مسؤول إدارة المستندات

وصف

الملخص: يكون مسؤول إدارة المستندات مسؤولًا عن إدارة إنشاء جميع المستندات وتنظيمها وصيانتها واسترجاعها، مع ضمان دقتها وأمنها وسهولة الوصول إليها. أبرز النقاط: ١. إدارة تدفق المستندات داخل المؤسسة ٢. الحفاظ على سرية المعلومات الحساسة ٣. تطوير أنظمة الأرشفة والاسترجاع واستخدامها يتمثل دور مسؤول إدارة المستندات في الإشراف على إنشاء المستندات وتنظيمها وصيانتها واسترجاعها. وتضمن هذه الوظيفة أن تُدار جميع المستندات بدقة، وأن تُخزن بأمان، وأن تكون سهلة الوصول إليها. **المهام:** · فحص البريد والرد عليه. · إعداد الردود على المراسلات المتعلقة بطلبات الشراء والعروض والمراسلات الأخرى. · أرشفة المستندات في السجلات الورقية والإلكترونية. · توفير مرجع تاريخي من خلال تطوير أنظمة الأرشفة والاسترجاع واستخدامها. · إدارة تدفق المستندات داخل المؤسسة. · إعداد إشعار التسليم وترتيب إصدار الفواتير. · المساعدة في إعداد عروض المناقصات والتأكد من أن جميع وثائق العطاء مرتبة بشكل صحيح. · المساعدة في المهام اللوجستية ومراقبة المشاريع. · الحفاظ على سرية المعلومات الحساسة. · أداء جميع المهام ذات الصلة حسب التكليف. · مراجعة المستندات للتأكد من استيفائها لمتطلبات الجودة والامتثال. **المهارات / المؤهلات** · شهادة ثانوية عامة أو درجة جامعية منخفضة. · إجادة استخدام نظام ويندوز، بما في ذلك برامج مايكروسوفت وورد وإكسل وبوربوينت. · خبرة عملية مثبتة في مجال إدارة المستندات أو في وظيفة مشابهة. · الإلمام بإدارة المشاريع. · مهارات تنظيم البيانات. · القدرة على العمل بشكل مستقل وبسرية مهنية. · القدرة على العمل مع مجموعة واسعة من الأشخاص. مكان العمل: حضوري