مساعد إداري

وصف

الملخّص: يقدّم مساعد الإدارة دعماً إدارياً وكتبياً جوهرياً، ويضمن سير العمليات المكتبية بكفاءة وتوجيه الاتصالات بشكل منظم عبر المنظمة. أبرز النقاط: ١. إدارة المهام الإدارية اليومية ودعم الموظفين بكفاءة. ٢. العمل كنقطة اتصال رئيسية للفِرق الداخلية والعملاء والزوار. ٣. فرصة لدعم تخطيط الفعاليات والمشاريع الخاصة. **ملخّص الوظيفة** يقدّم مساعد الإدارة دعماً إدارياً وكتبياً عاماً لضمان سير العمليات المكتبية بكفاءة. ويشمل هذا الدور إدارة المهام الإدارية اليومية، ودعم الموظفين، والمساعدة في الحفاظ على اتصالات وتوثيق منظمين عبر المنظمة. كما يعمل مساعدو الإدارة كنقطة اتصال رئيسية للفِرق الداخلية والعملاء والزوار، ويساهمون في خلق بيئة عمل احترافية. **المهام الرئيسية** **الدعم المكتبي والاتصالي** * الرد على المكالمات الهاتفية وتوجيهها، والرد على رسائل البريد الإلكتروني، واستقبال الزوار. * إعداد الوثائق والمراسلات والتقارير والمذكرات وغيرها من المستندات، وتحريرها وتوزيعها. * التعامل مع البريد الوارد والصادر والطرود. * الحفاظ على اتصال احترافي ولطيف مع العملاء والموظفين والشركاء الخارجيين. **جدولة المهام والتنسيق** * إدارة التقويمات، وجدولة المواعيد والاجتماعات والفعاليات. * ترتيب خطط السفر والرحلات عند الحاجة. * إعداد جداول أعمال الاجتماعات وتدوين محاضر الاجتماعات أو توزيعها عند الضرورة. **التنظيم المكتبي** * صيانة أنظمة التوثيق الإلكترونية والمادية للمستندات والسجلات. * مراقبة مستويات اللوازم المكتبية وطلب ما يلزم منها. * المساعدة في إدخال البيانات الأساسية وتنظيم المستندات وتتبع المعلومات. **الدعم الإضافي** * مساعدة أعضاء الفريق والإدارات الأخرى في المهام الإدارية والمشاريع الخاصة. * دعم تخطيط الفعاليات وتنسيقها. * أداء مهام أخرى حسب التكليف لدعم كفاءة المكتب. **المؤهلات والمهارات** **التعليم والخبرة** * شهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها إلزامية؛ بينما يُفضَّل الحصول على درجة الزمالة أو البكالوريوس في بعض الأدوار. * الخبرة السابقة في دور دعم إداري تُعد ميزة إضافية. **المهارات التقنية** * إجادة برامج المكتب مثل معالجات النصوص وجداول البيانات والبريد الإلكتروني وأدوات التقويم. * الارتياح في استخدام المعدات المكتبية مثل الطابعات والماسحات الضوئية. **الكفاءات الأساسية** * مهارات تنظيمية قوية وإدارة فعّالة للوقت. * اتصال شفهي وكتابي ممتاز. * الانتباه للتفاصيل وقدرة على إدارة عدة مهام في وقت واحد. * السلوك المهني والالتزام بالسرية. * القدرة على العمل باستقلالية وفي فريق. نوع الوظيفة: دوام كامل الراتب: حتى ٤٠٠٠ رياال قطري شهرياً أسئلة التقديم: * هل توافق على نطاق الراتب المذكور (حزمة راتب كاملة قدرها ٤٠٠٠ رياال قطري)؟ الخبرة: * إداري: سنتان (مفضّل) اللغة: * العربية (إلزامي)