مسؤول التوثيق

وصف

الملخص: يقوم مسؤول التوثيق بإدارة وصيانة جميع وثائق الشركة والمشاريع، مع ضمان تصنيف فعّال للوثائق وتتبعها واسترجاعها، وكذلك تحديث أنظمة إدارة علاقات العملاء (CRM). أبرز النقاط: 1. إدارة وصيانة وثائق الشركة والمشاريع. 2. ضمان التصنيف السليم للوثائق وتتبعها واسترجاعها. 3. تنسيق توزيع الوثائق والحفاظ على سجلات دقيقة. **الغرض من الوظيفة / المهمة الأساسية:** سيكون مسؤول التوثيق مسؤولاً عن إدارة وصيانة جميع وثائق الشركة والمشاريع بطريقة منظمة وفعّالة، مع ضمان التصنيف السليم للوثائق وتتبعها واسترجاعها سواء كانت وثائق إلكترونية أو ورقية. وتشمل هذه المهمة التعامل مع أنظمة إدارة علاقات العملاء (مثل Suite CRM/ERP) وتحديثها، والحفاظ على سجلات دقيقة لمراسلات العملاء وعروض الأسعار والعقود والتقارير، وضمان أن تكون جميع البيانات محدثة. كما سيقوم المرشح بإعداد طلبات المواد (MR) وإرسالها إلى قسم المشتريات، والتنسيق مع الموردين، ومتابعة الموافقات وطلبات العروض السعرية (RFQs) وأوامر الشراء بدقة، مع الحفاظ على التوثيق المناسب. **المهام والمسؤوليات:** · تتبع وتوزيع الوثائق الخاضعة للرقابة باستخدام إجراءات التحكم في الوثائق والشكل المحدد وجداول التوزيع. · تنسيق وإدارة توزيع جميع الوثائق والمستندات الداخلة والخارجة لضمان تسليمها بشكل خاضع للرقابة إلى الشخص أو الأشخاص المسؤولين. · فحص جميع الوثائق الداخلة والخارجة قبل تقديمها إلى قسم التحكم في الوثائق لمعالجتها بالشكل الصحيح. · توجيه مختلف الوثائق إلى المهندسين المختلفين وقسم التحكم في الوثائق لمعالجتها بالشكل المناسب. · مسح البريد الداخل والخارج إلكترونياً وفهرسته. · التمييز بين طرق معالجة الوثائق حسب نوعها. · إنشاء الملفات المختلفة الخاصة بالمشروع والحفاظ عليها. · إعداد عمليات بحث عن الوثائق عند الطلب من قبل الموظفين المصرح لهم. · أداء المهام المكتبية العامة للحفاظ على بيئة مكتبية سلسة. · طلب مستلزمات المكتب الخاصة بقسم التحكم في الوثائق. · أداء أي مهام أخرى حسب ما يُطلب من المدير التنفيذي في حينه. · القدرة على العمل بثقة وذكاء في بيئة فريق متنوع. · المسؤولية عن الإبلاغ عن حالات حدوث أي أمور تتعلق بمشرفيه. · أداء أي مهام ومسؤوليات أخرى ذات صلة حسب الحاجة أو حسب التكليف. **المؤهلات:** · درجة البكالوريوس من جامعة معترف بها (أو) دبلوم. · الخبرة: لا تقل عن **٤\- ٧ سنوات**. ويُعد وجود خبرة في مجال إدارة المرافق ميزة إضافية. أسئلة التقديم: * سيتم شغل هذه الوظيفة فوراً، هل يمكنك الانضمام؟ * هل لديك خبرة سابقة كمسؤول توثيق في مجال إدارة المرافق؟ إذا كانت الإجابة نعم، فكم عدد السنوات؟ اللغة: * العربية (إجباري) مكان العمل: شخصياً