سكرتير تنفيذي ومراقب للمستندات

وصف

الملخص: تتضمن هذه الوظيفة التحكم الشامل في المستندات وتقديم الدعم السكريتاري، وإدارة المهام الإدارية والمراسلات وحفظ السجلات للإدارة والموظفين. أبرز النقاط: 1. إدارة عمليات التحكم في المستندات من الإنشاء إلى الأرشفة. 2. توفير الدعم السكريتاري، بما في ذلك جدولة الاجتماعات والمراسلات. 3. تطوير أنظمة حفظ السجلات وصيانتها بكفاءة. المسؤوليات الأساسية: مراقب المستندات: * إدارة عملية التحكم في المستندات، بما في ذلك إنشاء المستندات ومراجعتها واعتمادها وتوزيعها وأرشفتها. * تتبع المراسلات الواردة من الأطراف الخارجية وتسجيل مراجع تلك المراسلات والاحتفاظ بصورة من المستندات المرسلة. * إرسال المراسلات إلى الأطراف الخارجية وتسجيل مراجع تلك المراسلات والاحتفاظ بصورة من المستندات المرسلة. * مراجعة المستندات الواردة من الأطراف الخارجية وتوزيعها على أعضاء الفريق المعنيين داخل المؤسسة، وتتبع سير العمل ومتابعة الشخص المعني لضمان الرد في الوقت المحدد ضمن الموعد النهائي المحدد. * مراجعة المستندات وتوزيعها على الأطراف الخارجية في الوقت المناسب، وإعداد رسائل المراسلات، والاحتفاظ بسجل للرسائل المرسلة. * مراجعة الملاحظات المقدمة من أعضاء الفريق المتعددين ودمجها مع ضمان الاتساق وخلوها من الأخطاء أو التكرار في الملاحظات المدمجة. * تتبع سير العمل والإجراءات المعلقة وإبلاغ المدير المباشر بالحالة. * تطوير عمليات حفظ السجلات ومراجعتها وتحديثها باستمرار لتعزيز كفاءة ودقة نظم التحكم في المستندات. السكرتير: * تقديم الدعم السكريتاري للإدارة والموظفين، بما في ذلك جدولة الاجتماعات وإدارة التقويمات والتعامل مع المراسلات. * إعداد وتحرير المستندات والتقارير والعروض التقديمية وغيرها من المواد حسب الحاجة. * إعداد تصاريح الدخول وتصاريح وزارة الداخلية للزوار لضمان الوصول المصرح به. * ترتيب السفر، بما في ذلك تنظيم تذاكر الطيران وتاشيرات السفر. * تحديد اجتماعات ومواعيد جديدة والمراسلة مع الأطراف الداخلية والخارجية لترتيب الاجتماعات وإعداد جدول الأعمال، وإعداد محاضر الاجتماعات وتوزيعها. * إعداد جدول الأعمال اليومي والتحديثات للمدير المباشر بشأن الاجتماعات القادمة والإجراءات المعلقة والمسائل التي تتطلب انتباه المدير المباشر. * تطوير نظام لحفظ الملفات وأرشفتها وصيانته، وضمان تخزين جميع المستندات وحفظها بطريقة آمنة، واسترجاع المستندات عند الحاجة. * تتبع الفواتير ومعالجتها في الوقت المناسب. المتطلبات: الحد الأدنى من المؤهلات: * درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال من جامعة مرموقة إلزامية. الحد الأدنى من الخبرة: * خبرة لا تقل عن 5 سنوات في وظائف مماثلة في شركات كبيرة، منها ثلاث سنوات على الأقل في مناصب ذات مسؤوليات إدارية متزايدة تدل على الحاجة القوية لمهارات القيادة الفعالة. المهارات الخاصة بالوظيفة (عامة / فنية): * القدرة المُثبتة على حل المشكلات والتفكير التحليلي. * فهم جيد لقطاعات الطاقة والمياه والاتجاهات والتقنيات الناشئة فيها. * إجادة اللغة الإنجليزية (إلزامي) والعربية (ميزة إضافية). * خبرة مُثبتة في التشغيل والتنفيذ. * القدرة على العمل مع أصحاب المصلحة الرئيسيين والتنفيذيين الكبار وفريق الإدارة والشركاء/الاستشاريين الخارجيين من خلال التعاون والعمل الجماعي. * مهارات جيدة في التواصل والعروض التقديمية. * فهم جيد للثقافة القطرية والخليجية وبيئة العمل فيها. نوع الوظيفة: دوام كامل