مدير الوثائق – قسم الهندسة والمشاريع

وصف

الملخص: سيتولى مدير الوثائق إدارة جميع الوثائق المتعلقة بالمشروع والمراسلات والتواصل الخاصين بإدارة الهندسة، مع ضمان التنظيم السليم وإمكانية الوصول إليها. أبرز النقاط: 1. إدارة وصيانة وثائق المشاريع الخاصة بمشاريع التجهيز. 2. تنسيق تبادل الوثائق مع فرق المشاريع والاستشاريين والعملاء. 3. ضمان امتثال الوثائق لمعايير الشركة ومتطلبات المشروع. **مدير الوثائق – قسم الهندسة \& المشاريع** **الشركة:** مايفن للتعاقد والخدمات\- التصميم الداخلي وعقود التجهيز **الموقع:** لوسيل **القسم:** الهندسة / تنفيذ المشاريع **نوع الوظيفة:** دوام كامل **عن شركتنا** مايفن شركة رائدة في مجال التصميم الداخلي وتنفيذ مشاريع التجهيز، وتُقدِّم مشاريع تجارية وسكنية عالية الجودة. ونحن نبحث عن **مدير وثائق** دقيق في التفاصيل لدعم فريقنا الهندسي المسؤول عن تنفيذ المشاريع، وذلك لضمان سير عمليات الوثائق بسلاسة، وتنظيم المراسلات، وحفظ سجلات المشاريع بكفاءة. **ملخص الوظيفة** سيكون على عاتق مدير الوثائق مسؤولية إدارة جميع الوثائق والمراسلات والتواصل المتعلقة بالمشروع لإدارة الهندسة. وتتمثل هذه المهمة في ضمان أن تكون جميع ملفات المشروع والرسائل الإلكترونية والرسومات والتقارير منظمةً بشكل سليم ومُتعقَّبةً ومُحفوظةً وأسهل ما يمكن الوصول إليها من قِبل فريق تنفيذ المشاريع. **المهام الرئيسية** * إدارة وتنظيم وصيانة جميع وثائق المشروع (الرسومات ووثائق التقديم وطلبات المعلومات (RFIs) وقوائم الإرسال والتقارير والملفات الفنية) الخاصة بمشاريع التجهيز الجارية. * التعامل مع المراسلات والرسائل الإلكترونية الداخلة والخارجة الخاصة بالمشروع نيابةً عن الفريق الهندسي. * تسجيل وتعقُّب وتوزيع وثائق المشروع وفقًا لإجراءات الشركة وجدول توقيت المشروع. * الحفاظ على نظام ملفات منظم (رقمي و/أو مادي) لكل مشروع، مع ضمان التحكم في الإصدارات وإمكانية التتبع. * التنسيق مع المهندسين الميدانيين ومدراء المشاريع والاستشاريين والعملاء لضمان تبادل الوثائق والمعلومات في الوقت المناسب. * إعداد وتحديث سجلات التحكم في الوثائق (سجلات الإرسال، وسجلات طلبات المعلومات، وسجلات تقديم المستندات، وسجلات المراسلات). * ضمان امتثال جميع الوثائق لمعايير الشركة ومتطلبات المشروع. * متابعة الموافقات المعلقة والردود والمراسلات المعلقة. * دعم الفريق الهندسي في إعداد التقارير ومحاضر الاجتماعات وتحديثات حالة المشروع. * أرشفة وثائق المشروع المنجزة للمراجعة المستقبلية والتدقيق. **المتطلبات** * درجة البكالوريوس أو الدبلوم في الهندسة أو العمارة أو إدارة الأعمال أو تخصص ذي صلة. * خبرة لا تقل عن \[2–3] سنوات كمدير وثائق، ويُفضَّل أن تكون ضمن شركات التجهيز أو البناء أو التصميم الداخلي. * معرفة قوية بأنظمة وإجراءات التحكم في الوثائق (والخبرة في استخدام برامج مثل Aconex أو SharePoint أو ما يشابهها تُعدُّ ميزة إضافية). * مهارات تنظيمية ومتعددة المهام ممتازة مع اهتمامٍ عالٍ بالتفاصيل. * مهارات اتصال كتابية وشفهية ممتازة باللغة الإنجليزية (وإتقان اللغة العربية يُعدُّ ميزة إضافية). * إجادة استخدام حزمة Microsoft Office (Excel وWord وOutlook). * القدرة على العمل بفعالية مع الفرق الهندسية وفرق التنفيذ الميدانية ضمن جداول زمنية ضيقة. الراتب: 1,158\.44 ر.ق إلى 9,434\.36 ر.ق شهريًا مكان العمل: شخصيًا