مساعد إداري

وصف

الملخص: نبحث عن مساعد إداري دقيق في التفاصيل لإدارة الجداول الزمنية وتنسيق الاجتماعات ومعالجة المراسلات وإنشاء بيئة عمل فعّالة. أبرز النقاط: ١. إدارة الجداول الزمنية والاجتماعات والمراسلات لضمان كفاءة المكتب. ٢. التعامل مع المعلومات الحساسة بحذر ومهارات قوية في حل المشكلات. ٣. استخدام حزمة مايكروسوفت أوفيس أو منصة جوجل وورك سبيس باحتراف. **وصف الوظيفة: مساعد إداري** **المسمى الوظيفي:** مساعد إداري **يتبع لـ:** مدير المكتب / المدير التنفيذي / رئيس القسم **القسم:** الإدارة **نوع التوظيف:** دوام كامل / دوام جزئي **ملخّص الموقع الوظيفي** نحن نبحث عن مساعد إداري دقيق في التفاصيل للقيام بمجموعة متنوعة من المهام المكتبية والتنظيمية ومهام التواصل. وسيكون المرشح المثالي عماد مكتبنا — حيث يدير الجداول الزمنية وينسق الاجتماعات ويتعامل مع المراسلات ويُنشئ بيئة عمل فعّالة. وتتطلب هذه الوظيفة مهارات استثنائية في إدارة الوقت والتعامل الحذر مع المعلومات السرية وموقفًا إيجابيًّا ومستعدًّا للإنجاز. **المهام الرئيسية: الدعم المكتبي والإداري** * الإجابة على المكالمات الهاتفية وفرزها وتوجيهها؛ وأخذ الرسائل ونقلها بدقة. * استقبال الزوّار والعملاء والموردين والمساعدة لهم باحتراف. * إدارة صناديق البريد الإلكتروني العامة؛ وصياغة الرسائل والتدقيق فيها وإرسالها نيابة عن الفريق. * صيانة أنظمة التوثيق (المادية والرقمية) لضمان تنظيم السجلات وسهولة الوصول إليها. **جدولة المواعيد والتنسيق** * إدارة التقويمات الخاصة بـ \[الدور/الفريق المحدد، مثال: الإدارة العليا]، بما في ذلك جدولة الاجتماعات والمواعيد وترتيبات السفر. * تنسيق الاجتماعات الداخلية والخارجية: حجز القاعات وترتيب التغذية وإعداد جداول الأعمال وتدوين المحاضر. **العمليات والخدمات اللوجستية** * طلب و إدارة مستلزمات المكتب؛ والتنبؤ باحتياجات المخزون. * معالجة تقارير المصروفات والفواتير وأوامر الشراء. * فرز وتوزيع البريد/الطرود الداخلة؛ وإعداد الشحنات الخارجة. * التنسيق مع قسم تكنولوجيا المعلومات والإنشاءات والموردين لحل مشكلات صيانة المكتب. **الدعم الخاص بالمشاريع والفعاليات** * المساعدة في تخطيط الفعاليات المؤسسية أو رحلات الفرق خارج المكتب أو زيارات العملاء. * المساعدة في إعداد العروض التقديمية والتقارير وجداول البيانات عند الحاجة. * إجراء أبحاث أساسية وجمع البيانات للمشاريع. **المؤهلات: المهارات والخبرة المطلوبة** * **المؤهل العلمي:** شهادة ثانوية عامة أو ما يعادلها إلزامية؛ ويُفضَّل الحصول على درجة الزمالة أو البكالوريوس. * **الخبرة:** سنة إلى ثلاث سنوات من الخبرة في مجال الدعم الإداري أو المكتبي أو خدمة العملاء. * **الكفاءة التقنية:** إتقان حزمة مايكروسوفت أوفيس (ورد، إكسل، آوتلوك، بوربوينت) أو منصة جوجل وورك سبيس (دوكس، شيتز، كاليندر، جيميل). * **المهارات التواصلية:** مهارات تواصل كتابي وشفوي ممتازة. * **المهارات التنظيمية:** قدرة قوية على تحديد أولويات المهام وإدارة الوقت والعمل بشكل مستقل. **المهارات المرغوبة (إضافية)** * خبرة في أدوات إدارة المشاريع (مثل أسانا، تريلو، ماندي). * إلمام ببرامج المحاسبة أو المصروفات (مثل كويبوكس، إكسبينزيفي). * شهادة موظف عام مُصدِّق. * خبرة في العمل ضمن \[صناعة محددة، مثل: المجال القانوني أو الصحي أو التقني]. **الكفاءات الأساسية** * **السرية:** القدرة على التعامل مع المعلومات الحساسة والسرية. * **حل المشكلات:** التنبؤ بالاحتياجات وحل المشكلات قبل تفاقمها. * **المرونة:** الراحة في التحوّل بين المهام ضمن بيئة سريعة الخطى. * **الانتباه للتفاصيل:** دقة عالية في إدخال البيانات والتدقيق اللغوي وإدارة التقويمات. نوع الوظيفة: دوام كامل، دوام جزئي الراتب المدفوع: ٦٨٬٠٠٠٫٠٠ ر.ق سنويًّا عدد الساعات المتوقع: ٤٠ ساعة أسبوعيًّا موقع العمل: بشكل شخصي