مراقب مستندات ومُساعِد إداري

وصف

الملخص: تتضمن هذه الوظيفة إنشاء وصيانة نظام لإدارة المستندات، وضمان التحكم الدقيق في المستندات، وتخزينها الآمن، وسهولة الوصول إليها، وتوفير دعم إداري وكتابي شامل. أبرز النقاط: 1. إدارة نظام إدارة المستندات الخاص بالمنظمة وحمايته. 2. ضمان الامتثال لمعايير الشركة ومتطلبات ISO واللوائح التنظيمية. 3. توفير دعم إداري وكتابي شامل. الغرض من الوظيفة يُعنى مراقب المستندات بإنشاء نظام إدارة المستندات الخاص بالمنظمة وصيانته وحمايته، مع ضمان التحكم الدقيق في جميع السجلات المؤسسية، والعقود، والسياسات، والإجراءات التشغيلية القياسية (SOPs)، والمستندات القانونية، والتراخيص، وملفات المشاريع، والمستندات التشغيلية، وتخزينها بشكل آمن، وتوفرها عند الحاجة. ويدعم هذا الدور جميع الإدارات من خلال الحفاظ على سلامة المستندات، وضمان الامتثال لمعايير الشركة ومتطلبات ISO والجهات التنظيمية، فضلاً عن تعزيز سير عمل المستندات بكفاءة عبر المنظمة. المهام الرئيسية إدارة المستندات * صيانة نظام مركزي لمراقبة المستندات لكافة الإدارات. * تسجيل المستندات وتصنيفها وفهرستها وأرشفتها واسترجاعها والتخلص منها وفقاً للإجراءات المتبعة في الشركة. * صيانة أنظمة التوثيق الإلكترونية والورقية. * ضمان امتلاك جميع المستندات الخاضعة للرقابة أرقاماً تعريفية فريدة وسجلات بتاريخ المراجعات. * مراقبة دورة حياة المستندات من مرحلة الإنشاء وحتى الأرشفة. ويقدّم المساعد الإداري دعماً إدارياً وكتابياً شاملاً لضمان التشغيل الفعّال اليومي للمنظمة. ويتمثل دوره في صيانة السجلات، وإعداد الوثائق، وتنسيق الأنشطة المكتبية، ومعالجة المراسلات، ودعم العمليات الإدارية، وضمان سير الاتصال بين الإدارات بسلاسة، مع الحفاظ على معايير عالية من الدقة والسرية. **المهام:** **الدعم الإداري** * أداء المهام الكتابية والإدارية اليومية. * إعداد الخطابات والمذكرات والتقارير والمراسلات الرسمية. * صيانة أنظمة التوثيق (الفيزيائية والإلكترونية). * تنظيم سجلات المكتب وتحديثها. * المساعدة في إعداد العروض التقديمية والتقارير. المؤهلات التعليمية والفنية Ø دبلوم أو درجة جامعية في إدارة الأعمال أو إدارة المكاتب أو التجارة أو تخصص ذي صلة. الخبرة Ø خبرة تتراوح بين سنتين وארבע سنوات في مجال الدعم الإداري أو الكتابي. Ø يُفضَّل أن تكون الخبرة في بيئة مؤسسية. Ø تُعد الخبرة في استخدام أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) ميزة إضافية. المهارات الفنية Ø حزمة مايكروسوفت أوفيس (إكسل، وورد، وبوربوينت، وأوتلوك) Ø أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) Ø أنظمة إدارة المستندات Ø إدخال البيانات Ø تشغيل معدات المكتب Ø إعداد التقارير الأساسية الراتب: ٢٠٠٠ ر.ق.‏ \- ٣٠٠٠ ر.ق.‏ شهريًا مكان العمل: شخصيًا