مدير إداري – مقر العمل في الموقع

وصف

الملخص: يقدّم منسق الشؤون الإدارية دعماً إدارياً وكفاءة في الموارد البشرية، ويقوم بتنسيق الرواتب وتصاريح الدخول ووثائق الموظفين وأنشطة التدريب. أبرز النقاط: 1. فرصة لإدارة وظائف إدارية وموارد بشرية متنوعة. 2. تشمل الوظيفة مسؤوليات جوهرية تتعلق بإدارة الرواتب وإدارة الوصول. 3. التركيز على التنسيق والتنظيم وحفظ السجلات. **المسمى الوظيفي:** منسق الشؤون الإدارية **الإدارة:** الإدارة / الموارد البشرية **يتبع لـ:** مدير الموارد البشرية **موقع الوظيفة:** راس لفان **توفّر الشركة الطعام والسكن والمواصلات.** الغرض من الوظيفة: تقديم دعم إداري وكفاءة في الموارد البشرية، مع تحمل مسؤولية تنسيق الرواتب وإدارة تصاريح الدخول ووثائق الموظفين وتنسيق التدريب والأنشطة الإدارية اليومية. **المسؤوليات الرئيسية** **1\. الإدارة المالية للرواتب** * جمع والتحقق من بيانات الحضور الشهري والعمل الإضافي والإجازات وغيرها من المعلومات المتعلقة بالرواتب. * التنسيق مع قسم الموارد البشرية/التمويل لضمان معالجة الرواتب بدقة وفي الوقت المحدد. * الاحتفاظ بالسجلات والمستندات الداعمة المتعلقة بالرواتب. * متابعة التناقضات في الرواتب واستفسارات الموظفين. * إعداد وتقديم التقارير المطلوبة المتعلقة بالرواتب ضمن المواعيد النهائية المتفق عليها. * الحفاظ على سرية رواتب الموظفين ومعلوماتهم الشخصية. **2\. إدارة تصاريح الدخول / الوصول** * إدارة إصدار وتجديد وإلغاء تصاريح الدخول للموظفين والزوار والمتعاقدين والمركبات. * التنسيق مع قسم الأمن والإدارات المعنية للحصول على موافقات الوصول. * الاحتفاظ بسجل/قاعدة بيانات مُحدَّثة لتصاريح الدخول. * ضمان امتثال طلبات الوصول لسياسات الشركة ومتطلبات أمن الموقع. * مراقبة تواريخ الانتهاء والتنسيق لتجديدها في الوقت المناسب. **3\. تنسيق التدريب** * تنسيق برامج التدريب الداخلية والخارجية وفقاً لمتطلبات الإدارات. * إعداد جداول التدريب وتوصيلها للموظفين والإدارات المعنية. * ترتيب أماكن التدريب والمواد وقوائم الحضور وغير ذلك من المتطلبات اللوجستية. * الاحتفاظ بسجلات تدريب دقيقة ومصفوفات تدريب الموظفين. * التنسيق مع المدربين ومقدمي خدمات التدريب. * متابعة الشهادات والتقييمات ووثائق التدريب. **4\. الإدارة العامة** * الاحتفاظ بسجلات الموظفين والسجلات الإدارية ونظم الأرشفة. * إعداد الخطابات والتقارير والنماذج وجداول المتابعة والمراسلات الإدارية. * تنسيق السكن والمواصلات ومرافق المكتب/الموقع أو غيرها من المتطلبات الإدارية حسب التكليف. * دعم أنشطة استقدام الموظفين وانفصالهم. * التنسيق مع إدارات الموارد البشرية والتمويل والأمن والتشغيل وغيرها من الإدارات في الأمور الإدارية. * ضمان الاحتفاظ بالمستندات الإدارية بشكل سليم وسهولة الوصول إليها. * أداء المهام الأخرى التي يكلف بها مدير الموارد البشرية. المهارات والكفاءات الرئيسية * مهارات إدارية وتنظيمية قوية. * معرفة جيدة بإجراءات الرواتب والحضور. * خبرة في إجراءات إدارة تصاريح الدخول/التحكم في الوصول. * مهارات قوية في التنسيق والمتابعة. * إجادة جيدة لبرامج مايكروسوفت أوفيس، وبخاصة إكسل وورد. * القدرة على الاحتفاظ بسجلات دقيقة ومعالجة المعلومات السرية. * مهارات تواصل واجتماعية جيدة. * القدرة على إدارة مهام متعددة والالتزام بالمواعيد النهائية. * الانتباه للتفاصيل وقدرة على حل المشكلات. المؤهلات والخبرة * دبلوم أو درجة بكالوريوس في إدارة الأعمال أو الموارد البشرية أو تخصص ذي صلة. * **سنة واحدة من الخبرة الإدارية/البشرية ذات الصلة**، ويفضل أن تكون في بيئة قائمة على الموقع أو في قطاع التشييد أو المرافق أو الصناعة أو الشركات. * يُفضَّل أن تكون لدى المتقدّم خبرة في تنسيق الرواتب وإدارة التصاريح/الوصول وإدارة التدريب. الراتب: ٢٠٠٠٫٠٠ ريال قطري شهريًا مكان العمل: شخصيًا