مسؤول إداري لمكتب

وصف

الملخّص: نبحث عن مسؤول إداري لمكتبٍ منظمٍ للغاية ودقيقٍ في التفاصيل لإدارة الدعم الإداري والتوثيقي والمالي اليومي لشركة مقاولات. أبرز النقاط: 1. فرصة للاستحواذ على أنظمة إدارة الشركة 2. التعرّض المباشر لإدارة الشركة وعملياتها 3. بيئة عمل احترافية توفر فرصاً للنمو نبحث عن **مسؤول إداري لمكتبٍ منظمٍ للغاية، دقيقٍ في التفاصيل وفعالٍ** لإدارة الأنشطة الإدارية والتوثيقية والمالية اليومية لشركتنا في مجال المقاولات. هذه وظيفة عملية مباشرة. وسيكون المرشح الناجح مسؤولاً عن الحفاظ على دقة وكمال وتحديث معلومات الشركة، والمستندات، والمصروفات، وسجلات المشتريات، والفواتير، والدفعات والإدارة العامة. وتتطلب هذه الوظيفة شخصاً ينتبه انتباهاً شديداً للتفاصيل، ويتبع الإجراءات بدقة، ويتحمّل مسؤولية المهام دون الحاجة إلى متابعة مستمرة. المهام الرئيسية 1\. الإدارة العامة للمكتب * إدارة الإدارة المكتبية اليومية وتنظيم الملفات. * الحفاظ على السجلات الورقية والرقمية الخاصة بالشركة بطريقة منظمة. * إعداد المستندات والسجلات والقوائم الخاصة بالشركة وتحديثها وصيانتها. * ضمان تسمية المستندات بشكل صحيح وحفظها وسهولة استرجاعها. * المتابعة الداخلية للحصول على المستندات والمعلومات المفقودة. * تنسيق المتطلبات الإدارية الروتينية مع الإدارة والمهندسين والموردين والموظفين. * التعامل مع المراسلات العامة والرسائل الإلكترونية والتواصل الإداري. * الحفاظ على سرية معلومات الشركة والمعلومات المالية. 2\. الفوترة ودعم حسابات القبض * الحفاظ على سجل الفواتير المحدّث. * متابعة الفواتير المعلّقة ووثائق الدفع. * التنسيق مع العملاء بشأن الفواتير والمستندات الداعمة ومتطلبات الدفع. * التأكد من أن الفواتير مدعومة بشكل صحيح بالعروض السعرية وأوامر الشراء ومذكرات التسليم وشهادات الإنجاز أو غيرها من المستندات المطلوبة. * تسليط الضوء على المبالغ المستحقة غير المدفوعة أمام الإدارة. 3\. المشتريات وإدارة الموردين * الحفاظ على سجلات الموردين ومقارنات العروض السعرية. * تسجيل عمليات الشراء بدقة في قائمة المشتريات الخاصة بالشركة. * التحقق من فواتير الموردين مقابل أوامر الشراء والعروض السعرية والمواد/الخدمات المسلَّمة. * الحفاظ على معلومات حسابات الدفع المحدّثة. * تحديد أي مستندات مفقودة أو غير مكتملة للموردين قبل تقديمها للدفع. 4\. المصروفات وإدارة النقدية * تسجيل جميع المصروفات النقدية والدفعات الخاصة بالشركة بدقة. * الحفاظ على قائمة المصروفات اليومية. * جمع وإعداد إيصالات الدفع والفواتير والمستندات الداعمة. * تسوية الصندوق الصغير ومعاملات النقدية الخاصة بالشركة. * التأكد من أن كل مصروف مدعوم بمستندات داعمة مناسبة وموافقة رسمية. * مراقبة المصروفات المتكررة وإبلاغ الإدارة بأي مصروفات غير عادية أو غير متوقعة. 5\. الرواتب والإدارة المتعلقة بالموظفين * الحفاظ على سجلات الموظفين والمستندات المتعلقة بهم. * جمع وتنظيم معلومات الحضور وجداول الأوقات. * إعداد معلومات الرواتب لمراجعتها من قِبل الإدارة أو قسم المحاسبة. * تتبع رواتب الموظفين والسلف والخصومات والمدفوعات الأخرى. * الحفاظ على سجلات الإجازات وتاريخ الانضمام والمستندات الخاصة بالموظفين. * تنسيق المستندات المطلوبة من الموظفين مع الأطراف المعنية. 6\. الإدارة المتعلقة بالمشاريع * الحفاظ على ملفات المشاريع والمستندات الإدارية المتعلقة بها. * التأكد من اكتمال المستندات الخاصة بالمشاريع وحفظها بشكل صحيح. * مساعدة المهندسين والإدارة في الحصول على المستندات المطلوبة. * الحفاظ على قوائم تتبع المشاريع وتحديث معلومات المشاريع وفق التعليمات. * متابعة المستندات المفقودة الخاصة بالمشاريع. 7\. التقارير التجارية وإدخال البيانات * إدخال المعلومات المالية والتشغيلية في أنظمة الشركة (إكسل/SharePoint). * الحفاظ على قوائم التتبع الخاصة بالشركة بدقة وتحديثها باستمرار. * تحديث معلومات المبيعات والفواتير والمشتريات والحسابات الدائنة والمصروفات والرواتب وتدفقات النقد. * مساعدة الإدارة في إعداد التقارير التجارية الأسبوعية والشهرية. * التحقق من وجود أخطاء أو تكرارات أو معلومات ناقصة أو تناقضات في البيانات. * التأكد من اتساق المعلومات المُدخلة في قوائم التتبع المختلفة. * دعم الإدارة بتوفير معلومات دقيقة لاتخاذ القرارات. 8\. التحكم في المستندات * الحفاظ على إجراءات التحكم في المستندات بشكل سليم. * التأكد من استخدام أحدث إصدارات المستندات. * الحفاظ على المجلدات الرقمية والمستندات الخاصة بالمشاريع. * مسح المستندات ضوئياً وتسميتها وحفظها بشكل صحيح. * التأكد من عدم فقدان أي مستندات مهمة أو تركها دون حفظ. * الحفاظ على سجل تدقيق واضح للمستندات المالية والإدارية. 9\. التنسيق والمتابعة * متابعة الموظفين والمهندسين والموردين والمقاولين من الباطن والعملاء للحصول على المعلومات المعلّقة. * الحفاظ على قوائم الإجراءات المعلّقة والمتابعات المطلوبة. * تصعيد حالات التأخير أو غياب المعلومات أو المشكلات إلى الإدارة. * التأكد من إنجاز الإجراءات الإدارية المتفق عليها في الوقت المحدد. * التعرف الاستباقي على المهام غير المكتملة بدلاً من انتظار اكتشاف الإدارة لها. المهارات والخبرة المطلوبة * خبرة سابقة في **الإدارة المكتبية أو إدارة الحسابات أو إدارة الشركات العاملة في مجال المقاولات**. * معرفة قوية ببرنامج مايكروسوفت إكسل. * مهارات جيدة في استخدام الحاسوب وإدخال البيانات. * خبرة في الفوترة والمصروفات والمشتريات والإدارة المحاسبية الأساسية. * مهارات قوية في التنظيم والتحكم في المستندات. * انتباه ممتاز للتفاصيل. * إجادة جيدة للغة الإنجليزية كتابةً ومحادثةً. * القدرة على العمل بشكل مستقل وإدارة أولويات متعددة. * القدرة على اتباع الإجراءات والحفاظ على سجلات دقيقة. * مهارات ممتازة في المتابعة والتواصل. مرغوب فيه بشدة * خبرة في العمل لدى **شركة مقاولات أو مقاول عام أو شركة أنظمة الميكانيكا والكهرباء والسباكة (MEP) أو شركة عزل مائي أو شركة صيانة**. * معرفة بممارسات الأعمال والتوثيق في دولة قطر. * فهم أساسي للفواتير وأوامر الشراء والحسابات الدائنة والحسابات المدينة. * خبرة سابقة في دعم الشركات التي تعتمد على المشاريع. الصفات الشخصية نحن نبحث عن شخص يتمتع بما يلي: * **انتباه شديد للتفاصيل** * منظم ومنهجي * موثوق ومسؤول * فعّال وليس ردّي * مرتاح في التعامل مع الأرقام والمستندات * جيد في المتابعة * سريع ولكن دقيق * قادر على اكتشاف الأخطاء قبل أن تتحول إلى مشكلات * مرتاح في التعامل مع برنامج إكسل والأنظمة الرقمية * قادر على العمل بشكل مستقل دون إشراف مستمر * أمين وموثوق * مستعد لتولي المسؤولية الإدارية **يُعد الانتباه للتفاصيل أمراً بالغ الأهمية لهذه الوظيفة.** فال ошибات الصغيرة في الفواتير أو معلومات الدفع أو سجلات المشتريات أو معلومات الموظفين أو قوائم التتبع المالية قد تؤدي إلى مشكلات كبيرة. ولذلك يجب أن يمتلك المرشح الناجح عادة قوية في مراجعة عمله قبل تقديمه. ما نقدّمه * وظيفة بدوام كامل في شركة مقاولات آخذة في النمو. * التعرّض المباشر لإدارة الشركة وعملياتها. * فرصة للاستحواذ على أنظمة الإدارة الخاصة بالشركة. * بيئة عمل احترافية. * فرصة للنمو. أسئلة التقديم: * الخبرة في الإدارة الخاصة بالمقاولات إلزامية. * يجب أن يكون المتقدم من الفلبين. اللغة: * الإنجليزية (إلزامية) الموقع: * الدوحة (إلزامي) مكان العمل: حضوري