مسؤول التوثيق

وصف

الملخص: سيتولى مسؤول التوثيق إدارة وصيانة وثائق الشركة والمشاريع، وضمان الفهرسة والتتبع والاسترجاع الفعّال للوثائق، وكذلك تحديث أنظمة إدارة علاقات العملاء (CRM). أبرز النقاط: 1. إدارة وصيانة وثائق الشركة والمشاريع بكفاءة 2. التعامل مع أنظمة إدارة علاقات العملاء (CRM) مثل Suite CRM/ERP وتحديثها 3. تنسيق الوثائق وتتبع الطلبات ومتابعة الموردين **الغرض من الوظيفة / الوظيفة الأساسية:** سيكون مسؤول التوثيق مسؤولًا عن إدارة وصيانة جميع وثائق الشركة والمشاريع بطريقة منظمة وكفؤة، لضمان الفهرسة والتتبع والاسترجاع السليم للوثائق الإلكترونية والمطبوعة. وتشمل هذه المهمة التعامل مع أنظمة إدارة علاقات العملاء (CRM) (مثل Suite CRM/ERP) وتحديثها، والحفاظ على سجلات دقيقة للتواصل مع العملاء، والعروض السعرية، والعقود، والتقارير، وضمان أن تكون جميع البيانات مُحدَّثة. كما سيقوم المرشح بإعداد طلبات المواد (MR) وإرسالها إلى قسم المشتريات، والتنسيق مع الموردين، والمتابعة الحثيثة لموافقات الإدارة، وطلبات الاقتباس (RFQ)، وأوامر الشراء، مع الحفاظ على الوثائق ذات الصلة بشكل سليم. **المهام والمسؤوليات:** · تتبع وتوزيع الوثائق الخاضعة للرقابة باستخدام إجراءات رقابة المستندات، والشكل المعياري، وجداول التوزيع. · تنسيق وإدارة توزيع جميع الوثائق والمستندات الداخلة والخارجة لضمان تسليمها الخاضع للرقابة إلى الشخص أو الأشخاص المسؤولين. · فحص جميع الوثائق الداخلة والخارجة لتقديمها إلى قسم رقابة المستندات لمعالجتها المناسبة. · توجيه مختلف الوثائق إلى المهندسين المختلفين وقسم رقابة المستندات لمعالجتها المناسبة. · مسح البريد الداخل والخارج إلكترونيًا وفهرسته. · التمييز بين طرق التعامل مع الوثائق حسب نوعها. · إنشاء ملفات مختلفة للمشروع والحفاظ عليها. · إعداد عمليات بحث عن المستندات عند طلب ذلك من الموظفين المخوّلين. · أداء المهام الإدارية العامة للحفاظ على بيئة مكتبية سلسة. · طلب مستلزمات المكتب الخاصة برقابة المستندات. · أداء أي مهام أخرى حسب ما يُطلب من المدير التنفيذي في حينه. · القدرة على العمل بثقة وبذكاء في بيئة فريق متنوع. · المسؤولية عن الإبلاغ عن الحوادث التي تقع تحت إشرافه/إشرافها. · أداء أي مهام ومسؤوليات أخرى ذات صلة حسب الحاجة أو حسب ما يُسنَد إليه. **المؤهلات:** · درجة البكالوريوس من جامعة معترف بها (أو) دبلوم. · الخبرة: لا تقل عن **٤\- ٧ سنوات**. ويُعد وجود خبرة في إدارة المرافق ميزة إضافية. أسئلة التقديم: * سيتم شغل هذه الوظيفة فورًا، هل يمكنك الانضمام فورًا؟ * هل لديك خبرة كمسؤول توثيق في مجال إدارة المرافق؟ إذا كانت الإجابة نعم، فكم عدد السنوات؟ اللغة: * العربية (مطلوبة) مكان العمل: شخصيًا