سكرتيرة

وصف

الملخص: تبحث شركة فنار للإضاءة عن سكرتيرة منظمة للغاية ومحترفة لإدارة عمليات المكتب الأمامي وتقديم الدعم الإداري الضروري، حيث ستكون بمثابة أول نقطة اتصال للعملاء والشركاء. أبرز النقاط: 1. أن تكون أول نقطة اتصال ووجه/صوت حلول فنار للإضاءة 2. إدارة الاتصالات والجدولة والمهمات الإدارية 3. دعم فرق الإدارة والمبيعات من خلال حل المشكلات بشكل استباقي **من نحن:** في شركة **فنار للإضاءة**، نتخصص في إضاءة المساحات بتصميمات ومنتجات إضاءة مبتكرة وعالية الجودة وموفرة للطاقة. ومن المشاريع التجارية إلى الجماليات السكنية، يتركز تركيزنا على تقديم الإشراق. ونحن نبحث حاليًا عن سكرتيرة منظمة للغاية ومحترفة ومرحبة لتنضم إلى فريقنا، وتتولى إدارة مكتبنا الأمامي، وتقدّم الدعم الإداري الضروري لضمان سير عملياتنا اليومية بسلاسة تامة. **نظرة عامة على الدور:** وبصفتكِ سكرتيرة، ستكونين غالبًا أول نقطة اتصال مع عملائنا وموردينا وشركائنا، ما يجعلكِ وجه وصوت شركة فنار للإضاءة. وستكون مسؤوليتكِ هي التعامل مع المهام الكتابية والإدارية، وإدارة الاتصالات، وجدولة الاجتماعات، ودعم فرق الإدارة والمبيعات. أما المرشح المثالي فهو شخصٌ يستبق المشكلات ويحلها، ويتقن تنفيذ عدة مهام في وقت واحد، ويمتلك مهارات اتصال ممتازة. **المهام الرئيسية:** * الترحيب بالزوار والعملاء والموردين وبأسلوب دافئ، وتوجيههم إلى الشخص المناسب أو قاعة الاجتماعات. * الرد على المكالمات الهاتفية الواردة وفرزها وتوجيهها، وإدارة صندوق البريد الإلكتروني العام للشركة. * إعداد المستندات والرسائل الإلكترونية والخطابات والعروض التقديمية التجارية وتنسيقها ومراجعتها لغويًّا (مثل: مساعدة فريق المبيعات في إعداد عروض أسعار الإضاءة أو مقترحات المشاريع). * الحفاظ على قواعد البيانات الداخلية وقوائم جهات الاتصال وتحديثها. * إدارة الجداول الزمنية وترتيب المواعيد وتنسيق الاجتماعات الداخلية والخارجية. * إعداد وصيانة أنظمة تنظيمية مُنظمة للأرشفة المادية والرقمية للمستندات الشركة المهمة. * التعامل مع البريد الوارد والصادر والطرود والتسليم عبر شركات الشحن. * مراقبة مستويات لوازم المكتب وطلبها عند انخفاض المخزون لضمان توفر كل ما يلزم لمكتبنا. * تقديم الدعم الإداري العام لمدير الإدارة العامة وللإدارات الأخرى حسب الحاجة. **المؤهلات والمتطلبات:** * شهادة ثانوية عامة؛ ويشكل امتلاك شهادة إضافية أو درجة جامعية في مجال الإدارة المكتبية أو الأعمال أو أي مجال ذي صلة ميزة كبيرة. * خبرة عملية لا تقل عن عامين في وظيفة سكرتيرة أو مساعد إداري أو ممثل مكتب استقبال. * إتقان ممتاز لمجموعة برامج مايكروسوفت أوفيس (Word، Excel، PowerPoint، Outlook). * مهارات اتصال وتفاعل ممتازة باللغة الإنجليزية (كتابةً وتحدثًا)؛ وإجادة اللغة العربية أمرٌ مرغوبٌ للغاية. * قدرات تنظيمية ومهارات إدارة الوقت القوية، مع القدرة على تحديد الأولويات في بيئة عمل سريعة الإيقاع. * درجة عالية من الاحترافية والموثوقية، وسلوك لطيف ومرحب. * الخبرة في شركة تجارية أو إنشائية أو هندسية تُعد ميزة إضافية. **ما نقدمه:** * راتب تنافسي يعتمد على الخبرة. * تأمين طبي شامل. * بيئة مكتبية مشرقة وداعمة واحترافية. * ساعات العمل المكتبية القياسية \[مثل: من الأحد إلى الخميس، من الساعة 8:00 صباحًا حتى 5:00 مساءً]. الراتب: ٥٬٣٠٠ رياال قطري شهريًّا موقع العمل: حضوري