مساعد إداري

وصف

الملخص: نبحث عن مساعد إداري دقيق في التفاصيل لإدارة الجداول الزمنية، وتنسيق الاجتماعات، والتعامل مع المراسلات، وتهيئة بيئة عمل فعّالة. أبرز النقاط: ١. إدارة الجداول الزمنية، وتنسيق الاجتماعات، والتعامل مع المراسلات ٢. دعم عمليات المكتب والخدمات اللوجستية والمشاريع والفعاليات ٣. يتطلب إدارة استثنائية للوقت، وسرية تامة، وموقفًا إيجابيًا **وصف الوظيفة: مساعد إداري** **المسمى الوظيفي:** مساعد إداري **يخضع لإشراف:** مدير المكتب / المدير التنفيذي / رئيس القسم **القسم:** الإدارة **نوع التوظيف:** دوام كامل / دوام جزئي **ملخّص المنصب** نحن نبحث عن مساعد إداري دقيق في التفاصيل للاضطلاع بمجموعة متنوعة من المهام المكتبية والتنظيمية ومهام التواصل. وسيكون المرشح المثالي حجر الزاوية في مكتبنا — حيث يدير الجداول الزمنية، ويُنسِّق الاجتماعات، ويتعامل مع المراسلات، ويهيئ بيئة عمل فعّالة. وتتطلب هذه الوظيفة إدارة استثنائية للوقت، وسرية تامة في التعامل مع المعلومات السرية، وموقفًا إيجابيًا ومرنًا. **المهام الرئيسية: الدعم المكتبي والإداري** * الإجابة على المكالمات الهاتفية وفرزها وتوجيهها؛ وأخذ الرسائل ونقلها بدقة. * الترحيب بالزوار والعملاء والموردين ومعاونتهم باحتراف. * إدارة صناديق البريد الإلكتروني العامة؛ وصياغة المراسلات وتدقيقها وإرسالها نيابةً عن الفريق. * الحفاظ على أنظمة التوثيق (المادية والرقمية) لضمان تنظيم السجلات وسهولة الوصول إليها. **جدولة المهام والتنسيق** * إدارة التقويمات الخاصة بـ \[الدور/الفريق المحدد، مثال: الإدارة العليا]، بما في ذلك جدولة الاجتماعات والمواعيد وترتيبات السفر. * تنسيق الاجتماعات الداخلية والخارجية: حجز قاعات الاجتماعات، وترتيب الوجبات، وإعداد جداول الأعمال، وتدوين المحاضر. **التشغيل والخدمات اللوجستية** * طلب مستلزمات المكتب وإدارتها؛ والتنبؤ باحتياجات المخزون. * معالجة تقارير المصروفات والفواتير وأوامر الشراء. * فرز وتوزيع البريد والطرود الداخلة؛ وإعداد الشحنات الخارجة. * التنسيق مع قسم تكنولوجيا المعلومات والمرافق والموردين لحل مشكلات صيانة المكتب. **دعم المشاريع والفعاليات** * المساعدة في تخطيط فعاليات الشركة أو اللقاءات الخارجية للفريق أو زيارات العملاء. * المساعدة في إعداد العروض التقديمية والتقارير وجداول البيانات عند الحاجة. * إجراء أبحاث أساسية وجمع البيانات للمشاريع. **المؤهلات: المهارات والخبرة المطلوبة** * **المؤهل العلمي:** شهادة ثانوية عامة أو ما يعادلها إلزامية؛ والشهادة الجامعية المتوسطة أو البكالوريوس مرغوبة. * **الخبرة:** خبرة تتراوح بين سنة وثلاث سنوات في مجال إداري أو دعم مكتبي أو خدمة عملاء. * **الكفاءة التقنية:** إتقان حزمة مايكروسوفت أوفيس (وورد، إكسل، آوتلوك، باوربوينت) أو حزمة جوجل ووركسبيس (مستندات، أوراق بيانات، تقويم، جيميل). * **المهارات التواصلية:** مهارات اتصال كتابية وشفهية ممتازة. * **المهارات التنظيمية:** قدرة قوية على تحديد أولويات المهام وإدارة الوقت والعمل بشكل مستقل. **المهارات المرغوبة (غير إلزامية)** * خبرة في أدوات إدارة المشاريع (مثل: أسانا، تريلو، ماندي). * معرفة بأنظمة المحاسبة أو المصروفات (مثل: كويك بوكس، إكسبنزيفي). * شهادة ك notary public. * خبرة في العمل في \[صناعة محددة، مثل: القانونية أو الصحية أو التقنية]. **الكفاءات الأساسية** * **السرية:** القدرة على التعامل مع المعلومات الحساسة والسرية. * **حل المشكلات:** التنبؤ بالاحتياجات وحل المشكلات قبل تفاقمها. * **المرونة:** الراحة في التحوّل بين المهام ضمن بيئة سريعة الخطى. * **الانتباه للتفاصيل:** دقة عالية في إدخال البيانات وتدقيق النصوص وإدارة التقويمات. نوع الوظيفة: دوام كامل، دوام جزئي الراتب المدفوع: ٦٨٬٠٠٠٫٠٠ ر.ق سنويًا عدد الساعات المتوقع: ٤٠ ساعة أسبوعيًا موقع العمل: بشكل شخصي