سكرتير

وصف

الملخّص: نبحث عن سكرتيرٍ فعّالٍ لتوفير دعم إداري وسرياري شامل، مع ضمان سير العمليات اليومية بسلاسة، والاتصال الفعّال، والتحكم في الوثائق. أبرز النقاط: 1. توفير دعم إداري وسرياري فعّال 2. ضمان سير العمليات اليومية بسلاسة واتصال فعّال 3. الحفاظ على أنظمة أرشفة منظمة وإدارة الاتصالات سكرتير القسم: الإدارة / الدعم المكتبي التقرير إلى: مدير القسم / الإدارة العليا الغرض من الوظيفة: توفير دعم إداري وسرياري فعّال، مع ضمان سير العمليات اليومية بسلاسة، والاتصال الفعّال، والتحكم في الوثائق، وتنسيق الأنشطة المكتبية. المسؤوليات الرئيسية:1\. الدعم الإداري * إدارة المهام الإدارية اليومية وتوفير الدعم للإدارة وأعضاء الفريق. * الحفاظ على أنظمة أرشفة منظمة (مادية وإلكترونية). * إعداد التقارير والرسائل والعروض التقديمية والوثائق الرسمية وتنسيقها والحفاظ عليها. * التعامل مع المعلومات السرية باحتراف وحياد. 2\. الاتصال والتنسيق * إدارة الاتصالات الداخلة والخارجة، بما في ذلك البريد الإلكتروني والمكالمات والمراسلات. * تنسيق الاجتماعات وإعداد جداول الأعمال وتدوين محاضر الاجتماعات عند الحاجة. * متابعة الإجراءات المعلّقة وضمان إنجازها في الوقت المحدّد. * التنسيق مع الأقسام الداخلية والأطراف الخارجية. 3\. التحكم في الوثائق * الحفاظ على السجلات بدقة وضمان إدارة صحيحة للوثائق. * تتبع الموافقات والتوقيعات وتقديم الوثائق. * التأكد من تحديث الوثائق وتوافرها عند الحاجة. 4\. إدارة التقويم والاجتماعات * إدارة المواعيد والجداول وترتيبات الاجتماعات. * تنسيق ترتيبات السفر والحجوزات والمتطلبات ذات الصلة عند الحاجة. * التأكد من إعلام الإدارة بالالتزامات القادمة. 5\. التقارير والمتابعة * إعداد التقارير الإدارية الدورية. * مراقبة المهام الموكلة وتقديم تحديثات بشأن حالتها. * دعم الإدارة في جمع البيانات وتحليلها. المؤهلات المطلوبة: * دبلوم أو درجة بكالوريوس في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة يُفضَّل توفره. * خبرة سابقة في وظيفة سكرتير أو مساعد إداري أو دور مشابه. * مهارات قوية في التنظيم وإدارة الوقت. * مهارات اتصال كتابي وشفهي ممتازة. * إتقان تطبيقات مايكروسوفت أوفيس. * القدرة على التعامل مع المعلومات السرية. الكفاءات المطلوبة: * الانتباه للتفاصيل. * التواصل المهني. * القدرة على تحديد أولويات المهام المتعددة. * العمل الجماعي والتعاون. * القدرة على حل المشكلات. * الموقف المهني والموثوقية. الراتب: ٥٬٠٠٠٫٠٠ ر.ق شهريًا مكان العمل: شخصيًا