مساعد إداري

وصف

الملخص: يقدّم مساعد إداري دعماً إدارياً وكتبياً أساسياً لضمان التشغيل الفعّال للمكتب من خلال إدارة المهام اليومية وتنسيق الجداول الزمنية. أبرز النقاط: 1. إدارة المهام الإدارية اليومية وتنسيق الجداول الزمنية. 2. الحفاظ على السجلات بدقة ودعم أعضاء الفريق. 3. منظم للغاية، يركّز على التفاصيل، ويتمتّع بمهارات اتصال ممتازة. **المسمى الوظيفي:** مساعد إداري **ملخّص الوظيفة:** يقدّم مساعد إداري دعماً إدارياً وكتبياً أساسياً لضمان التشغيل الفعّال لمكتب ما. ويتضمّن هذا الدور إدارة المهام الإدارية اليومية، وتنسيق الجداول الزمنية، والتعامل مع المراسلات، والحفاظ على السجلات، ومساعدة أعضاء الفريق في احتياجاتهم التنظيمية. أما المرشح المثالي فهو شخص منظم للغاية، يركّز على التفاصيل، ويمتلك مهارات اتصال ممتازة وقدرات فائقة في إدارة الوقت. **المهام الرئيسية:** * الرد على المكالمات الهاتفية والرسائل الإلكترونية واستقبال الزوّار بطريقة احترافية. * إدارة التقويمات، وجدولة الاجتماعات والمواعيد وترتيبات السفر. * إعداد وتحرير وتوزيع المراسلات والتقارير والعروض التقديمية وغيرها من المستندات. * الحفاظ على أنظمة التوثيق والقواعد البيانات والسجلات المكتبية بدقة. * طلب وإدارة لوازم المكتب والمعدات. * تنسيق الاجتماعات، وإعداد جداول الأعمال، وتدوين محاضر الاجتماعات عند الحاجة. * معالجة البريد الوارد والصادر وطلبات التوصيل عبر شركات الشحن. * المساعدة في إدخال البيانات وحفظ السجلات وإدارة المستندات. * دعم المهام المحاسبية مثل معالجة الفواتير وتقارير المصروفات وأوامر الشراء. * الحفاظ على سرية المعلومات الحساسة الخاصة بالشركة والموظفين. * مساعدة الأقسام المختلفة في المشاريع الإدارية وتقديم الدعم العام للمكتب. * ضمان بقاء بيئة المكتب منظمة وفعّالة. **المؤهلات:** * شهادة ثانوية عامة أو ما يعادلها؛ ويشكل امتلاك شهادة دبلوم أو درجة جامعية في الإدارة التجارية ميزة إضافية. * يُفضَّل أن يكون لدى المتقدّم خبرة سابقة في دور إداري أو دعم مكتبي. * إجادة حزمة برامج مايكروسوفت أوفيس (Word، Excel، Outlook، PowerPoint). * الإلمام ببرامج إدارة المكاتب والمعدات المكتبية العامة. * مهارات اتصال شفهية وكتابية ممتازة. * قدرات تنظيمية قوية وقدرة عالية على أداء مهام متعددة في آنٍ واحد. * اهتمامٌ بالغٌ بالتفاصيل والدقة. * القدرة على العمل بشكل مستقل وفي إطار الفريق. * مظهر احترافي ومهارات خدمة عملاء ممتازة. **المهارات المفضّلة:** * إدارة الوقت وتحديد الأولويات. * حل المشكلات والتفكير النقدي. * دقة إدخال البيانات. * إعداد المستندات وإدارة السجلات. * تنسيق الاجتماعات والفعاليات. * معرفة أساسية بالمحاسبة تشكّل ميزة إضافية. الأجر: ٤٥٬٠٠٠ ر.ق - ٦٥٬٠٠٠ ر.ق سنوياً مكان العمل: حضوري