سكرتير (فني/مكتبي)

وصف

الملخص: تتضمن هذه الوظيفة مهاماً إدارية وسكرتارية شاملة وإدارة المناقصات، لضمان سير العمليات المكتبية بكفاءة وتقديم العروض بنجاح. أبرز النقاط: ١. إدارة الإدارة المكتبية اليومية والمهام السكرتارية ٢. تنسيق جميع جوانب إدارة طلبات الاقتباس (RFQ) والمنافسات ٣. الحفاظ على وثائق المشاريع وضمان الامتثال المهام الرئيسية الدعم الإداري والسرتاري * إدارة الإدارة المكتبية اليومية والمهام السكرتارية. * التعامل مع المراسلات الداخلة والخارجة، والرسائل الإلكترونية، والمكالمات الهاتفية، وخدمات البريد السريع. * إدارة تقويمات المدراء والمواعيد والاجتماعات وترتيبات السفر. * إعداد الخطابات والتقارير والعروض التقديمية وجدول أعمال الاجتماعات ومحاضر الاجتماعات. * الحفاظ على السجلات والوثائق السرية الخاصة بالشركة. إدارة طلبات الاقتباس (RFQ) والمنافسات * مراقبة بوابات المناقصات والإشعارات الواردة من العملاء بشأن فرص الأعمال الجديدة. * مراجعة طلبات الاقتباس (RFQs)، ودعوات تقديم العروض (ITTs)، وطلبات تقديم المقترحات (RFPs). * التنسيق مع الأقسام الداخلية لجمع المعلومات الفنية والتجارية ومتطلبات الصحة والسلامة والبيئة (HSE) وضمان الجودة/مراقبة الجودة (QA/QC) والمعلومات المالية اللازمة للتقديم. * إعداد وتجهيز وثائق المناقصة وفقاً لمتطلبات العميل. * التأكد من إتمام جميع عمليات تقديم العروض بدقة وفي الوقت المحدد. * الحفاظ على سجلات المناقصات وسجلات التقديم وسجلات تتبع العروض وتقارير المتابعة. * تنسيق التوضيحات والمراسلات مع العملاء خلال عملية المناقصة. * الحفاظ على قاعدة بيانات بشهادات الشركة وتصاريحها ورخصها ومراجع المشاريع ووثائق التأهيل المسبق. توثيق المشاريع والتحكم في المستندات * إنشاء أنظمة أرشفة للمشاريع وصيانتها، سواء كانت إلكترونية أو ورقية. * التحكم في المستندات الخاصة بالمشاريع وتتبعها وتوزيعها وأرشفتها. * الحفاظ على سجلات المستندات ونماذج الإرسال وسجلات ضبط المراجعات. * التأكد من امتثال جميع مستندات المشاريع لمتطلبات الشركة والعميل. * تنسيق تقديم تقارير المشاريع والرسومات والتصاريح والموافقات ووثائق الإغلاق. * دعم فرق المشاريع في استرجاع المستندات وإدارة السجلات. * الحفاظ على ضبط الإصدارات وسرية معلومات المشاريع. الدعم المقدَّم للعملاء والأعمال * تنسيق المراسلات مع العملاء والحفاظ على التواصل المهني. * المساعدة في إعداد ملفات الشركة وبيانات القدرات والعروض التقديمية والمواد التسويقية. * دعم تسجيل الموردين وتأهيل العملاء المسبق وتوثيق الامتثال. * الحفاظ على سجلات العقود وأوامر الشراء واتفاقيات الخدمات ونتائج المشاريع. إدارة السجلات والامتثال * الحفاظ على سجلات مُحدَّثة لما يلي: * السجل التجاري (CR) * رخصة التجارة * البطاقة الإلكترونية * وثائق التأسيس * شهادات الأيزو * وثائق التأمين * رخص الشركة وتصاريحها * تتبع تواريخ الانتهاء وتنسيق التجديدات في الوقت المناسب. المؤهلات * درجة البكالوريوس أو الدبلوم في إدارة الأعمال أو الإدارة أو التجارة أو مجال ذي صلة. * خبرة تتراوح بين ٣–٥ سنوات في المجالات السكرتارية أو المناقصات أو الإدارة أو التحكم في المستندات. * يُفضَّل أن تكون الخبرة في شركات الإنشاءات أو الهندسة أو إدارة المرافق أو الصناعية أو المقاولات. المهارات التقنية * حزمة برامج مايكروسوفت أوفيس (Word، Excel، PowerPoint، Outlook). * نظم إدارة المستندات (DMS). * إدارة بوابات المناقصات وتقديم العروض عبر الإنترنت. * مهارات قوية في كتابة التقارير وتنسيق المستندات. * المعرفة بإجراءات توثيق العقود والمناقصات. الكفاءات الأساسية * مهارات ممتازة في التنظيم وإدارة الوقت. * انتباه قوي للتفاصيل والدقة. * القدرة على إدارة عدة مواعيد نهائية في وقت واحد. * مهارات اتصال وتفاعل مهنية. * الوعي بأهمية السرية وأمن المستندات. * القدرة على العمل بشكل مستقل وفي ظل الضغط. مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) * تقديم ١٠٠٪ من طلبات الاقتباس (RFQ) والمناقصات في الوقت المحدد. * الحفاظ بدقة على وثائق المناقصات والمشاريع. * التحكم الفعّال في المستندات وإدارة المراجعات. * تتبع تجديد الوثائق القانونية للشركة في الوقت المناسب. * الرد الفوري على طلبات العملاء والإدارة. * عدم فقدان أي سجلات حيوية خاصة بالمشاريع أو الشركة. مسؤوليات الصحة والسلامة والبيئة (HSE) والامتثال * الالتزام بسياسات وإجراءات الشركة في مجال الصحة والسلامة والبيئة (HSE). * المشاركة في برامج التوعية والتدريب في مجال الصحة والسلامة والبيئة (HSE). * تطبيق ممارسات المكاتب الآمنة والإبلاغ عن المخاطر أو الحوادث. * دعم الامتثال لمتطلبات العملاء والتشريعات والشركة. **نوع التوظيف:** دوام كامل **الموقع:** المكتب الرئيسي **الخبرة المطلوبة:** ٣–٥ سنوات (في مجال المناقصات أو الإدارة أو التحكم في المستندات أو المهام السكرتارية) الأجر: ٢٠٠٠ ر.ق قطري – ٣٠٠٠ ر.ق قطري شهريًا موقع العمل: حضوري