سكرتير/استقبال

وصف

الملخص: نبحث عن سكرتير لإدارة المرافق منظمٍ للغاية وفعّالٍ لتوفير الدعم الإداري والكتابي الضروري، وإدارة علاقات الموردين، وضمان سير عمليات المكتب بسلاسة. أبرز النقاط: ١. تقديم دعم إداري رفيع المستوى لقسم إدارة المرافق. ٢. العمل كحلقة وصل بين الشركة والموردين/المقاولين الخارجيين. ٣. الاضطلاع بدور حاسم في الحفاظ على سلامة وكفاءة بيئة العمل. **وصف الوظيفة: سكرتير إدارة المرافق** **الشركة:** حلول الصيانة والإدارة **الموقع:** الدوحة، خليج غرب **نوع الوظيفة:** دائمة **يتبع لـ:** المدير العام **نبذة عن الشركة** إم.إم.إس شركة رائدة في مجال إدارة المرافق مملوكة بالكامل للقطريين، وتقدّم خدماتها لأكثر من ٣٠ موقعًا في البلاد منذ ١٨ عامًا. كما تُعدّ إم.إم.إس الرائدة في قطاع خدمات إدارة العقارات والمرافق المؤسسية، وحازت سابقًا على جائزة أفضل شركة لإدارة المرافق في قطر. وتتمثّل خدمتنا المتخصصة الأساسية في إدارة المرافق المتكاملة، وتستند حلولنا لإدارة المرافق إلى مزيج ناجح من أفضل الممارسات، والفهم الموثوق بتقنيات الطلب العالي، والمعرفة التشغيلية المحلية. ونوفر خدمة إدارة المرافق الكاملة لقاعدة واسعة ومتنوعة من العملاء تشمل القطاعات التالية: التجاري، والسكني، والتجزئة، والتعليم، والترفيه، والخدمات المصرفية، والبنية التحتية، والحكومة. وتحصلت إم.إم.إس على شهادة أيزو ٩٠٠١ لنظام إدارة الجودة، وأيزو ٤٥٠٠١ لنظام إدارة الصحة والسلامة المهنية، وأيزو ١٤٠٠١ لنظام إدارة البيئة. مهمتنا: أن نكون مقدّمي أعلى جودة لخدمات إدارة المرافق في قطر. رؤيتنا: أن نكون قائدين معروفين واسمًا رائدًا في مجال خدمات إدارة المرافق في المنطقة وما وراءها، مع ضمان تلبية احتياجات عملائنا بكفاءة عالية. قيمنا: • نضع الناس دائمًا في المقام الأول. • نحن موجّهون نحو الخدمة. • سنقود دائمًا بالجودة. **ملخّص المنصب** نبحث عن سكرتير لإدارة المرافق منظمٍ للغاية وفعّالٍ لتوفير الدعم الإداري والكتابي الضروري لقسم إدارة المرافق لدينا. وسيكون المرشح المثالي هو المحور المركزي لجميع الاتصالات المتعلقة بالمرافق، ويضمن التشغيل السلس اليومي لمكتبنا وأنظمته المبنائية. وستضطلعون بدور حاسم في الحفاظ على علاقات الموردين، وإدارة أوامر العمل، ودعم سلامة وكفاءة بيئتنا المادية للعمل. **المهام الرئيسية** **الدعم الإداري:** * تقديم دعم إداري رفيع المستوى لمدير المرافق وموظفي القسم. * إدارة تقويم القسم، وجدولة الاجتماعات، وتنسيق المواعيد. * إعداد وتحرير وتنسيق المراسلات والتقارير والعروض التقديمية والمذكرات. * الحفاظ على نظام ملفات منظم، إلكترونيًّا وورقيًّا، لسجلات المرافق، بما في ذلك الضمانات وعقود الخدمة ووثائق الامتثال. * الرد على المكالمات الهاتفية الواردة والرسائل الإلكترونية الخاصة بقسم المرافق، وتصنيفها وتوجيهها. **إدارة الموردين والموجودات:** * العمل كحلقة وصل بين الشركة والموردين الخارجيين والمقاولين ومقدّمي الخدمات. * المساعدة في الحصول على عروض الأسعار، ومعالجة أوامر الشراء، وتنسيق زيارات الموردين للموقع. * المساعدة في الحفاظ على جرد لمستلزمات المكتب والمرافق، ومواد التنظيف، والأجزاء الاحتياطية الحرجة. * معالجة فواتير قسم المرافق وترميزها، مع ضمان الدقة والدفع في الوقت المحدّد. **التواصل والإبلاغ:** * توزيع الاتصالات المتعلقة بالمرافق على جميع الموظفين (مثل الإشعارات المتعلقة بالصيانة أو الإنشاءات أو الفعاليات المكتبية). * المساعدة في إعداد التقارير الدورية حول أنشطة المرافق والميزانيات ومؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs). **المؤهلات والمهارات** **المطلوبة:** * درجة الزمالة أو البكالوريوس في إدارة الأعمال أو تخصص ذي صلة. * خبرة مثبتة (سنتان فأكثر) في دور إداري أو سكرتاري، ويفضّل أن تكون داخل مجال إدارة المرافق أو الإنشاءات أو إدارة العقارات أو مجال ذي صلة. * مهارات تنظيمية واستثنائية في إدارة الوقت، مع القدرة على تحديد أولويات المهام المتعددة. * مهارات تواصل شفهية وكتابية قوية. * إجادة حزمة مايكروسوفت أوفيس (Word، Excel، Outlook، PowerPoint). * سلوك احترافي ولطيف مع مهارات ممتازة في خدمة العملاء. أنواع الوظائف: دوام كامل، دائم الراتب: ١٫٠٠ ريال قطري شهريًّا موقع العمل: شخصي