها. * تدوين محاضر الاجتماعات وتوزيعها على الأطراف المعنية. * إدارة قنوات الاتصال الداخلية (مثل Slack وTeams وتحديثات الشبكة الداخلية). **4. إدخال البيانات وحفظ السجلات** * إدخال البيانات في أنظمة إدارة علاقات العملاء (CRM) أو أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) أو قواعد البيانات الداخلية بدقة عالية. * إعداد التقارير الروتينية (مثل تقارير المصروفات، وسجلات الحضور والانصراف، وسجلات الأنشطة). * المساعدة في مهام المحاسبة الأساسية (مثل تتبع المصروفات ومعالجة الفواتير). **5. المشاريع الخاصة والدعم** * تقديم الدعم الإداري الإضافي للإدارات الأخرى (مثل الموارد البشرية والمبيعات والعمليات). * تنظيم الفعاليات المؤسسية، أو اللقاءات خارج المكتب، أو أنشطة بناء الفريق. * إجراء البحوث أو جمع المعلومات حسب الطلب. **المؤهلات التعليم والخبرة** * **التعليم:** شهادة ثانوية عامة إلزامية؛ ويُفضَّل الحصول على درجة الزمالة أو البكالوريوس. * **الخبرة:** من سنة إلى ثلاث سنوات في مجال الدعم الإداري أو المكتبي. **المهارات التقنية** * إتقان حزمة برامج مايكروسوفت أوفيس (Word وExcel وOutlook وPowerPoint) أو حزمة جوجل ووركسبيس (Docs وSheets وCalendar وGmail). * الخبرة في استخدام أدوات الجدولة (مثل Calendly وDoodle) ومنصات الاتصال (مثل Zoom وSlack وTeams). * الإلمام بالمعدات المكتبية الأساسية (مثل الطابعات والماسحات الضوئية وأجهزة قياس البريد). * (اختياري) خبرة في برامج المحاسبة (مثل QuickBooks)، وأنظمة إدارة علاقات العملاء (مثل Salesforce وHubSpot)، أو أدوات إدارة المشاريع (مثل Asana وTrello) تُعتبر ميزة إضافية. **المهارات الشخصية والكفاءات** * **التنظيم:** إدارة ممتازة للوقت وقدرة فائقة على تحديد الأولويات. * **الاتصالات:** إجادة ممتازة للغة الإنجليزية كتابةً ومحادثةً؛ وسلوك احترافي أثناء المكالمات الهاتفية. * **السرية:** القدرة على التعامل مع المعلومات الحساسة بحذرٍ وحيطة. * **حل المشكلات:** المبادرة والموثوقية في حل المشكلات البسيطة. * **الانتباه للتفاصيل:** دقة عالية في إدخال البيانات وإعداد المستندات. * **المرونة:** القدرة على التحوّل بين المهام المختلفة والتعامل مع الطلبات العاجلة. **بيئة العمل والمتطلبات الجسدية** * القدرة على الجلوس أو الوقوف لفترات طويلة أثناء استخدام الحاسوب. * رفع أوزان تصل إلى 15–20 رطلاً (مستلزمات مكتبية أو أوراق) بشكل عرضي. * بيئة مكتبية نموذجية (أو العمل عن بُعد بشبكة إنترنت موثوقة وتجهيزات مكتب منزلي). الراتب: ٥٥٬٠٠٠ ريال قطري – ٧٠٬٠٠٠ ريال قطري سنويًّا موقع العمل: حضوري