أمين سر تنفيذي

وصف

الملخص: يقدّم أمين السر التنفيذي دعمًا إداريًّا رفيع المستوى للمدراء التنفيذيين، ويُدير الجداول الزمنية والمراسلات، وينظم الاجتماعات والسفر. أبرز النقاط: 1. توفير دعم إداري رفيع المستوى للمدراء التنفيذيين 2. إدارة جداول المدراء التنفيذيين والمراسلات وترتيبات السفر 3. تنسيق وتجهيز الاجتماعات والمؤتمرات والفعاليات **الهدف**: يحافظ أمين السر التنفيذي على جدول أعمال المدير التنفيذي، ويخطط للتعيينات والاجتماعات، ويشترك في الاجتماعات ويُدوّن المحاضر، ويتعامل مع المكالمات الهاتفية، ويدير المراسلات، ويرتب السفر، ويُحافظ على السجلات، ويساعد في مهام إدارية متنوعة. **المهام** ***المهام العامة*** (1\) تقديم دعم إداري رفيع المستوى للمدراء التنفيذيين، بما في ذلك إدارة جداولهم الزمنية والتعامل مع المكالمات الهاتفية والرسائل الإلكترونية والمراسلات. (2\) جدولة الاجتماعات والتعيينات وترتيبات السفر للمدراء التنفيذيين. وضمان تنظيم التقويمات الخاصة بهم وتحديثها باستمرار. (3\) إعداد وتحرير الوثائق والتقارير والعروض التقديمية للاجتماعات التنفيذية. والحفاظ على الملفات والسجلات وتنظيمها. (4\) العمل كوسيط بين المدراء التنفيذيين وبقية أعضاء الفريق. ونقل الرسائل والطلبات، ومعالجة المعلومات الحساسة بسرية تامة. (5\) تنسيق وتجهيز الاجتماعات والمؤتمرات والفعاليات. وقد يحضر الاجتماعات لتدوين المحاضر والمساعدة في الإجراءات اللاحقة. (6\) الإشراف على عمليات المكتب وضمان توفر اللوازم بشكل كافٍ. وإدارة معدات المكتب ومعالجة احتياجات الصيانة. (7\) مساعدة المدراء التنفيذيين في تحديد أولويات المهام وضمان الالتزام بالمواعيد النهائية. ومتابعة المهام والمشاريع المعلّقة. (9\) خبرة مثبتة في منصب أمين سر تنفيذي أو مساعد إداري أو دور مشابه. (10\) إتقان برامج المكتب، بما في ذلك معالجة النصوص وجداول البيانات وأدوات العروض التقديمية. (11\) مهارات تنظيمية قوية وقدرة فائقة على إدارة الوقت. (12\) مهارات اتصال وتفاعل شخصي ممتازة. (13\) حسّ عالٍ بالسرية والقدرة على التعامل مع المعلومات السرية. (14\) الانتباه للتفاصيل ومهارات حل المشكلات. (15\) القدرة على التكيّف والعمل في بيئة سريعة الخطى. (16\) قد يكون الإلمام بالمصطلحات والإجراءات الخاصة بالصناعة مفضّلًا. **المؤهلات والخبرة المطلوبة**: * درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة تكون مفضلة. * خبرة لا تقل عن **خمس سنوات** في منصب مساعد تنفيذي أو مساعد شخصي أو منسق تنفيذي، مع دعم المدراء التنفيذيين من المستوى C. * إجادة اللغة العربية أمرٌ مرغوبٌ للغاية. * مهارات تنظيمية وتخطيطية وقدرة عالية على أداء عدة مهام في آنٍ واحد. * انتباه استثنائي للتفاصيل مع القدرة على إدارة أولويات متعددة. * مستوى عالٍ من النزاهة والاحترافية والسرية. مكان العمل: حضوري