**الغرض من الوظيفة** إدارة والإشراف على المستندات الخاصة بالمؤسسة بأكملها من خلال الحفاظ على السجلات والإشراف على التحكم في المستندات بما في ذلك الامتثال التنظيمي والقانوني. **أهم العلاقات** · داخلية: المدير العام، أعضاء فريق HAI وBNITC · خارجية: العملاء والموردون **المهام والمسؤوليات** · التأكد من إعداد المستندات المطلوبة والتوقيع عليها · التحقق من دقة جميع البيانات وأن المستندات مسجلة ومخزنة ومحفوظة بشكل صحيح · التأكد من اتباع سياسات الاحتفاظ بالمستندات. **الواجبات والمسؤوليات** · تنفيذ وإدارة عمليات وإجراءات التحكم في المستندات. · تطوير والحفاظ على نظام إدارة المستندات. · إدارة جميع تدفقات المستندات سواءً بصيغتها الإلكترونية أو الورقية؛ ومعالجة والاحتفاظ بسجلات المستندات الواردة والصادرة (السجلات، النسخ الرقمية والورقية للرسومات التنفيذية، طلبات موافقة المواد، العينات، الخطابات، تعليمات الموقع، التقارير، الطلبات المرسلة للرد عليها RFI، إلخ) · ضمان إدارة المستندات وفقاً للإجراءات والمعايير المحددة (ترقيم المستندات، التنسيقات، الإصدار، المراجعة، الإرسال، التسجيل والأرشفة) لتسهيل تخزين المستندات وأمنها واسترجاعها. · تنفيذ أنشطة عامة مثل التصوير، المسح الضوئي، والتنظيم الملفات. · متابعة الطلبات الصادرة: PJF، الفواتير، المقترحات، العقود، إلخ. · التأكد من توزيع النسخ الخاضعة للرقابة من أحدث المستندات المعتمدة داخلياً وخارجياً. · التواصل والتنسيق مع الأقسام، الموردين/الأطراف الثالثة للاتفاق على المعايير والنُظم، وتدفق كفؤ للمستندات، وتسليم وإنجاز أنشطة المشروع لضمان الاتساق في التحكم بالمستندات حسب المتطلبات. · مراقبة مراجعة واعتماد المستندات الفنية وفقاً للجدول الزمني المتفق عليه. · إجراء عمليات تدقيق منتظمة على المستندات للتأكد من أنها حالية وتعكس بدقة الأدلة المسجلة، والمساعدة في التواصل أثناء عمليات التدقيق الخارجية. · الحفاظ على سرية المعلومات الحساسة وبنود الاتفاق. · أي واجبات/مسؤوليات أخرى يتم تعيينها من وقت لآخر بناءً على متطلبات العمل. **المهارات** · المهارات الإدارية · مهارات تنظيمية وتواصلية قوية وقدرة عالية على حل المشكلات. · القدرة على العمل بشكل مستقل وكذلك كجزء من الفريق. · القدرة على التواصل بطريقة واضحة (كتابياً وشفوياً) · إجادة كتابة النصوص وتحريرها · إتقان استخدام برامج MS Office وMS Excel بكفاءة عالية · الدقة والاهتمام الكبير بالتفاصيل · القدرة على العمل تحت الضغط مع تحقيق إنتاجية عالية · مهارات ممتازة في تنظيم البيانات · مستوى عالٍ من الأخلاقيات والنزاهة · مهارات إدارة المشاريع **اللغات:** · الإنجليزية (مطلوبة) · العربية (ميزة إضافية) **التدريب المتخصص/المعارف المطلوبة** · معرفة بأنظمة البرمجيات ونظم إدارة المستندات (Aconex) · خبرة عملية في استخدام برامج MS Office وMS Excel **التعليم والمؤهلات** · درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة · شهادات أخرى مشابهة لمجال التحكم في المستندات تعتبر ميزة. **الخبرة** · خبرة لا تقل عن 4 سنوات في شركة مرموقة كمُتحكّم في المستندات، مع التعامل مع أنظمة المستندات والتنظيم. نوع الوظيفة: دوام كامل، دائم الراتب: 6,000.00 ريال قطري شهرياً التعليم: * البكالوريوس (مطلوب) الخبرة: * Aconex (نظام إدارة المستندات): 3 سنوات (مطلوب) * قطاع التصميم/الاستشارات/الهندسة/العمارة: 3 سنوات (مطلوب)