مسؤول تحكم مستندات المشروع

وصف

الملخّص: يتولى مسؤول تحكم مستندات المشروع إدارة تدفق وثائق المشروع وتخزينها واسترجاعها وتنسيقها وتوزيعها، مع ضمان دقتها والامتثال لمتطلبات العميل. أبرز النقاط: 1. إدارة وثائق المشروع طوال دورة حياتها 2. ضمان دقة الوثائق واتساقها والامتثال لمتطلبات العميل 3. استخدام نظام إدارة المستندات الإلكتروني (EDMS) ومختلف البرامج للتحكم في المستندات وتنسيقها **الغرض من الوظيفة** يتمثل دور مسؤول تحكم مستندات المشروع في إدارة تدفق وثائق المشروع وتخزينها واسترجاعها وتنسيقها وتوزيعها لضمان دقتها واتساقها والامتثال لمتطلبات العميل الخاصة بالمشروع طوال دورة حياة المشروع. ويشمل هذا الدور إعادة تنسيق المستندات لتتوافق مع القوالب والمعايير المطلوبة من قِبل العميل قبل إصدارها. **المهام الرئيسية** إعداد وصيانة نظام إدارة المستندات الإلكتروني (EDMS) الخاص بالمشروع * استلام وتسجيل وتوزيع المستندات الداخلة والخارجة للمشروع (المخططات، المواصفات، التقارير، المراسلات، استفسارات المعلومات (RFIs)، الإرساليات، وما إلى ذلك) * تحرير واعادة تنسيق وتوحيد المستندات (التقارير، المخططات، المستندات المقدمة، الرسائل، محاضر الاجتماعات (MOMs)، وما إلى ذلك) لتتماشى مع القوالب والتنسيقات وأنظمة الترقيم والإرشادات المتعلقة بالعلامة التجارية المطلوبة من قِبل العميل قبل الإصدار * مراجعة المستندات الواردة من الفرق الداخلية/المقاولين من الباطن وتحويلها إلى التنسيق المعتمد من قِبل العميل قبل التقديم * ضمان الاستخدام الصحيح لقوالب المستندات الخاصة بالعميل والرؤوس والتذييلات والشعارات وكتل العناوين وأغلفة المستندات * ضمان اتباع جميع المستندات لاتفاقيات الترقيم والتسمية والتحكم في المراجعات الخاصة بالمشروع * تتبع دورات مراجعة المستندات والموافقة عليها وإصدارها، مع ضمان الالتزام بالمواعيد النهائية * الحفاظ على سجلات/سجلات المستندات (سجلات الإرساليات، سجلات المخططات، سجلات استفسارات المعلومات (RFIs)، سجلات المستندات المقدمة) * التنسيق مع فرق الهندسة والتشييد والمشتريات وضمان الجودة/مراقبة الجودة (QA/QC) لضمان تدفق المستندات في الوقت المناسب والتنسيق الصحيح لها * ضمان التحكم في الإصدارات ومنع استخدام المستندات المُلغاة في الموقع أو في التصميم * إعداد وإصدار الإرساليات للعميل والمقاولين من الباطن والموردين * إجراء عمليات فحص الجودة (الإملاء، القواعد اللغوية، اتساق التنسيق، حالة المراجعة) قبل الإصدار النهائي * التحقق من توافق أرقام التحكم في المستندات مع إجراء ترقيم المستندات / السجل الرئيسي للمستندات (MDR) * التواصل المباشر مع فرق تحكم المستندات لدى العميل لتوضيح توقعات التنسيق وحل التناقضات * إدارة عمليات تقديم المستندات عبر بوابة العميل (مثل Aconex، SharePoint، Procore، ACC) * تتبع تعليقات العميل/تعديلاته والاستجابة لها وضمان دمج المراجعات بشكل صحيح * تحويل المستندات بين الصيغ المختلفة (من Word/Excel إلى PDF، ومن CAD إلى PDF، وما إلى ذلك) حسب المتطلبات المفروضة من أنظمة العميل * تطبيق التوقيعات الرقمية/الطوابع وختم المياه (مثل 'للاستخدام في أعمال الإنشاء'، 'معتمد'، 'مُلغى') * دعم عمليات تدقيق المستندات وضمان الامتثال لمعيار ISO 9001 أو غيره من معايير الجودة * إعداد تقارير حالة التحكم في المستندات الأسبوعية/الشهرية (وقت الدورة، المستندات المقدمة المعلقة، المراجعات المستحقة) * تتبع مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) مثل معدل الإرسال في الوقت المحدد، ومعدل الرفض، ووقت الدورة * تطوير/تحديث إجراءات التحكم في مستندات المشروع (PDCP)، بما في ذلك معايير تنسيق العميل * ضمان التصنيف الصحيح للمستندات (سري، داخلي، عام) وفقًا لسياسة العميل/الشركة * أرشفة المستندات عند إنهاء المشروع وضمان التسليم السليم لها * توفير التدريب/التوجيه لموظفي المشروع بشأن إجراءات التحكم في المستندات وتنسيقها * الحفاظ على سرية معلومات المشروع الحساسة وأمن البيانات **المؤهلات والمتطلبات** **التعليم** * دبلوم أو درجة جامعية في الهندسة أو إدارة الأعمال أو إدارة المعلومات أو مجال ذي صلة **الخبرة** * خبرة تتراوح بين 3–5 سنوات أو أكثر في مجال التحكم في المستندات، ويفضل أن تكون في مشاريع البناء أو النفط والغاز أو المشاريع الهندسية والمشتريات والتشييد (EPC) * الخبرة في العمل وفق متطلبات تنسيق/تصميم المستندات الخاصة بالعميل تُعد ميزة إضافية **المهارات** * إجادة برامج أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية (EDMS)/برامج التحكم في المستندات (مثل Aconex، SharePoint، ProjectWise، Documentum، ACC) * مهارات قوية عملية في تنسيق برامج مايكروسوفت وورد وإكسل وباوربوينت (الأنماط، القوالب، الرؤوس والتذييلات، دمج المراسلات، البرمجيات النصية) * معرفة عملية بأدوبي أكروبات (تحرير ملفات PDF، النماذج، التعديلات) وببرنامج بلوبيم/أوتوكاد لتنسيق المخططات * قدرة ممتازة على التنظيم وإدارة المهام المتعددة * انتباه عالٍ للتفاصيل والدقة في التنسيق والمحتوى * مهارات تواصل جيدة (خطية وشفهية) * فهم لدورة حياة المشروع وإجراءات/معايير التحكم في المستندات * القدرة على العمل تحت الضغط والوفاء بالمواعيد النهائية الضيقة * المرونة في التكيّف مع معايير تنسيق متعددة للعملاء عبر مشاريع متزامنة **الكفاءات الأساسية** * إدارة الوقت * الانضباط في تطبيق العمليات * الدقة والاتساق في التنسيق * التوجه نحو خدمة العميل * السرية * التنسيق بين الفرق * حل المشكلات الأجر: 4000.00 ر.ق – 5000.00 ر.ق شهريًا مكان العمل: شخصيًا