مساعد إداري

وصف

الملخص: يقدّم المساعد الإداري دعماً إدارياً وتشغيلياً عالي الجودة لضمان سير العمل المكتبي والفريق التنفيذي بكفاءة يومياً، ويؤدي دور نقطة التنسيق المركزية. أبرز النقاط: ١. يوفّر دعماً إدارياً وتشغيلياً عالي الجودة ٢. يتولى دور نقطة التنسيق المركزية للتواصل والتخطيط ٣. فرصة لدعم مختلف الأقسام والمشاريع الخاصة **المسمى الوظيفي** مساعد إداري **يتبع لـ** مدير المكتب / مساعد تنفيذي / رئيس القسم (يختلف حسب المؤسسة) **القسم** الإدارة / العمليات **نوع التوظيف** دوام كامل / دوام جزئي **ملخّص الوظيفة** يقدّم المساعد الإداري دعماً إدارياً وتشغيلياً عالي الجودة لضمان سير العمل المكتبي والفريق التنفيذي بكفاءة يومياً. وتتمثّل هذه الوظيفة في كونها نقطة تنسيق مركزية للتواصل والتخطيط والتوثيق والخدمات اللوجستية المكتبية. والمُرشّح المثالي يتميّز بدرجة عالية من التنظيم والمبادرة والاحترافية، وقدرة على أداء مهام متعددة في بيئة سريعة الخطى. **المهام الرئيسية ١. الدعم المكتبي والإداري** * الإجابة عن المكالمات الهاتفية وفرزها وتوجيهها؛ وأخذ الرسائل بدقة. * الترحيب بالزوار والعملاء والموردين وبأسلوب احترافي. * إدارة البريد الوارد والصادر، والمراسلات الإلكترونية، وطرود شركات الشحن. * صيانة أنظمة التوثيق الإلكترونية والورقية (السرية والعامة). * طلب مستلزمات المكتب وإدارتها والتحكم في المخزون. **٢. التخطيط والتنسيق** * تنسيق وجدولة الاجتماعات والمواعيد وترتيب السفر للموظفين. * إعداد جداول أعمال الاجتماعات، وحجز قاعات المؤتمرات، وتوفير خدمات التغذية أو المعدات السمعية والبصرية. * إرسال دعوات الاجتماعات والتذكيرات عبر التقويم؛ وإعادة جدولة المواعيد عند الحاجة. **٣. التواصل والتوثيق** * صياغة وتدقيق وتنسيق الرسائل والمحاضر والتقارير والعروض التقديمية والرسائل الإلكترونية. * تفريغ محاضر الاجتماعات وتوزيعها على الأطراف المعنية. * إدارة قنوات التواصل الداخلية (Slack، Teams، التحديثات عبر الشبكة الداخلية). **٤. إدخال البيانات وحفظ السجلات** * إدخال البيانات في أنظمة إدارة العلاقات مع العملاء (CRM) أو أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) أو قواعد البيانات الداخلية بدقة عالية. * إعداد التقارير الروتينية (تقارير المصروفات، وجداول تسجيل الوقت، وسجلات النشاط). * المساعدة في مهام المحاسبة الأساسية (تتبع المصروفات، ومعالجة الفواتير). **٥. المشاريع الخاصة والدعم** * المساعدة في المهام الإدارية الزائدة لأقسام أخرى (مثل الموارد البشرية، والمبيعات، والعمليات). * تنظيم الفعاليات الداخلية، أو الأنشطة خارج الموقع، أو أنشطة بناء الفريق. * إجراء البحوث أو تجميع المعلومات حسب الطلب. **المؤهلات التعليم والخبرة** * **التعليم:** شهادة ثانوية عامة إلزامية؛ ويفضّل الحصول على درجة الزمالة أو البكالوريوس. * **الخبرة:** من سنة إلى ثلاث سنوات في مجال الدعم الإداري أو المكتبي. **المهارات التقنية** * إتقان **حزمة مايكروسوفت أوفيس** (Word، Excel، Outlook، PowerPoint) أو **منصة جوجل للعمل** (Docs، Sheets، Calendar، Gmail). * الخبرة في أدوات الجدولة (Calendly، Doodle) ومنصات التواصل (Zoom، Slack، Teams). * الإلمام بالمعدات المكتبية الأساسية (الطابعات، والماسحات الضوئية، وأجهزة franking). * (اختياري) الخبرة في برامج المحاسبة (QuickBooks)، وأنظمة إدارة العلاقات مع العملاء (Salesforce، HubSpot)، أو أدوات إدارة المشاريع (Asana، Trello) تُعتبر ميزة إضافية. **المهارات الشخصية والكفاءات** * **التنظيم:** إدارة ممتازة للوقت وقدرة استثنائية على تحديد أولويات المهام. * **التواصل:** إتقان ممتاز للغة الإنجليزية كتابةً وتحدثاً؛ وأسلوب احترافي في التعامل الهاتفي. * **السرية:** القدرة على التعامل مع المعلومات الحساسة بحذر شديد. * **حل المشكلات:** المبادرة والكفاءة في حل المشكلات البسيطة. * **الانتباه للتفاصيل:** دقة عالية في إدخال البيانات وإعداد المستندات. * **المرونة:** القدرة على التحوّل بين المهام والتعامل مع الطلبات المفاجئة. **بيئة العمل والمتطلبات البدنية** * القدرة على الجلوس أو الوقوف لفترات طويلة أثناء استخدام الحاسوب. * رفع أوزان تصل إلى ١٥–٢٠ رطلاً (مستلزمات مكتبية/أوراق) أحياناً. * بيئة مكتبية قياسية (أو العمل عن بُعد بشبكة إنترنت موثوقة وإعداد مكتب منزلي مناسب). الراتب: ٥٥٬٠٠٠٫٠٠ ر.ق. – ٧٠٬٠٠٠٫٠٠ ر.ق. سنوياً مكان العمل: حضوري