مساعد الوثائق الفنية – قسم التوقف الدوري

وصف

الملخّص: نبحث عن مساعد للوثائق الفنية لديه مهارات في التحكم بالوثائق، وتنسيق المقاولين، ودعم أنشطة الصيانة الصناعية، وذلك باستخدام أنظمة SharePoint وTDM. أبرز النقاط: 1. دعم أنشطة الصيانة الصناعية واسعة النطاق 2. ضمان الامتثال وإدارة سير عمل الوثائق 3. يُفضَّل أن يكون لدى المرشح خبرة في قطاع النفط والغاز أو الصناعات البتروكيماوية مساعد للوثائق الفنية لديه خبرة في عمليات قسم التوقف الدوري، والتحكم بالوثائق، وتنسيق المقاولين. وهو متمكّن من أنظمة SharePoint وأنظمة إدارة الوثائق الفنية (TDM) ومتطلبات الصحة والسلامة والبيئة والجودة (HSEQ)، ويمتاز بقدرته القوية على إدارة سير عمل الوثائق، وضمان الامتثال، ودعم أنشطة الصيانة الصناعية واسعة النطاق. **المهام والمسؤوليات:** * تقديم الدعم الإداري والتشغيلي حسب توجيهات رئيس قسم التوقف الدوري ومنسق العقود. * صيانة وتحديث سجل مراسلات قسم التوقف الدوري، مع ضمان تسجيل جميع المراسلات مع المقاولين وتعقّبها وإغلاقها دون تراكم. * صيانة وتحديث سجل المراسلات الداخلية لقسم التوقف الدوري، مع ضمان تسجيل جميع المراسلات داخل القسم وتعقّبها وإغلاقها دون تراكم. * التنسيق مع رئيس قسم التوقف الدوري لجدولة الاجتماعات الدورية للقسم، وتسجيل محاضر الاجتماعات، وتعقّب جميع مؤشرات الأداء الرئيسية (KPI) الخاصة بالقسم، وسجلات التدريب والسلامة. * استرجاع وتوفير الوثائق الفنية والمعايير والمراجع. * التنسيق مع مقاولي الحزم (Lump-sum) وإدارة الأنشطة الإدارية، بما في ذلك إعداد محاضر الاجتماعات (MOM) والتحقق من الوثائق المقدمة. * استخدام نظام SharePoint وأنظمة إدارة الوثائق الأخرى لدعم عمليات سير العمل، وضمان التحكم الفعّال في الوثائق وصيانتها والامتثال لمتطلبات الجودة. * معالجة طلبات تصاريح الدخول المختلفة (للقوى العاملة، والمواد، والمركبات، وما إلى ذلك) عبر بوابة HSEQ. * بدء طلبات صلاحية الكابينات المؤقتة، وحاويات الأدوات، وغيرها من متطلبات المقاولين، ومراقبتها وتعقّبها. * ضمان السرية التامة للوثائق الحساسة، واتباع بروتوكولات الموافقة قبل مشاركة أي معلومات. * التنسيق مع قسم المرافق والخدمات لتأمين مستلزمات المكتب اللازمة لقسم التوقف الدوري. * الحفاظ على النظافة العامة والتنظيم داخل قسم التوقف الدوري. **المؤهلات:** * يجب أن يمتلك المرشح دبلومًا فنيًّا أو شهادة جامعية أو ما يعادلها، وأن يكون لائقًا بدنيًّا، نشيطًا، وحريصًا. * يشترط إتقان ممتاز للغة الإنجليزية (تحدثًا وكتابةً). * خبرة مباشرة وعملية لا تقل عن 5 سنوات في مجال مساعد الوثائق الفنية ضمن وظيفة التحكم بالوثائق، ويفضّل أن تكون هذه الخبرة مكتسبة في قطاع النفط والغاز أو الصناعات البتروكيماوية.