مساعد مكتب مبتدئ

وصف

الملخّص: تتمثل هذه الوظيفة في دعم الإدارة القسمية وصيانة المستندات والمهمات اللوجستية، وتحسين أنظمة التصنيف وتنسيق المستندات عبر الأقسام. أبرز النقاط: 1. يدعم الإدارة الفعّالة وصيانة المستندات 2. يحافظ على أنظمة التصنيف وقواعد البيانات المنظمة 3. يساعد في عمليات المكتب وخدمات الضيوف ### **معلومات عامة** رقم المرجع 2600008I الموقع قطر\-الدوحة عائلة الوظيفة الشركات والتجارية * تاريخ الإغلاق: 2026\-06\-29 ### **الوصف** **عن هذه الوظيفة:** يدعم متطلبات الإدارة الفعّالة لصيانة المستندات والدعم اللوجستي للمدير المباشر والقسم، ويحسّن وينظّم نظام التصنيف وقاعدة البيانات بشكل منهجي، وينسّق المستندات عند الحاجة مع الأقسام الأخرى. **المسؤوليات الرئيسية** * توزيع المراسلات والبريد وإرسال الفاكسات. تسجيل جميع المستندات الداخلة والخارجة بطريقة فعّالة وكفؤة. * الاضطلاع بمهام استقبال الجمهور عند الكونتر، وتوجيه الموظفين ومساعدتهم في التواصل مع الموظفين المعنيين عند الحاجة. * تنظيم وإعداد المشروبات والوجبات الخفيفة للاجتماعات. مساعدة العملاء/الضيوف عند الحاجة. * الحفاظ على نظام تصنيف سليم. تصنيف المستندات والرسائل وغيرها من المراسلات في ملفات متناسبة للحفاظ على ملفات مرتبة وحديثة ونظيفة في جميع الأوقات. * تصنيف جميع المستندات في الملفات/المجلدات المخصصة لها خلال 24 ساعة من وقت استلامها، دون أخطاء. مساعدة موظفي القسم في معالجة السجلات المختلفة وتحديثها والحفاظ عليها. * تحديث قاعدة البيانات والحفاظ عليها في جميع الأوقات. * رصد استهلاك مستلزمات المكتب/المطبخ وتحضير طلبات إعادة التزود لضمان توفر المستلزمات الكافية واستمرار سير عمليات المكتب بسلاسة. * القيام بأنشطة التنظيف في المنطقة والحفاظ على نظافتها وترتيبها. * غسل وتنظيف المواد الموجودة في المطبخ بحيث تكون جاهزة للاستخدام باستمرار. * إعداد وتقديم المشروبات للموظفين والضيوف وأداء جميع مهام المطبخ الأخرى. * أداء مهام أخرى تتعلق بهذه الوظيفة حسب توجيهات رئيس القسم. ### **المؤهلات** **عنك أنت:** * مهارات أساسية في القراءة والكتابة والحساب، ومهارات تواصل باللغة الإنجليزية لمُتَوَظِّفي المستوى المبتدئ \- دون خبرة عمل سابقة مرتبطة بالوظيفة. * القدرة على تعزيز روح العمل الجماعي بين أعضاء الفريق. * القدرة على معالجة المعلومات السرية والعمل بها، وإدارة المهام بشكل ذاتي. * كفاءة إدارية ممتازة لدعم احتياجات القسم. https://aa115\.taleo.net/careersection/QA\_External\_CS/jobapply.ftl?lang\=en\&job\=2600008I