مسؤول إداري

وصف

الملخّص: يقدّم مسؤول الإدارة دعماً إدارياً وتشغيليّاً شاملاً، ويضمن التنسيق الفعّال للأنشطة اليومية، وإدارة المستندات، ومتابعة المهام، والاتصال الفعّال. أبرز النقاط: 1. توفير دعم إداري وتشغيلي شامل للإدارة. 2. إدارة الأنشطة الإدارية اليومية والمستندات والمراسلات. 3. ضمان التنسيق والاتصال الفعّالين داخل الإدارات. يتمثّل دور مسؤول الإدارة في تقديم دعم إداري وتشغيلي شامل للإدارة والإدارات المختلفة في الشركة. ويضمن هذا الدور التنسيق الفعّال للأنشطة الإدارية اليومية، والإشراف السليم على المستندات والمراسلات، ومتابعة المهام الموكلة، والاتصال الفعّال بين الإدارات الداخلية والأطراف الخارجية. ويُتوقع من مسؤول الإدارة أن يحافظ على مستوى عالٍ من التنظيم والدقة والسرية والاحترافية، مع ضمان إنجاز جميع المتطلبات الإدارية ضمن الجداول الزمنية المحددة. المهام الرئيسية * تقديم الدعم الإداري اليومي للإدارة والإدارات المختلفة في الشركة. * إعداد وصياغة ومراجعة وتنسيق الرسائل الرسمية والبريد الإلكتروني والمذكرات والتقارير وغيرها من المراسلات التجارية. * إدارة المراسلات الواردة والصادرة، وضمان المتابعة المناسبة والتوثيق السليم لها. * الحفاظ على نظام ملفات منظم للمستندات والعقود والرسائل والتقارير والسجلات الإدارية الخاصة بالشركة. * التأكيد على تسمية جميع المستندات بشكل سليم، وحفظها وتحديثها، وجعلها سهلة الوصول أمام الموظفين المصرح لهم. * تنسيق الاجتماعات والمواعيد والجداول الإدارية حسب الحاجة. * إعداد جداول أعمال الاجتماعات والمستندات الداعمة ومحاضر الاجتماعات عند الطلب. * متابعة قرارات الإدارة وتوجيهاتها والبنود العملية الموكلة. * التنسيق بين الإدارات لضمان إنجاز المهام والمتطلبات الإدارية في الوقت المحدّد. * التواصل مع الموردين ومقدّمي الخدمات والجهات الحكومية والعملاء وغيرهم من الأطراف الخارجية وفقاً لتوجيهات الإدارة. * إعداد المطالبات المتعلقة بالأسعار وطلبات الشراء والطلبات الإدارية والمستندات الداعمة، ومتابعتها. * التأكيد على ألا يُجرى أي طلب أو شراء أو ترتيب خدمي دون الحصول على الموافقة المطلوبة من الإدارة. * متابعة العقود والاتفاقيات وتجديدها والمواعيد النهائية الإدارية. * الاحتفاظ بسجلات التراخيص والتسجيلات والتصاريح والاتفاقيات والمستندات المؤسسية الأخرى الخاصة بالشركة. * رصد تواريخ انتهاء صلاحية المستندات وإبلاغ الإدارة أو الجهة المسؤولة مقدماً. * المساعدة في إعداد العروض التقديمية وجداول البيانات والتقارير وملخّصات الإدارة. * جمع المعلومات والمستندات من الإدارات ودمجها في تقارير دقيقة. * دعم ترتيبات السفر، بما في ذلك حجز الطيران وحجوزات الفنادق ووسائل النقل والمستندات المتعلقة بالسفر عند الحاجة. * تنسيق متطلبات سفر الموظفين أو الإدارة مع وكالات السفر ومقدّمي الخدمات. * الاحتفاظ بسجلات دقيقة لحجوزات السفر والتأكيدات والمطالبات المتعلقة بها والمراسلات ذات الصلة. * دعم تنظيم الفعاليات والاجتماعات وجلسات التدريب والأنشطة التشغيلية الخاصة بالشركة. * التعامل المهني مع المكالمات الهاتفية والرسائل الإلكترونية والاستفسارات الإدارية. * إدارة لوازم المكتب والمواد الإدارية، وتنسيق إعادة التزوّد بها عند الحاجة. * تنسيق صيانة المكتب وتنظيفه ومتطلبات الخدمات مع الإدارات المعنية أو مقدّمي الخدمات. * إعداد طلبات الدفع الإدارية، والتأكد من إرفاق جميع المستندات الداعمة المطلوبة قبل تقديمه إلى قسم المالية. * متابعة طلبات الدفع الإدارية المعتمدة مع قسم المالية عند الحاجة. * الحفاظ على سرية معلومات الشركة والإدارة والموظفين والعملاء. * التأكيد على أن المستندات والمعلومات الحساسة لا تُشارك إلا مع الأشخاص المصرّح لهم. * إعداد التقارير الإدارية اليومية والأسبوعية والشهرية عند الطلب. * الحفاظ على أدوات تتبع المهام وتقديم تحديثات للإدارة بشأن المهام الجارية والمكتملة. * تحديد التأخيرات أو المشكلات الإدارية وتصعيدها فوراً إلى المدير المسؤول. * دعم الإدارات مثل الموارد البشرية والمالية والتشغيل والمبيعات وغيرها في التنسيق الإداري عند الحاجة. * التأكيد على الامتثال لسياسات الشركة وإجراءاتها وعمليات الاعتماد وتوجيهات الإدارة. * الحفاظ على بيئة عمل احترافية ومنضبطة. * أداء أي مهام إدارية أو تنسيقية أخرى يُسندها إليه الإدارة. المؤهلات والخبرة * درجة البكالوريوس أو الدبلوم في إدارة الأعمال أو الإدارة أو الإدارة المكتبية أو مجال ذي صلة. * خبرة إدارية ذات صلة لا تقل عن عامين إلى ثلاثة أعوام. * يُفضَّل أن تكون لدى المتقدّم خبرة سابقة في الإدارة المكتبية أو الدعم التنفيذي أو التنسيق الإداري. * خبرة في إعداد المراسلات والتقارير والمستندات الرسمية الاحترافية. * خبرة في أنظمة التحكم في المستندات وأنظمة الأرشفة الإدارية تُعد ميزة إضافية. المهارات والكفاءات * مهارات إدارية وتنظيمية ممتازة. * مهارات تواصل كتابي وشفهي قوية. * انتباه قوي للتفاصيل والدقة. * القدرة على إدارة مهام متعددة وأولويات مختلفة. * مهارات ممتازة في المتابعة والتنسيق. * القدرة على العمل تحت الضغط والالتزام بالمواعيد النهائية. * قدرة قوية على حل المشكلات. * مهارات تواصل وعلاقات شخصية احترافية. * مستوى عالٍ من السرية والنزاهة. * القدرة على العمل باستقلالية وبإشراف محدود جداً. * إتقان قوي لبرامج مايكروسوفت وورد وإكسل وباوربوينت وأوتلوك. * القدرة على إعداد رسائل إلكترونية وتقارير وعروض تقديمية احترافية. * إجادة جيدة للغة الإنجليزية؛ وتُعتبر اللغة العربية ميزة إضافية. مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) * إنجاز المهام الإدارية الموكلة في الوقت المحدّد. * دقة وجودة المستندات والتقارير الإدارية والمراسلات. * فعالية متابعة المهام والتنسيق. * دقة أرشفة المستندات وتوثيق السجلات. * المتابعة في الوقت المحدّد للعقود وعمليات التجديد والمواعيد النهائية الإدارية. * وقت الاستجابة لمتطلبات الإدارة والإدارات. * دقة التقارير وتحديثات الإدارة. * الامتثال لإجراءات الاعتماد الخاصة بالشركة. * خفض عدد المهام الإدارية المعلّقة والمتأخرة. * جودة الاتصال الداخلي والخارجي. * السرية والتعامل السليم مع المعلومات الحساسة. * الحضور والانتظام والسلوك الاحترافي. الصلاحيات والمسؤوليات يكون مسؤول الإدارة مسؤولاً عن تنسيق وإنجاز المهام الإدارية الموكلة إليه ومتابعة توجيهات الإدارة ومتطلبات الإدارات. ويُصرَح لمسؤول الإدارة بالتواصل مع الإدارات الداخلية والأطراف الخارجية المصرّح بها لأغراض التنسيق الإداري والمتابعة. ولا يُصرَح لمسؤول الإدارة بإجراء عمليات الموافقة على عمليات الشراء أو الالتزامات المالية أو العقود أو الخصومات أو الالتزامات المؤسسية ما لم تُقدَّم له موافقة خطية من الإدارة. ويجب أن تحصل جميع الالتزامات المالية أو التعاقدية أو التشغيلية على الموافقة الإدارية المناسبة قبل المضي قدماً فيها. ويجب أن يحافظ مسؤول الإدارة على سرية تامة تجاه جميع المعلومات المتعلقة بالشركة والإدارة والموظفين والشؤون المالية والأعمال. مكان العمل: شخصياً