زميل – إدارة نظم المعلومات (برنامج تأطير القطريين)

وصف

الملخص: تتمثل هذه الوظيفة في دعم تنسيق أنشطة الفعاليات، مع التركيز على التخطيط وتنظيم والتحكم في فعاليات المجموعة لتعزيز صورتها ونقل رسائلها الأساسية إلى أصحاب المصلحة. أبرز النقاط: 1. وظيفة مبتدئة لا تتطلب خبرة سابقة، وهي مثالية للمهنيين الجدد. 2. فرصة لتنمية مهارات قوية في التنسيق والتواصل. 3. تشمل الإشراف المباشر على موظفي دعم الفعاليات والموردين الخارجيين. ملخص الغرض من الوظيفة سيكون شاغل هذه الوظيفة مسؤولًا عن دعم تنسيق جميع أنشطة الفعاليات، بما في ذلك التخطيط وتنظيم والتحكم في فعاليات المجموعة المصممة لتحسين صورة المجموعة وإنشاء قناة رئيسية لنقل الرسائل الأساسية إلى مختلف أصحاب المصلحة في المجموعة. الواجبات والمسؤوليات الأساسية حسب الأبعاد **أ. المساهمون والشؤون المالية:** * المساعدة في وضع الميزانيات المتعلقة بالتواصل الخارجي ومراقبتها لتيسير تنفيذ واستكمال استراتيجية التواصل. * المساعدة في رصد مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) للتواصل الخارجي وتحقيقها بشكل دوري. * تنفيذ مؤشرات الأداء الرئيسية وأفضل الممارسات في إدارة الفعاليات. * تعزيز الوعي بالتكاليف والكفاءة ورفع الإنتاجية، بهدف تقليل التكاليف وتجنب الهدر وتحسين العوائد للبنك. * العمل ضمن الحدود التي تُفوَّض للشاغل بموجب الصلاحيات المخولة له. **ب. العملاء (الداخليون والخارجيون):** * تعزيز وصيانة العلاقات مع وكالات تنظيم الفعاليات ومقدمي خدمات التموين والمقاولين وموزعي المعدات السمعية البصرية وغيرها. * التنسيق مع وحدات الأعمال المعنية لضمان تنسيق وظائف المجموعة وفعالياتها. * مساعدة العملاء في الاستفسارات كافة المتعلقة بمنتجات البنك والبحث عن حلول لمطالباتهم. * ممارسة الأنشطة وفق اتفاقيات مستوى الخدمة (SLAs) المبرمة مع الإدارات/الوحدات الداخلية لتحقيق تحسينات في وقت الإنجاز. * بناء علاقات قوية وفعالة مع الإدارات/الوحدات ذات الصلة لتحقيق أهداف المجموعة. * تقديم بيانات دقيقة وفي الوقت المناسب لمراجعي الحسابات الخارجيين والداخليين، ولإدارة الامتثال والرقابة المالية وإدارة المخاطر عند الطلب. **ج. الداخلي (الإجراءات والمنتجات واللوائح التنظيمية):** * تنظيم حجوزات أماكن الفعاليات الخاصة بخدمات بنك قطر الوطني (QNB) والمساعدة في ترتيب الاستقبالات والغداءات والعشاءات والفعاليات الخاصة الأخرى التي يستضيفها أو ينظمها البنك. وضمان إتمام جميع عمليات المشاركة والحصول على تأكيدات بشأن جميع الترتيبات قبل الموعد المحدد بوقت كافٍ. * التنسيق مع الإدارة العليا ذات الصلة في المجموعة لجمع المعلومات والمتطلبات اللازمة للحصول على مواصفات دقيقة للفعاليات وتخطيط عملية الفعاليات بفعالية. * توجيه أعمال الموظفين المتعاقدين، ومن بينهم المرشدون وحراس الأمن ومقدمو خدمات التموين والديكور، والإشراف الوظيفي على جميع موظفي دعم الفعاليات، ومن بينهم فرق الإعداد. * العمل على تعظيم قيمة الرعايات المتفق عليها لبنك قطر الوطني (QNB) وتنفيذ استراتيجية الرعاية الخاصة به، أي التخطيط المسبق، واختيار زوايا إعلامية جذابة، وقياس الفعالية مقارنةً بالمنافسين عبر وسائل الإعلام. * الحفاظ على جدول زمني محدَّث للفعاليات والإصدارات والرعاية المتعلقة بالفعاليات والمؤتمرات القادمة التي قد يهتم بها بنك قطر الوطني (QNB). * التعاون مع قطاعي التجزئة والخدمات المصرفية المؤسسية لتوفير موظفين مناسبين لإدارة أي من أجنحة بنك قطر الوطني (QNB) في الفعاليات المختلفة، والحفاظ على قوائم محدثة لمواقع الفعاليات المحتملة والأشخاص المؤهلين للدعوة لاستخدامها في تنظيم الفعاليات التي يرعاها أو يستضيفها البنك. * الإشراف على فتح وغلق المرافق قبل وبعد الفعاليات، والإشراف على إعداد الكراسي والطاولات والمنصات والديكور أو غيرها من المعدات. وضمان أن يتم الإعداد وفقًا لمتطلبات العقد ومع معايير السلامة وقواعد الوقاية من الحرائق والصحة. * إجراء جرد أولي ونهائي للعناصر المقدمة من مقدمي الخدمات، مثل البرامج التذكارية والتسجيلات والملصقات. * تصميم وإنتاج مخططات ترتيب القاعات عند الحاجة؛ والتنسيق بين احتياجات خدمة العملاء ومقدمي خدمات التموين والمعدات السمعية البصرية والأمن وغير ذلك من الخدمات المطلوبة. * توجيه وتنسيق والإشراف على أنشطة الموظفين والمتعاقدين من الباطن والموردين حسب الحاجة لإنجاز الفعاليات الموكلة بنجاح. **د. التعلُّم والمعرفة:** * تحديد مجالات التطوير المهني الذاتي بشكل استباقي واتخاذ خطوات لتنفيذ أنشطة التطوير. * السعي لمواكبة أحدث التطورات في المجال المهني باستمرار. **هـ. المسؤوليات القانونية والتنظيمية وإطار إدارة المخاطر:** * الامتثال لكافة المتطلبات القانونية والتنظيمية والداخلية المتعلقة بالامتثال، بما في ذلك -على سبيل المثال لا الحصر- سياسات وإجراءات الامتثال في المجموعة (مكافحة غسل الأموال وتمويل الإرهاب، وسياسة العقوبات، وسياسة حماية البيانات، وسياسة مكافحة الاحتيال، وسياسة الإبلاغ عن المخالفات، وسياسة تضارب المصالح والتعامل الداخلي). * فهم الأدوار المنوطة بك وفق مبدأ الخطوط الثلاثة للدفاع، وأداء تلك الأدوار بفعالية لتحديد المخاطر وقياسها ورصدها وإدارتها والإبلاغ عنها. * ضمان تحقيق نتائج جيدة منهجيًّا للعملاء وفقًا لسياسة مخاطر السلوك. * دعم إطار تحليل المخاطر التشغيلية (RCSA)، ومؤشرات المخاطر الرئيسية (KRI)، والإبلاغ عن الحوادث وتصحيحها، حسب الاقتضاء، وفقًا لمتطلبات إدارة المخاطر التشغيلية. * الحفاظ على المعرفة الملائمة لضمان الكفاءة الكاملة لأداء هذه الوظيفة. * إكمال جميع برامج التدريب الإلزامية التي يقدمها البنك، والوصول إلى المستويات المطلوبة من الكفاءة والحفاظ عليها. * حضور الحلقات الدراسية الإلزامية (الداخلية والخارجية) حسب توجيهات البنك. **و. أخرى:** * ضمان تطبيق أعلى معايير حماية البيانات والسرية لحماية المعلومات الحساسة تجاريًّا. * الحفاظ على أعلى درجات السرية فيما يتعلق بالمعلومات الخاصة بالعملاء والمعلومات الداخلية للبنك التي يتم الحصول عليها أثناء سير العمل، وتقديم هذه المعلومات فقط عند الحاجة إلى الإدارة العليا في بنك قطر الوطني (QNB)، ودوائر التدقيق والامتثال، والجهات التنظيمية المعنية. * الحفاظ على معايير مهنية عالية لدعم سمعة بنك قطر الوطني (QNB) وتعزيز مركزه الريادي في السوق. * جميع المهام والأنشطة الأخرى العرضية المتعلقة ببنك قطر الوطني (QNB) التي قد يطلبها الإدارة من وقت لآخر. المتطلبات التعليمية/الخبرة * درجة البكالوريوس، وبشكل مفضل في تخصصات الاتصالات والعلاقات العامة. * لا تشترط الخبرة، وهي وظيفة مبتدئة. المهارات الخاصة المطلوبة * مهارات ممتازة في التواصل الشفهي والكتابي والشخصي، بما في ذلك القدرة على التواصل الفعّال مع جميع مستويات وسائط الإعلام ومسؤولي التحليل الصناعي. * مهارات تنسيق قوية والقدرة على العمل مع مختلف الأطراف الداخلية والخارجية لضمان التنسيق الفعّال للفعاليات. \- درجة عالية من المبادرة والقدرة على العمل بأقل قدر ممكن من الإشراف. \- القدرة على تحديد فرص تسويقية جديدة للفعاليات استنادًا إلى الأولويات الرئيسية لبنك قطر الوطني (QNB). * الاهتمام بالتفاصيل والقدرة على التنبؤ بما سيحتاجه كل حدث؛ أي أن يكون الشخص مخططًا جيدًا في الأساس. * منظم جيدًا ودقيق. * مهارات كتابية وعرضية ممتازة. * مرن، ويتمتع بالقدرة على العمل ضمن المواعيد النهائية والحفاظ على مستويات عالية من الاحترافية تحت الضغط. * مهارات تواصل شفهية وكتابية ممتازة باللغتين الإنجليزية والعربية (مفضّل). * شخص متحفِّز ذاتيًّا ودقيق في التفاصيل. * عضو فريق مرن ويستطيع العمل وإنجاز المهام تحت الضغط.