مساعد عمليات

وصف

الملخص: يُعَدُّ مساعد العمليات العمود الفقري للأنشطة اليومية، حيث يتولى المهام الإدارية، وتنسيق اللوجستيات، ودعم إدارة البيانات، وضمان سير العمليات الداخلية بسلاسة. أبرز النقاط: 1. إدارة المراسلات اليومية والجداول الزمنية للمسؤولين. 2. المساعدة في تطوير وتنفيذ إجراءات التشغيل القياسية. 3. إدخال البيانات وتحديثها ومراجعتها في أنظمة إدارة علاقات العملاء (CRM) أو أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) أو قواعد البيانات الداخلية. **المسمى الوظيفي: مساعد عمليات** **نوع التوظيف:** دوام كامل / دوام جزئي / عقد عمل **يتبع لـ:** مدير العمليات، المدير التنفيذي للمؤسسة (COO)، المدير العام **نظرة عامة على الدور** يُعَدُّ مساعد العمليات العمود الفقري لأنشطتنا اليومية. وستتولى المهام الإدارية، وتنسيق اللوجستيات، ودعم إدارة البيانات، وضمان سير العمليات الداخلية بسلاسة. ويُعدُّ هذا الدور مناسبًا جدًّا لشخصٍ منظمٍ للغاية، وفعّالٍ، وقادرٍ على التعامل مع أولويات متعددة في بيئة سريعة الخطى. **المسؤوليات الرئيسية** **الدعم الإداري والمكتبي** * إدارة المراسلات اليومية (الرسائل الإلكترونية، والمكالمات الهاتفية، والرسائل الداخلية). * جدولة الاجتماعات، وتنسيق ترتيبات السفر، والحفاظ على الجداول الزمنية للمسؤولين. * طلب مستلزمات المكتب وإدارة التواصل مع المورِّدين. **إدارة العمليات وسير العمل** * المساعدة في تطوير وتنفيذ إجراءات التشغيل القياسية (SOPs). * مراقبة تقدُّم المهام عبر الفرق (المبيعات، واللوجستيات، ودعم العملاء). * تحديد الاختناقات واقتراح تحسينات لسير العمل. **البيانات والتقارير** * إدخال البيانات وتحديثها ومراجعتها في أنظمة إدارة علاقات العملاء (CRM) أو أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) أو قواعد البيانات الداخلية. * إعداد التقارير التشغيلية اليومية/الأسبوعية (مثل مستويات المخزون، وحالة الطلبات، والمؤشرات الرئيسية للأداء KPIs). * معالجة الفواتير الأساسية وتتبع المصروفات. **التنسيق واللوجستيات** * التنسيق بين الأقسام (مثل المستودع، والشحن، وخدمة العملاء). * تتبع الشحنات، وحل مشكلات التوصيل، وتحديث حالة الطلبات. * دعم تخطيط الفعاليات أو تنسيق إدخال العملاء الجدد عند الحاجة. **المؤهلات** **المطلوبة** * **الخبرة:** سنة إلى سنتين في دور إداري أو تشغيلي أو تنسيقي. * **المؤهل العلمي:** شهادة ثانوية عامة أو ما يعادلها (وتُفضَّل شهادة زميل أو بكالوريوس). * **المهارات التقنية:** إتقان حزمة مايكروسوفت أوفيس (إكسل، وأوتلوك، وورد) أو حزمة جوجل وركسبيس (شيتس، ودوكس، ودرَايف). * **المهارات الشخصية:** مهارات ممتازة في التنظيم وإدارة الوقت والاتصال الكتابي والشفهي. **المفضلة** * خبرة في أدوات إدارة المشاريع (أسانا، تريلو، ماندي).com). * دراية بأنظمة إدارة علاقات العملاء (CRM) وأنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) (مثل Salesforce، NetSuite، Odoo، SAP). * مهارات تحليل بيانات أساسية (جداول محورية، رسوم بيانية). * \[اختياري: معرفة متخصصة بالصناعة، مثل: اللوجستيات، أو البيع بالتجزئة، أو الرعاية الصحية] **الكفاءات الأساسية** * **الانتباه للتفاصيل:** اكتشاف الأخطاء قبل أن تتحول إلى مشكلات. * **حل المشكلات:** إيجاد الحلول بشكل مستقل عند تعطُّل العمليات. * **الموثوقية:** إنجاز المهام في وقتها وبحد أدنى من الإشراف. * **التكيف:** تغيير الأولويات بسرعة دون فقدان التركيز. **ظروف العمل** * ساعات العمل المكتبية القياسية \[مثل: من ٩ صباحًا إلى ٥ مساءً] مع وجود فترات إضافية أحيانًا أثناء فترات الذروة. * \[إذا كان العمل عن بُعد: يتطلب اتصال إنترنت موثوق وبيئة مكتبية منزلية مناسبة.] * المتطلبات الجسدية: معظم المهام جالسة؛ مع رفع عرضي لأوزان تصل إلى \[مثل: ٢٠ رطلاً] لمستلزمات المكتب. الراتب: ٧٨٬٠٠٠٫٠٠ ر.ق – ٩٨٬٠٠٠٫٠٠ ر.ق سنويًّا مكان العمل: شخصي