نحن نبحث عن منسق إداري ومكتبي ضمان التشغيل السلس والفعال لبيئة المكتب. إنهم نقطة الاتصال المركزية لمختلف المهام الإدارية والدعم اللوجستي، مما يمكن أعضاء الموظفين الآخرين من التركيز على مسؤولياتهم الأساسية. **المسؤوليات الخاصة بمنسق الإدارة والمكتب** * عمليات المكتب وإدارته * الحفاظ على النظام في المكتب: التأكد من أن المكتب منظم بشكل جيد، ونظيف ووظيفي. ويمكن أن يشمل ذلك إدارة الإمدادات، والمعدات، والبيئة العامة للمكتب. \* * إدارة الإمدادات: مراقبة مخزون مستلزمات المكتب، والأدوات الكتابية، والأساسيات الأخرى، وتقديم الطلبات عند الحاجة لضمان توفر المخزون الكافي. \* * تنسيق المرافق: التواصل مع إدارة المبنى أو البائعين الخارجيين للصيانة والإصلاحات، وضمان أن تكون مساحة المكتب في حالة عمل جيدة. \* * إدارة البائعين: العمل كنقطة اتصال مع البائعين ومقدمي الخدمات، وإدارة العقود، والإشراف على تقديم الخدمات. \* * الدعم الإداري * مركز الاتصالات: الرد على المكالمات الهاتفية وتوجيهها، وإدارة البريد الوارد والصادر والمراسلات، والرد على رسائل البريد الإلكتروني. \* * الجدولة وإدارة التقويم: تنسيق وجدولة الاجتماعات، والمواعيد، والفعاليات للأفراد أو الفرق، وإدارة التقاويم لتجنب التعارضات. \* * إدارة المستندات: تنظيم وحفظ السجلات الورقية والإلكترونية، والحفاظ عليها بطريقة تضمن سهولة الوصول إليها والاحتفاظ بها بشكل صحيح. \* * ترتيبات السفر: القيام بترتيبات السفر للموظفين، بما في ذلك حجز رحلات الطيران، والإقامة، ووسائل النقل. \* * إعداد التقارير والعروض التقديمية: المساعدة في إعداد التقارير، والعروض التقديمية، وجداول البيانات، وغيرها من المستندات حسب الحاجة. \* * التنسيق بين الأقسام والجهات الخارجية * التواصل الداخلي: تسهيل الاتصال بين الأقسام المختلفة وأعضاء الموظفين. \* * استقبال الزوار: ترحيبًا بالزوار والعملاء والضيوف، وتوجيههم إلى الموظفين المناسبين. \* * الدعم في مهام الموارد البشرية: قد يساعد في مهام مثل استقبال الموظفين الجدد، والحفاظ على سجلات الموظفين، أو تنسيق جلسات التدريب. \* * المهام المالية الأساسية: قد تشمل معالجة الفواتير، وإدارة الصندوق الصغير، وتتبع المصروفات، ودعم أنشطة المحاسبة. **المؤهلات المطلوبة** * درجة البكالوريوس في إدارة المشاريع أو مجال ذي صلة قد تكون مفضلة * خبرة عملية سابقة كمنسق إداري ومكتبي أو دور مشابه * الإلمام بإدارة المشاريع * معرفة أساسية بالقوانين العمالية والقانونية للشركات * خبرة عملية باستخدام برامج Microsoft Office وMicrosoft Excel * مهارات كتابة وتحرير عالية الكفاءة * مهارات تنظيم البيانات * الانتباه للتفاصيل القدرة على الانتقال/إعادة الموقع: * الدوحة: الانتقال بشكل موثوق أو التخطيط لإعادة الموقع قبل بدء العمل (مفضل) الخبرة: منسق إداري ومكتبي: 5 سنوات (مفضل)** نوع الوظيفة: دوام كامل