تصفح جميع التصنيفات
···
تسجيل الدخول / التسجيل
الملخص: نبحث عن مساعد إداري لتقديم دعم سري وإداري شامل، وإدارة الوثائق، وتنسيق الفعاليات، والمساعدة في أنظمة العلاقات العامة. أبرز النقاط: ١. تقديم الدعم للإدارة العليا في المهام الإدارية والسرية ٢. تنسيق الزيارات الرسمية والفعاليات وإدارة المراسلات ٣. المساعدة في سير عمل العلاقات العامة والتقارير وتحسين الأنظمة المهام الرئيسية: * الدعم الإداري \& السري * إدارة تقويم رئيس القسم والمواعيد ومنطقية الاجتماعات (الغرف والدعوات وجدول الأعمال والمواد المطلوبة). * إعداد محاضر الاجتماعات وتتبع بنود الإجراءات ومتابعة أصحاب المصلحة الداخليين لضمان إنجازها في الوقت المحدد. * المراسلات \& الوثائق * صياغة المراسلات الرسمية (الرسائل والمذكرات والرسائل الإلكترونية) وتنسيقها وتوجيهها، والحفاظ على سجلات دقيقة وملفات مرجعية. * إدارة المراسلات الداخلة والخارجة وتسجيل الوثائق وأرشفتها وفقًا لمتطلبات السرية والاحتفاظ بها. * إعداد التقارير الإدارية والملخصات وحقائب الإحاطة الإدارية لمراجعة الإدارة عند الطلب. * تنسيق احتياجات المكتب (لوازم المكتب وأنظمة التوثيق والنماذج/القوالب) ودعم تحسين سير العمل الإداري المستمر. * متابعة أنظمة العلاقات العامة \& التقارير * متابعة أنظمة العلاقات العامة المُسندة وأدوات المراقبة وقواعد البيانات؛ وضمان تحديث البيانات وتنظيمها وتوافرها لأغراض التقارير. * **تقديم الدعم الإداري/التقني فيما يتعلق بسير عمل العلاقات العامة (النماذج والأشكال ومسارات الموافقات) والتنسيق مع قسم تكنولوجيا المعلومات أو الموردين لحل مشكلات الوصول والطلبات المتعلقة بالنظام.** * جمع وصيانة مقاييس العلاقات العامة (مثل الفعاليات والإعلانات وأنشطة البروتوكول/التشغيل) وإعداد لوحة معلومات دورية وتقارير لمراجعة الإدارة. * **اقتراح تحسينات إدارية في مجال التقارير والتوثيق واستخدام الأنظمة؛ ودعم التوجيه/التدريب الأساسي للمستخدمين حول أدوات العلاقات العامة المتفق عليها وأفضل الممارسات عند الطلب.** * تنسيق البروتوكول والفعاليات **دعم ترتيبات البروتوكول الخاصة بالزيارات الرسمية والفعاليات، بما في ذلك الدعوات وقوائم الضيوف وخطط الجلوس ومسارات الموافقات والتنسيق مع الفرق الداخلية ومقدّمي الخدمات (المواقع ووسائل النقل والضيافة) حسب المهمة المُسندة.** **المؤهلات \& الخبرة:** * دبلوم أو درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو إدارة المكاتب أو تخصص ذي صلة. * **خبرة لا تقل عن ٣–٥ سنوات في دور مساعد إداري/سكرتير، ويفضل أن تكون في دعم الإدارة العليا.** * خبرة في تنسيق الاجتماعات والمراسلات الرسمية وخدمات اللوجستيات الخاصة بالبروتوكول/الفعاليات تُعد ميزة إضافية. * **مهارات تنظيمية قوية وقدرة عالية على تحديد الأولويات والانتباه للتفاصيل.** * إجادة استخدام حزمة مايكروسوفت أوفيس (وورد وإكسل وبوربوينت وأوتلوك) وممارسات إدارة الوثائق؛ ومعرفة أدوات مراقبة/إبلاغ العلاقات العامة تُعد ميزة إضافية **مستوى عالٍ من الاحترافية والحذر والقدرة على التعامل مع المعلومات السرية.** * مهارات اتصال كتابية وشفهية قوية للتنسيق الداخلي؛ وقد يتعامل مع أطراف خارجية (موردين/شركاء) عند الحاجة والتفويض، دون تحمل مسؤوليات مرتبطة بالإعلام أو إنتاج المحتوى. الخبرة: * دور مشابه: ٤ سنوات (مطلوب) التراخيص/الشهادات: * هوية قطر الوطنية (مطلوب) مكان العمل: حضوري
