المسؤوليات الرئيسية: مراقب المستندات: * إدارة عملية التحكم في المستندات بما في ذلك إنشاء المستندات ومراجعتها واعتمادها وتوزيعها وأرشفتها. * تتبع المراسلات الواردة من الأطراف الخارجية وتسجيل مراجع هذه المراسلات والاحتفاظ بصورة من المستندات المرسلة. * إرسال المراسلات إلى الأطراف الخارجية وتسجيل مراجع هذه المراسلات والاحتفاظ بصورة من المستندات المرسلة. * مراجعة المستندات الواردة من الأطراف الخارجية وتوزيعها على أعضاء الفريق المعنيين في المؤسسة، وتتبع سير العمل ومتابعة الشخص المعني لضمان الرد في الوقت المحدد ضمن الموعد النهائي المحدَّد. * مراجعة المستندات وتوزيعها على الأطراف الخارجية في الوقت المناسب، وإعداد خطابات المراسلة والاحتفاظ بسجل للخطابات المرسلة. * مراجعة التعليقات المقدمة من أعضاء الفريق المتعددين ودمجها مع ضمان الاتساق وخلو التعليقات الموحَّدة من الأخطاء أو التكرار. * تتبع سير العمل والإجراءات المعلَّقة وإبلاغ المدير المباشر بالحالة. * تطوير عمليات حفظ السجلات ومراجعتها وتحديثها باستمرار لتحسين كفاءة ودقة نظم التحكم في المستندات. السكرتير: * توفير الدعم السريالي للإدارة والموظفين، بما في ذلك جدولة الاجتماعات وإدارة التقويمات والتعامل مع المراسلات. * إعداد وتحرير المستندات والتقارير والعروض التقديمية والمواد الأخرى حسب الحاجة. * إعداد تصاريح الدخول وتصاريح وزارة الداخلية للزوار لضمان الوصول المصرَّح به. * ترتيب السفر، بما في ذلك تنظيم تذاكر الطيران وتأشيرات السفر. * جدولة اجتماعات ومواعيد جديدة والمراسلة مع الأطراف الداخلية والخارجية لترتيب هذه الاجتماعات، وإعداد جدول أعمال الاجتماع، وإعداد محاضر الاجتماعات وتوزيعها. * إعداد جدول الأعمال اليومي والتحديثات للمدير المباشر بشأن الاجتماعات القادمة والإجراءات المعلَّقة والمسائل التي تتطلب انتباه المدير المباشر. * تطوير نظام لحفظ السجلات وأرشفتها والحفاظ عليه، وضمان تخزين جميع المستندات وحفظها بطريقة آمنة، وكذلك تحديد موقع المستندات واسترجاعها عند الحاجة. * تتبع الفواتير ومعالجتها في الوقت المناسب. المتطلبات: المؤهلات الدنيا: * درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال من جامعة مرموقة إلزامية. الخبرة الدنيا: * خمس سنوات من الخبرة في أدوار مماثلة في شركات كبيرة، منها ثلاث سنوات على الأقل في مناصب تتسم بزيادة تدريجية في المسؤوليات الإدارية، مما يدل على الحاجة القوية لمهارات قيادية فعَّالة. المهارات الخاصة بالوظيفة (عامة / فنية): * القدرة المُثبتة على حل المشكلات والتفكير التحليلي. * فهم جيد لقطاعات الطاقة/الكهرباء والمياه، والاتجاهات والتقنيات الناشئة فيها. * إتقان اللغة الإنجليزية (إلزامي) واللغة العربية (ميزة إضافية). * خبرة مُثبتة في التشغيل والتنفيذ. * القدرة على العمل مع أصحاب المصلحة الرئيسيين والتنفيذيين كبار المستوى وفريق الإدارة والشركاء/الاستشاريين الخارجيين من خلال التعاون والعمل الجماعي. * مهارات اتصال وعرض جيدة. * فهم جيد للثقافة القطرية وثقافة دول مجلس التعاون الخليجي وبيئة العمل فيها. نوع الوظيفة: دوام كامل