مسؤول رئيسي لإدارة الوثائق

وصف

الملخّص: يقوم المسؤول الرئيسي لإدارة الوثائق بحل المشكلات غير المعتادة، ويؤثر في جودة الفريق، ويُبلّغ المعلومات الفنية، ويقترح تحسينات على العمليات. أبرز النقاط: 1. فرصة لقيادة فرق إدارة الوثائق وتوجيهها 2. تطوير وتحسين عمليات وأنظمة إدارة الوثائق 3. التواصل مع فرق المشاريع والعملاء والأطراف الخارجية **نظرة عامة على الوظيفة:** يقدّم المسؤول الرئيسي لإدارة الوثائق حلولاً للمشكلات التي قد تكون غير معتادة أو نادرة الحدوث، استناداً إلى الممارسات السائدة والسوابق أو الإجراءات الموجودة. ويؤثر عمل المسؤول الرئيسي لإدارة الوثائق مباشرةً في جودة أعمال الفريق. ويمكنه إيصال المعلومات الفنية المتعلقة بالتحكم في الوثائق إلى الفريق، كما يمكنه اقتراح تحسينات على العمليات القائمة. **المهام والمسؤوليات الرئيسية:** * اكتساب الخبرة في مجال العمل التالي: iDocs * تنمية المهارات الفنية الأساسية لإكمال المهام الموكلة * عند التصرف بصفته مسؤول إدارة وثائق رئيسي، بالإضافة إلى ما سبق: + توجيه فريق صغير أو متوسط الحجم لإدارة الوثائق بصفته مسؤول إدارة وثائق رئيسي + قيادة المشروع بصفته مسؤول إدارة وثائق رئيسي، مع إشراك مشاركة التخصصات الأخرى + تنسيق جميع الأنشطة داخل التخصص الخاص به وربطها بالتخصصات الأخرى + قيادة فريق إدارة الوثائق في مجال العمل المُسنَد وفق الجدول الزمني والميزانية المخطط لهما، ووفقاً للمعايير وسجل إدارة الوثائق (MDR) والإجراءات الخاصة بكل مشروع وبمستوى احترافي عالٍ + تخطيط وتنظيم وتوجيه جميع جوانب تنفيذ التخصص في المشروع المُسنَد، بما في ذلك النطاق والمخرجات والجدول الزمني وجميع موارد القوى العاملة للتخصص — والاتفاق على التخصيصات مع مدير الهندسة + ضمان تحديد واجهات التكامل والمخرجات بشكل واضح + الاحتفاظ بالمسؤولية عن التقدم والإنتاجية، وتحديد أي إجراء تصحيحي مطلوب + التصرف كنقطة اتصال تخصصية قائمة على المشروع في الاتصالات والاجتماعات مع فريق المشروع والعميل والمورِّدين/المورِّدين والمقاولين من الباطن أو الجهات ذات الصلة مثل سلطات التصديق ومراجعي الحسابات والأطراف الثالثة، إلخ. * وضع خطة تنفيذ إدارة الوثائق وغيرها من تعليمات العمل المرتبطة بها لضمان التوافق مع متطلبات العميل ومعايير شركة ماكديرموت * التعرّف على الجوانب التقنية المحددة للعقد ومتطلبات فريق المشروع المتعلقة بإدارة الوثائق ومتطلبات تسليم المشروع (المعايير، الإجراءات، أنظمة إدارة الوثائق الإلكترونية EDMS، التنسيقات، إلخ.) * ضمان إعداد منصة نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS) الخاصة بالمشروع لتلبية المتطلبات التقنية للعميل وماكديرموت * إدارة خطط التوظيف والميزانيات الخاصة بالمشاريع لضمان مستويات التوظيف المناسبة وإدارة التكاليف * تقديم المشورة لفريق إدارة المشروع بشأن قضايا إدارة الوثائق وعمليات ومتطلبات الواجهات * ضمان مشاركة الوثائق بسلاسة بين جميع أعضاء فريق المشروع والمواقع المختلفة، بما في ذلك شركاء MOPEX وJV * التصرف كجهة اتصال يومية مع العميل والمورِّدين والمقاولين من الباطن، إلخ. بشأن قضايا إدارة الوثائق اليومية * تسهيل وتسريع التدفق في الوقت المناسب للمعلومات الفنية بين أعضاء فريق المشروع والأطراف الخارجية، مثل العميل والمورِّدين، عبر نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS) * إعداد واستعراض وإصدار التقارير المحددة للمشروع حول حالة الوثائق، بما في ذلك سجل الوثائق الرئيسي * الإشراف على موظفي إدارة الوثائق في المشاريع وتقديم ملاحظات فورية لمدير قسم إدارة الوثائق بشأن أداء الموظفين * ضمان تدريب جميع موظفي المشروع بشكل صحيح على نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS)، وكذلك تدريب موظفي إدارة الوثائق على إجراءات وأنظمة إدارة الوثائق (Unifi) * المساعدة في إنشاء وصيانة وتطوير وتحسين عمليات وأنظمة وأدوات إدارة الوثائق * المشاركة في عمليات التدقيق الداخلية والخارجية والقيادة فيها حسب الحاجة * تقديم تقارير دورية عن حالة إدارة الوثائق في المشروع وإدارتها إلى إدارة المشروع وإدارة القسم، وعن أي مشكلات قد تطرأ * ضمان التفاعل النشط والمتكرر مع نظير/نظراء MOPEX في المشروع * تسليم المعلومات المطلوبة للتسليم النهائي ونقل الملكية وفقاً لمتطلبات العقد الخاصة بالمشروع * أرشفة سجلات المشروع * تقديم الدروس المستفادة من تنفيذ المشروع إلى إدارة المشروع وإدارة القسم يخضع للإشراف: المشروع: رئيس إدارة الوثائق/مدير هندسة المشاريع (PEM) أو مدير المشروع (PM) الإشراف الوظيفي: مدير القسم التنسيق مع: رئيس إدارة الوثائق، الهندسة في المشروع، إدارة المشروع، مدير القسم يشرف على: مسؤولي إدارة الوثائق المعينين **المؤهلات والتعليم الأساسيان المطلوبان:** * درجة البكالوريوس في أي تخصص أو دبلوم معادل (ومن الأفضل أن يكون في علوم الحاسوب) * خبرة لا تقل عن 10–15 سنة في مجال إدارة الوثائق لدى مقاول رئيسي أو مستشار * معرفة جيدة بأنظمة إدارة قواعد البيانات الإلكترونية (EDMS) وبرامج مايكروسوفت أوفيس وأدوبي * إجادة استخدام برامج مايكروسوفت: وورد، أكسس، باوربوينت، إكسل، بروجيكت * معرفة عملية بأدوات أنظمة إدارة قواعد البيانات الإلكترونية (EDMS) المستخدمة في القطاع * خبرة واسعة في الأنشطة التقنية، بما في ذلك العمليات البرية والبحرية * خبرة واسعة في المجال الوظيفي والأعمال والقطاع والقيادة * القدرة على العمل كعضو في الفريق وكذلك التصرف بصفته قائد الفريق * مهارات ممتازة في التنظيم وإدارة الوقت * الاهتمام بالتفاصيل، والموثوقية، والاستعداد للتعامل مع أولويات متعددة * مهارات اتصال ناجحة، وفطنة تجارية، وقدرة على اتخاذ القرارات * شهادة مدرب iDocs معتمدة (مرغوب فيها) \#LI\-RA2