مدير مكتب الاستقبال

وصف

الملخص: يساعد مدير المكتب الأمامي في إدارة وظائف المكتب الأمامي والإشراف على الموظفين لضمان كفاءة عمليات تسجيل الوصول والتسجيل المغادرة وتعظيم الأداء المالي للقسم. أبرز النقاط: 1. إدارة عمليات المكتب الأمامي اليومية وخدمات الضيوف. 2. قيادة فريق مكتب الاستقبال وتطويره مع التركيز على رضا الضيوف. 3. ضمان تقديم خدمة عملاء استثنائية ودعم الأنشطة المتعلقة بالموارد البشرية. **معلومات إضافية** **رقم الوظيفة**26074111 **فئة الوظيفة**الغرف وعمليات خدمات الضيوف **الموقع**طريق السلوة، الدوحة، قطر، قطر **الجدول الزمني**دوام كامل **هل الموقع عن بُعد؟**لا **نوع المنصب** إداري **ملخص الوظيفة** يساعد مدير المكتب الأمامي في إدارة وظائف المكتب الأمامي والإشراف على الموظفين يوميًا. وتشمل مناطق المكتب الأمامي طاقم الجرس/الباب، ووحدة التحويلات الهاتفية، وخدمات الضيوف/مكتب الاستقبال. ويُوجِّه هذا المنصب المدراء والموظفين ويعمل معهم لتنفيذ الإجراءات التي تضمن كفاءة عمليات التسجيل عند الوصول والمغادرة. ويحرص على رضا الضيوف والموظفين ويعظم الأداء المالي للقسم. **ملف المرشح** **التعليم والخبرة** * شهادة ثانوية عامة أو ما يعادلها (GED)؛ وخبرة سنتين في مجال خدمات الضيوف أو مكتب الاستقبال أو مجال احترافي ذي صلة. أو * درجة جامعية لمدة سنتين من جامعة معتمدة في تخصص إدارة الفنادق والمطاعم أو الضيافة أو الإدارة التجارية أو تخصص ذي صلة؛ دون الحاجة إلى خبرة عملية. **الأنشطة الأساسية في العمل** **الحفاظ على أهداف خدمات الضيوف ومكتب الاستقبال** * إدارة العمليات اليومية لضمان الجودة والمعايير وتلبية توقعات العملاء يوميًا. * وضع أهداف محددة وخطط لتحديد الأولويات وتنظيم العمل وإنجازه. * التعامل مع الشكاوى وتسوية النزاعات وحل الخلافات والمشكلات، أو التفاوض مع الآخرين عند الضرورة. * الإشراف على مستويات الطاقم العامل لضمان تلبية متطلبات خدمة الضيوف والاحتياجات التشغيلية والأهداف المالية. * ضمان حدوث اتصال منتظم ومستمر مع الموظفين لإطلاعهم على أهداف العمل وتوصيل التوقعات، وتقدير الأداء، وإنتاج النتائج المرجوة. * فهم أثر عمليات القسم على الأهداف والغايات المالية العامة للممتلكات، والإدارة بما يحقق هذه الأهداف أو يتجاوزها. **دعم إدارة فريق مكتب الاستقبال** * استخدام المهارات الشخصية والتواصلية لتوجيه الآخرين والتأثير فيهم وتحفيزهم؛ والدعوة إلى اتخاذ قرارات مالية وتجارية سليمة؛ وإظهار الصدق والنزاهة؛ والقيادة بالقدوة. * تشجيع بناء الثقة المتبادلة والاحترام والتعاون بين أعضاء الفريق. * التصرف كنموذج يحتذى به لإظهار السلوكيات الملائمة. * الإشراف على الموظفين وإدارتهم. وإدارة جميع العمليات اليومية. وفهم مواضع الموظفين جيدًا لأداء مهامهم في حالة غيابهم. * إقامة علاقات مفتوحة وتعاونية مع الموظفين والتأكد من أن يقوم الموظفون بذلك داخل الفريق أيضًا. * الإشراف على جميع مجالات المكتب الأمامي في حالة غياب مدير المكتب الأمامي أو نائبه. **ضمان تقديم خدمة عملاء استثنائية** * تقديم خدمات تفوق التوقعات لرضا العملاء والاحتفاظ بهم. * تحسين الخدمة من خلال التواصل ومساعدة الأفراد على فهم احتياجات الضيوف، وتوفير التوجيه والتعليقات والتدريب الفردي عند الحاجة. * الرد على مشكلات الضيوف وشكاواهم والتعامل معها. * إعطاء مثال إيجابي في علاقات الضيوف. * تمكين الموظفين من تقديم خدمة عملاء ممتازة. * مراقبة سلوكيات الموظفين في تقديم الخدمة وتقديم التعليقات الفردية لهم. * التفاعل مع العملاء للحصول على ملاحظاتهم حول جودة المنتج ومستويات الخدمة والرضا العام. * التأكد من فهم الموظفين لتوقعات خدمة العملاء ومعاييرها. * التفاعل مع الضيوف للحصول على ملاحظاتهم حول جودة المنتج ومستويات الخدمة. * التأكيد على رضا الضيوف في جميع الاجتماعات القسمية والتركيز على التحسين المستمر. **إدارة المشاريع والسياسات** * تنفيذ برنامج تقدير العملاء/خدمة العملاء، والتواصل بشأنه وضمان تطبيقه. * تدريب الموظفين ومراقبة الالتزام بجميع سياسات الائتمان والإجراءات لتقليل الديون المعدومة والاستردادات. * الإشراف على إجراءات البيع في نفس اليوم لتحقيق أقصى عائد من الغرف والتحكم في نسبة اشغال الممتلكات. * الإشراف على عمليات نوبات مكتب الاستقبال اليومية وضمان الامتثال لجميع السياسات والمعايير والإجراءات. * التأكد من تطبيق سياسات الممتلكات بشكل عادل ومتسق، وإكمال إجراءات التأديب والتوثيق وفقًا لإجراءات التشغيل القياسية والمحلية (SOPs وLSOPs) ودعم عملية المراجعة من الزملاء. **دعم الأنشطة المتعلقة بالموارد البشرية** * دعم الاحتياجات التنموية للآخرين من خلال التدريب والإرشاد أو مساعدتهم بطريقة أخرى على تحسين معرفتهم أو مهاراتهم. * طلب ملاحظات الموظفين، واستخدام سياسة "الباب المفتوح" ومراجعة نتائج رضا الموظفين لتحديد المشكلات أو المخاوف المتعلقة بالموظفين ومعالجتها. * إبلاغ مدير القسم ودائرة الموارد البشرية بأي قضايا تتعلق برضا الموظفين. * المساعدة عند الحاجة في مقابلة وتوظيف أعضاء فريق الموظفين ذوي المهارات المناسبة. * دعم برنامج توجيه قسمى للموظفين لتلقي التدريب المناسب للموظف الجديد ليؤدي عمله بنجاح. * المشاركة في إجراءات الانضباط التدريجي للموظفين. **مسؤوليات إضافية** * تقديم المعلومات للمشرفين وزملاء العمل والمرؤوسين عبر الهاتف أو الكتابة أو البريد الإلكتروني أو شخصيًا. * تحليل المعلومات وتقييم النتائج لاختيار أفضل حل وحل المشكلات. * إبلاغ التنفيذيين والزملاء والمرؤوسين بالمعلومات ذات الصلة في الوقت المناسب. * أداء جميع المهام في مكتب الاستقبال عند الضرورة. * إدارة نوبات مكتب الاستقبال عند الحاجة. * المشاركة في الاجتماعات القسمية والتواصل باستمرار وبطريقة واضحة ومتسقة بشأن أهداف مكتب الاستقبال لتحقيق النتائج المرجوة. *في شركة ماريوت إنترناشونال، نلتزم بأن نكون جهة توظيف توفر فرصًا متكافئة، ونرحب بالجميع ونوفر إمكانية الوصول إلى الفرص. ونعمل بنشاط على تهيئة بيئة يتم فيها تقدير الخلفيات المختلفة لموظفينا والاحتفاء بها. وأعظم نقاط قوتنا تكمن في التنوع الغني في الثقافات والمواهب والخبرات التي يمتلكها موظفونا. ونحن ملتزمون بعدم التمييز على أي أساس محمي، بما في ذلك الإعاقة أو حالة المحاربين القدامى أو أي أساس آخر محمي بموجب القانون المعمول به.* في فندق ويستين، نلتزم بتمكين الضيوف من استعادة السيطرة وتعزيز رفاهيتهم عندما يحتاجون إليها أكثر ما يكون أثناء السفر، مما يضمن لهم أن يكونوا بأفضل نسخة ممكنة من أنفسهم. ولتحقيق مهمة العلامة التجارية المتمثلة في أن تصبح العلامة الرائدة في مجال الرفاهية في قطاع الضيافة، نحتاج إلى موظفين شغوفين ومشاركين لإنعاش البرامج الفريدة للعلامة التجارية. ونريد أن يتبنّى موظفونا ممارسات الرفاهية الخاصة بهم سواء داخل الممتلكات أو خارجها. وأنت مرشح ويستين المثالي إذا كنت شغوفًا؛ ونشيطًا وتتفاخر بكيفية الحفاظ على رفاهيتك؛ ومتفائلًا؛ ومغامرًا. **كن** حيث يمكنك تقديم أفضل ما لديك من عمل، **ابدأ** مهمتك، **انتمِ** إلى فريق عالمي رائع، و**كن** أفضل نسخة ممكنة من نفسك.