الملخص: يقوم مدير الوثائق الأول بإدارة وصيانة جميع الوثائق الخاصة بالمشروع والشركة لمشاريع النفط والغاز، ويضمن الامتثال والسرية طوال دورة حياة المشروع. أبرز النقاط: ١. إدارة ورقابة الوثائق الخاصة بمشاريع النفط والغاز ٢. ضمان الامتثال لمتطلبات العميل واللوائح التنظيمية ومتطلبات الشركة ٣. إدارة منصات أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية/الوثائقية مثل Aconex وSharePoint وProcore **ملخص الوظيفة** يتمثل دور مدير الوثائق الأول في إدارة ورقابة وصيانة جميع الوثائق الخاصة بالمشروع والشركة لمشاريع النفط والغاز. وتتضمن هذه المهمة ضمان اتباع إجراءات رقابة الوثائق السليمة، والتحكم في الإصدارات، والحفاظ على السرية، والامتثال لمتطلبات العميل واللوائح التنظيمية ومتطلبات الشركة طوال دورة حياة المشروع. **المهام الرئيسية:** * إنشاء وتنفيذ وصيانة نظم وإجراءات رقابة الوثائق بما يتماشى مع معايير المشروع والشركة. * إدارة الوثائق الداخلة والخارجة الخاصة بالمشروع، بما في ذلك الرسومات والمواصفات والمراسلات والتقارير والأدلة. * ضمان ترقيم الوثائق بشكل سليم والتحكم في التعديلات والتوزيع والأرشفة. * صيانة السجلات الإلكترونية والورقية للوثائق وسجلات التتبع. * التنسيق مع فرق المشروع والمهندسين والاستشاريين والعملاء فيما يتعلق بتقديم الوثائق وتوزيعها. * ضمان تقديم الوثائق للعميل في الوقت المحدد واستلام الموافقات/التعليقات. * تتبع حالة الوثائق والتعديلات وأوقات الإنجاز. * ضمان الامتثال لمعايير ISO وإجراءات العميل المتعلقة برقابة الوثائق ومتطلبات قطاع النفط والغاز. * دعم عمليات التدقيق الداخلية والخارجية من خلال توفير الوثائق والسجلات المطلوبة. * ضمان السرية والتعامل الآمن مع الوثائق الحساسة الخاصة بالمشروع. * إدارة ومنصة أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية/الوثائقية مثل Aconex وSharePoint وProcore أو الأنظمة المماثلة. * تدريب موظفي المشروع على إجراءات وأنظمة رقابة الوثائق. * مراقبة أداء النظام وتقديم توصيات لتحسينه. * إعداد تقارير رقابة الوثائق، بما في ذلك حالة الوثائق والتقديمات المتأخرة وسجلات الإرسال. * ضمان تسليم الوثائق بشكل سليم عند إنهاء المشروع. * صيانة السجلات وفقًا لمتطلبات الاحتفاظ بها ومتطلبات إنهاء المشروع. **المؤهلات والخبرة** * درجة البكالوريوس أو الدبلوم في إدارة الأعمال أو الهندسة أو مجال ذي صلة. * خبرة لا تقل عن **٨–١٢ سنة** في مجال رقابة الوثائق، منها على الأقل **٥ سنوات** في مشاريع النفط والغاز. * معرفة قوية بمعايير وسير عمل الوثائق في قطاع النفط والغاز. **المهارات والكفاءات** * خبرة متقدمة في نظم رقابة الوثائق ومنصات أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية. * دقة عالية في التفاصيل ومهارات تنظيمية قوية. * القدرة على إدارة كميات كبيرة من الوثائق الفنية. * مهارات اتصال وتنسيق ممتازة. * القدرة على العمل تحت الضغط والوفاء بمواعيد تسليم المشروع. نوع الوظيفة: دائمة أسئلة التقديم: * كم عدد سنوات الخبرة التي تمتلكها في مجال إدارة الوثائق؟ * كم من الوقت تحتاجه للانضمام بعد الاختيار؟