**وصف الشركة** **اعمل معنا. غيّر العالم.** في شركة أيكوم، نُسهم في بناء عالمٍ أفضل. سواءً كان ذلك عبر تحسين وسائل النقل الخاصة بك، أو ضمان استمرار إمدادات الكهرباء، أو توفير الوصول إلى مياه نظيفة، أو إعادة تشكيل أفق المدن، فإن أعمالنا تساعد الأفراد والمجتمعات على الازدهار. ونحن شركة الاستشارات الهندسية الموثوقة عالميًا في مجال البنية التحتية، ونعمل بالشراكة مع عملائنا لحل أعقد التحديات العالمية وبناء إرثٍ يعود بالنفع على الأجيال القادمة. لم تكن هناك وقتًا أفضل للانضمام إلى أيكوم. ومع تسارع الاستثمارات في البنية التحتية على مستوى العالم، فإن خدماتنا تشهد طلبًا كبيرًا. وندعوك لتقديم أفكارك الجريئة وأحلامك الكبيرة والانضمام إلى فريق عالمي يضم أكثر من ٥٠٬٠٠٠ مخطط ومصمم ومُهندس وعالم ومبتكِر رقمي ومدير برامج وإنشاءات ومحترفين آخرين يُنفّذون مشاريع تترك أثرًا إيجابيًا ملموسًا في جميع أنحاء العالم. نحن فريق عالمي واحد يوحّدنا هدف مشترك هو بناء عالمٍ أفضل. انضم إلينا. **وصف الوظيفة** ملخّص الدور يركّز هذا الدور أساسًا على تقديم الدعم الإداري اليومي لأنشطة قسم مشاريع الطرق (RPD) ودعم الأهداف الاستراتيجية و«إجراءات الذكاء» (SMART). المهام والمسؤوليات * تنسيق مستلزمات معدات المكتب واللوازم المكتبية. * إعداد المراسلات والتقارير ومواد العروض التقديمية والمعلومات المتعلقة بالمشروع. * تحديث وتتبع معلومات الموظفين ومخططي الإجازات (بما في ذلك تغطية الإجازات). * تنسيق السفر وترتيبات الاجتماعات والفعاليات. * الرد على المكالمات الهاتفية. * استلام المراسلات المتعلقة بالمشروع وتوزيعها على الجهات المعنية. * إنشاء هيكل ملفات وصيانته للمراسلات الداخلة والخارجة. * الإدارة اليومية للتقويمات لضمان عدم حدوث تعارضات وتحقيق كفاءة العمل. * التأكد من عرض جميع المراسلات التي تتطلب التوقيع من رئيس القسم/المدراء في الوقت المناسب. * تحويل المستندات بصيغة PDF إلى إصدارات قابلة للقراءة بواسطة برنامج أدوبي أكروبات. * إعداد تسميات الأقراص المدمجة (CD) ونسخ الملفات عليها. * رفع القوالب/المستندات الجديدة إلى نظام إدارة المشاريع (PMDS). * دعم إعداد التقرير الشهري للتقدم (رفعه على منصة SharePoint / إصدار خطابات الإرسال / تجميع المستندات). * التنسيق مع الفريق لتحديث التقارير الدورية. * تنسيق وترتيب الاجتماعات والمؤتمرات والمقابلات والأماكن، وكذلك إرسال الدعوات وتنظيم بطاقات الدخول، وجمع بطاقات العمل من الضيوف وإعداد قوائم جهات الاتصال. * إعداد وتوزيع الدعوات وجدول الأعمال ومحاضر الاجتماعات. * إدارة وحجز قاعات الاجتماعات/المؤتمرات. * صيانة الملفات – سواء كانت نسخًا ورقية أو إلكترونية. * إدارة محتوى نظام إدارة المشاريع (PMIS) وتحديث/تتبع معلومات الموظفين لقائمة جهات اتصال الموظفين. * تحديث وصيانة خريطة الطابق بشكل دوري. * التنسيق مع فريق الموارد البشرية/التوظيف/المدراء وترتيب المقابلات الهاتفية أو عبر سكايب أو المباشرة أو وجهاً لوجه. * تنسيق وتوفير محطات العمل واللوازم المكتبية والمتطلبات التقنية (IT) للموظفين الجدد. * مراجعة قائمة مراجعة الموظف الجديد ومساعدته في الحصول على بطاقة الهوية الخاصة بالشركة والمتطلبات التقنية وغيرها من المتطلبات المتعلقة بالعمل. * طلب وتوفير معدات الحماية الشخصية (PPE) والسيارات المشتركة/السائقين للفريق عند الحاجة. * مساعدة الموظفين المغادرين في إجراءات التسليم. * تنسيق وإدارة وتجهيز طلبات تصاريح الزوّار والموردين للجهات الحكومية والمقاولين والموردين عند الحاجة. * تنسيق كشوف الحضور اليدوية. * تحديث وصيانة قائمة الحضور. * إدارة صندوق الإسعافات الأولية وتحديث السجلات الخاصة به. * تشغيل معدات المكتب وحل المشكلات البسيطة في مختلف آلات المكتب مثل: الهواتف، ومعدات الصوت والفيديو، وآلات التصوير/الطابعات/الماسحات الضوئية، وآلات التقطيع، وآلات الثقب الثقيلة، وأجهزة الكمبيوتر المكتبية، وأجهزة الفاكس، وأجهزة الكمبيوتر المحمولة، والشاشات، وآلات التصفيح. * طلب الدعم التقني لأي معدات تحتاج إلى صيانة. * ترتيب الغداء خلال «غداء التقدير» والوجبات الخفيفة الصحية للاجتماعات عند الحاجة. * إدارة إمدادات المطبخ (من خلال شركة «تي بويز») ونظافة الطابق (من خلال طاقم التنظيف)، وتقديم طلبات الشراء شهريًا أو حسب الحاجة. * تغطية إجازات الزملاء عند الحاجة. * التواصل مع دائرة الخدمات العامة (PWA) بشأن القضايا المستمرة المتعلقة بالصيانة وأثاث المكاتب وبطاقات هوية PWA ووصول السيارات إلى مواقفها وغيرها. * المساعدة في تخطيط وتنسيق الفعاليات التي تعزز روح الفريق والتعاون. * مراجعة الخطابات التي تحتوي على أخطاء إملائية وتحريرها قبل إرسالها إلى الجهات المختصة للتوقيع. * أداء مهام ضبط المستندات حسب المتطلبات في القسم/الفريق الوظيفي المخصص. * معالجة نماذج «تصريح التحرك» (ATM). ومهام أخرى يتم تعيينها. العلاقات الوظيفية * العمل التعاوني مع فرق قسم مشاريع الطرق (RPD) والإدارات الأخرى ذات الصلة لضمان أداء جميع المهام الإدارية المطلوبة بفعالية وفي الوقت المناسب. وتشمل جهات الاتصال ما يلي دون حصر: * رئيس القسم/المدير الوظيفي أو القطاعي المُعيّن * أعضاء الفريق الوظيفي أو القطاعي المُعيّنين * رئيس وظيفة الإدارة * الزملاء الإداريون الآخرون * مراقبو المستندات * إدارة الخدمات العامة * إدارة تكنولوجيا المعلومات (IT) * جهات أخرى يتم تعيينها * عمال الشاي، وطاقم التنظيف، وطاقم الصيانة، والأمن، والممرضة **المؤهلات** * شهادة ثانوية عامة أو ما يعادلها إلزامية؛ ويفضّل أن تكون شهادة زميلية في تخصص إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة * خبرة إدارية تتراوح بين سنة وثلاث سنوات في بيئة مكتبية احترافية * إتقان مجموعة برامج مايكروسوفت أوفيس (Word، Excel، PowerPoint) * مهارات تنظيمية قوية مع القدرة على أداء عدة مهام في وقت واحد وتحديد الأولويات بفعالية * مهارات اتصال كتابية وشفهية ممتازة * الاهتمام بالتفاصيل ودقة عالية في العمل * القدرة على الحفاظ على سرية المعلومات والتعامل باحتراف مع المعلومات الحساسة * مهارات ممتازة في خدمة العملاء وموقف إيجابي واستباقي * معرفة أساسية في المحاسبة * القدرة على العمل بشكل مستقل وفي إطار الفريق * الإلمام بمعدات المكتب والتقنيات المستخدمة فيه **معلومات إضافية** **عن شركة أيكوم** تفخر شركة أيكوم بتقديم مجموعة شاملة من المزايا لتلبية الاحتياجات المتنوعة لموظفيها. وحسب حالة التوظيف، قد تشمل مزايا أيكوم ما يلي: التأمين الصحي والأسناني والبصري وتأمين الحياة وتأمين الوفاة والعجز الناتج عن الحوادث (AD&D) وتأمين الإعاقة والاستحقاقات المدفوعة، وإجازات مدفوعة الأجر، وفترات الإجازة، والمزايا الاختيارية، والامتيازات، وخيارات العمل المرنة، وموارد الرفاهية، وبرنامج المساعدة للموظفين، وتأمين السفر التجاري، وجوائز التقدير لسنوات الخدمة، وخطة الادخار للتقاعد، وخطة شراء أسهم الشركة للموظفين. أيكوم هي الشركة الرائدة عالميًا في مجال البنية التحتية، ومُلتزمة ببناء عالمٍ أفضل. وبصفتها شركة خدمات احترافية موثوقة تتمتع بقدرات تقنية عميقة، فإنها تحل التحديات المعقدة لعملائها في مجالي المياه والبيئة، والطاقة، والنقل، والمباني. وتعمل فرقنا بالشراكة مع العملاء من القطاعين العام والخاص لإيجاد حلول مبتكرة ومستدامة ومرنة تغطي دورة حياة المشروع بأكملها – من الاستشارات والتخطيط والتصميم والهندسة، إلى إدارة البرامج والمشاريع الإنشائية. وأيكوم شركة ضمن قائمة فورتشن ٥٠٠، وحققت إيرادات بلغت ١٦٫١ مليار دولار أمريكي في السنة المالية ٢٠٢٤. لمزيد من المعلومات، يُرجى زيارة الموقع الإلكتروني aecom.com. **ما الذي يجعل شركة أيكوم مكانًا رائعًا للعمل** ستكون جزءًا من فريق عالمي يدعم نموك وطموحاتك المهنية. وستعمل على مشاريع رائدة – سواء في مجتمعك المحلي أو على المستوى العالمي – تُحدث تغييرًا جذريًا في قطاعنا وتشكّل مستقبله. وباستخدام أحدث التقنيات وشبكة من الخبراء، ستتوفر لك الموارد اللازمة لتحقيق أثرٍ حقيقي. كما أن برامجنا التدريبية والتطويرية الحائزة على جوائز صُمّمت لتوسيع خبراتك التقنية ومهاراتك القيادية، مما يساعدك على بناء المسار المهني الذي حلمت به دائمًا. وهنا ستجد بيئة عمل مرحبة تقوم على الاحترام والتعاون والانتماء – حيث تتمتع بالحرية للنمو في عالمٍ من الفرص. وبصفتنا صاحب عمل يؤمن بمبدأ تكافؤ الفرص، فإننا نؤمن بإمكاناتك ونسعى لمساعدتك على تحقيقها. وسيتم الاحتفاظ بجميع معلوماتك سرية وفقًا لمبادئ تكافؤ الفرص في التوظيف (EEO).