المسمى الوظيفي: مساعد إداري \- عربي **الموقع:** قطر نظرة عامة على الوظيفة نبحث عن توظيف مساعد إداري **دقيق ونشيط** للانضمام إلى مؤسستنا المرموقة. وسيقدّم المرشح المثالي دعماً إدارياً وتوثيقياً شاملاً لفرق العمليات والهندسة والإدارة، مع ضمان الامتثال للإجراءات الداخلية ومتطلبات العملاء واللوائح المحلية. **المسؤوليات الرئيسية** * اتباع وثائق وإجراءات ومعايير الجودة والتفتيش التابعة لشركة FGS\-QA/QC، والاحتفاظ بسجلات دقيقة * التنسيق والتواصل داخلياً مع المهندسين المعنيين والإدارات ذات الصلة * طباعة المستندات ومسحها ضوئياً وتوزيعها وتحميلها وأرشفتها وفقاً للإجراءات المعمول بها في جامعة قطر (QU) * جمع جميع المستندات الفنية (الرسومات والمواصفات والطباعات) وتسجيلها وإدارتها في نظام المساهمين * مراجعة وتحديث والتحكم في المستندات المتعلقة بالصيانة والبناء وضمان الجودة * التأكد من إعلام الموظفين بإصدارات المستندات المحدثة وتوفير التوجيه بشأن كيفية الوصول إلى هذه المستندات * التعامل مع السجلات والحفاظ عليها عبر الإدارات والأقسام المختلفة * الحفاظ على سرية تامة للمستندات الحساسة والرسمية * صياغة رسائل رسمية ومراسلات احترافية تتعلق بالبناء وإدارة المرافق والصيانة * ترجمة المستندات الرسمية والعقود والرسائل والتقارير بدقة بين اللغة العربية والإنجليزية * إعداد ومراجعة وإدارة المراسلات الرسمية بكل من اللغة العربية والإنجليزية * التواصل والتنسيق مع الجهات الحكومية والسلطات المختصة (الوزارات، البلديات، الهيئات التنظيمية) ومتابعة الأمور المتعلقة بالوثائق * تنسيق عمليات تقديم الطلبات والحصول على الموافقات وتجديد التراخيص والتصاريح والسجلات الرسمية * الاحتفاظ بسجلات منظمة لجميع المراسلات والموافقات والمعاملات الحكومية * دعم فرق العمليات والإدارة من خلال التنسيق الإداري وإعداد التقارير والتوثيق * المساعدة في إعداد التقارير والعروض التقديمية وتحديثات العمليات * التأكد من امتثال جميع المستندات للوائح المحلية ومتطلبات العميل ومعايير الشركة * أداء مهام إدارية وتشغيلية أخرى حسب التكليف الصادر من الإدارة **المؤهلات العلمية والخبرة** * خبرة لا تقل عن ثلاث (3) سنوات في مجال الإدارة * أن يكون المتقدم خريجاً بكالوريوس كامل الوقت من كلية أو جامعة معترف بها أو ما يعادلها من المؤهلات * يجب أن يمتلك المرشح مهارات تواصل ممتازة واستخدامًا محترفًا لتطبيقات مايكروسوفت أوفيس (Word، Excel، PowerPoint، إلخ)، والملاحة في الإنترنت والبحث عبره، ونقل البيانات، وإعداد التقارير بصيغة جيدة… إلخ. * خبرة مثبتة في دور إداري أو تنسيقي تشغيلي (وتُعد خبرة إدارة المرافق ميزة إضافية) * إتقان تطبيقات مايكروسوفت أوفيس (Word، Excel، Outlook) * القدرة على العمل تحت الضغط وإدارة مهام متعددة * مهارات تواصل وتفاعل شخصي قوية * الانتباه للتفاصيل وقدرة على حل المشكلات * مهارات تنظيمية ومهارات إدارة الوقت بشكل قوي * إتقان **اللغتين العربية والإنجليزية** (تحدثاً وكتابةً) نوع الوظيفة: دوام كامل أسئلة التقديم: * كم سنة من الخبرة لديك في وظيفة مساعد إداري أو مدير عام؟ * هل تتقن تطبيقات مايكروسوفت أوفيس (Word، Excel، PowerPoint، Outlook)؟ * هل لديك خبرة في صياغة الرسائل الرسمية والتقارير أو المراسلات باللغتين العربية والإنجليزية؟ * هل تتقن اللغتين العربية والإنجليزية بطلاقة (تحدثاً وكتابةً)؟ * ما هي فترة الإشعار الخاصة بك؟ * ما هو راتبك الحالي؟ * ما هو راتبك المتوقع؟