مدير مكتب (عربي)

وصف

الملخص: تتضمن هذه الوظيفة إدارة الجداول الزمنية والتنسيق مع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين وضمان التشغيل السلس لمكتب المدير التنفيذي بسريةٍ ومهارات تنظيمية قوية. أبرز النقاط: 1. إدارة تقويم المدير التنفيذي والاجتماعات وجدوله اليومي. 2. التنسيق مع الإدارات المختلفة والتعامل مع مراسلات المدير التنفيذي. 3. دعم المدير التنفيذي في الأنشطة التجارية والفعاليات والمشاريع الخاصة. ستشمل هذه الوظيفة إدارة الجداول الزمنية والتنسيق مع الفرق الداخلية وأصحاب المصلحة الخارجيين ومتابعة الأنشطة الرئيسية وضمان التشغيل السلس لمكتب المدير التنفيذي. ويُفضَّل أن يمتلك المرشح المثالي مهارات اتصال وتنظيم ممتازة، وانتباهاً شديداً للتفاصيل، وقدرةً على التعامل مع المعلومات السرية والمهام المتعددة بسريةٍ تامة. المهام الأساسية * إدارة تقويم المدير التنفيذي والاجتماعات والمواعيد وجدوله اليومي. * تنسيق الاجتماعات مع الفرق الداخلية والعملاء والشركاء وأصحاب المصلحة الخارجيين. * إعداد جداول أعمال الاجتماعات والعروض التقديمية والتقارير وغيرها من المستندات حسب الحاجة. * الاحتفاظ بسجلات الاجتماعات ومتابعة بنود الإجراءات لضمان المتابعة في الوقت المناسب. * التنسيق مع الإدارات المختلفة نيابةً عن المدير التنفيذي وضمان استجابات وتحديثات في الوقت المناسب. * التعامل مع المراسلات والرسائل الإلكترونية والمستندات وغيرها من وسائل الاتصال المتعلقة بمكتب المدير التنفيذي. * إدارة ترتيبات السفر والبرامج الزمنية وحجوزات الفنادق وغيرها من الخدمات اللوجستية للمدير التنفيذي. * دعم المدير التنفيذي في تنسيق الأنشطة التجارية والفعاليات والمشاريع الخاصة. * الاحتفاظ بسجلات منظمة ومستندات سرية. * التنسيق مع الموردين ومقدِّمي الخدمات والشركاء الخارجيين عند الحاجة. * المساعدة في العمليات التشغيلية اليومية لمكتب المدير التنفيذي. * التعامل مع المعلومات السرية والحساسة بدرجة عالية من السرية. * تولي المسؤولية عن متطلبات الإدارة والتنسيق العرضية التي يطلبها المدير التنفيذي. المتطلبات * درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو الإدارة أو تخصص ذي صلة. * **خبرة تتراوح بين 3 و6 سنوات** في إدارة المكاتب أو تقديم الدعم التنفيذي أو الإدارة أو دور مماثل. * يُفضَّل أن تكون لدى المتقدم خبرة سابقة في دعم **المدير التنفيذي أو المؤسس أو المدير الإداري أو أي مدير تنفيذي رفيع المستوى**. * **إجادة اللغة العربية والإنجليزية بطلاقة، سواء في التحدث أو الكتابة.** * مهارات اتصال وعلاقات شخصية ممتازة. * إتقان قوي لـ **حزمة مايكروسوفت أوفيس.** * مهارات اتصال وعرض احترافية. * مستوى عالٍ من السرية والحيادية والاحتراف. * انتباه شديد للتفاصيل وقدرات قوية على حل المشكلات. * القدرة على العمل بشكل مستقل وتولي المسؤولية عن المهام الموكلة. الراتب: حتى 15000 ريال قطري شهريًا أسئلة التقديم: * يرجى ذكر توقعاتك بشأن الراتب * ما هي فترة الإشعار لديك؟ مكان العمل: شخصيًا