الملخص: أداء طائفة واسعة من الأنشطة الإدارية ودعم المكاتب للقسم/الإدارة لتيسير التشغيل الفعّال، بما في ذلك مهام تصميم الجرافيك. أبرز النقاط: ١. توفير دعم إداري وسراري شامل ٢. الانخراط في تصميم الجرافيك والهوية البصرية وإدارة المطبوعات ٣. التعاون مع الإدارات المختلفة والمشاركة في المشاريع **ملخص الوظيفة والغرض منها** --------------------------- أداء طائفة واسعة من الأنشطة الإدارية ودعم المكاتب للقسم/الإدارة لتيسير التشغيل الفعّال للقسم/الإدارة. **المسؤوليات** -------------------- **المسؤوليات الرئيسية:** **الدعم الإداري:** ١. تقديم خدمات الدعم الإداري والسراري للقسم/الإدارة حسب الحاجة. ويشمل ذلك تنسيق وترتيب الاجتماعات، وترتيبات السفر، والمراسلات. ٢. إدارة واستقبال وفحص وتقييم توزيع وتخزين وأمن جميع الوثائق المتعلقة بالقسم/الإدارة، والحفاظ على نظام إداري يسمح بمتابعة فعّالة ورصد الوثائق. ٣. دعم تطوير وضبط وإدارة الوثائق وفقاً للإجراءات المحددة (أي: طلب أرقام المستندات؛ وضمان حفظ المستندات المكتملة بشكل مناسب، واستخدام أسماء الملفات الرسمية وهيكل الملفات، واسترجاع المستندات). ٤. المساعدة في إعداد التقارير والتحليلات والرسائل والمراسلات حسب طلب رئيس القسم/مدير الإدارة. ٥. ترتيب ومراقبة لوازم المكتب الخاصة بالقسم/الإدارة مثل القرطاسية والمعدات والإكسسوارات. ٦. تنظيم وصيانة تقويم رئيس القسم/مدير الإدارة، وضمان التخطيط/جدولة جميع الاجتماعات والمقابلات ورحلات العمل بدقة، وإبلاغ رئيس القسم/مدير الإدارة ببرنامج عمله اليومي. ٧. التحضير للاجتماعات المتعلقة بالقسم/الإدارة، من خلال إعداد جداول أعمال الاجتماعات، ودعوة المشاركين، وإعداد المواد المطلوبة، وترتيب قاعات الاجتماعات، وحضور الاجتماعات، وصياغة محاضر الاجتماعات، ومتابعة البنود/المهام... إلخ. ٨. التصرف كنقطة اتصال مركزية للقسم/الإدارة في الأمور المتعلقة بإدارة الموارد البشرية، وتكنولوجيا المعلومات، والخدمات العامة، والتوريد... إلخ. ٩. المشاركة في تنفيذ المشاريع المتعلقة بالقسم/الإدارة، والمساعدة في الوفاء بمواعيد تسليم المشاريع. **المسؤوليات \- ٢** ------------------------- **تصميم الجرافيك:** **١٠. إرشادات العلامة التجارية:** * المساعدة في تطوير إرشادات العلامة التجارية المؤسسية للشركة. * المساعدة في توحيد الهوية البصرية لجميع المطبوعات الداخلية والخارجية وللقرطاسية. * المشاركة في وضع إرشادات تتعلق بالمظهر العام لشبكة الشركة الداخلية/SharePoint. **١١. تصميم الموقع الإلكتروني:** * المساعدة في إعادة تصميم الموقع الإلكتروني الحالي وتطوير مواد صفحات الويب عند الحاجة. * التشاور مع الأطراف الداخلية والخارجية المعنية لتحديد أهداف ومتطلبات الفعاليات المختلفة. * مواكبة أحدث التطورات في أدوات وبرامج تصميم الجرافيك لتحسين جودة التصاميم والصور المستخدمة في جهود ناقلة الهوية البصرية والترويجية. **١٢. إدارة المطبوعات:** * الإشراف على إنتاج المطبوعات الدورية، مثل الكتيب المؤسسي، التقرير السنوي، كتيب التوظيف، التقرير البيئي، النشرة الإخبارية. * إنتاج التصميم النهائي للمطبوعات والمواد الداعمة للشركة. **١٣. التصاميم الترويجية:** * المساعدة في تطوير وتصميم التخطيطات لمتطلبات الطوارئ لدعم فعاليات الشركة واتصالاتها، مثل الإعلانات وبطاقات الدعوة وبطاقات التهاني والمنشورات... إلخ. * المساعدة في تطوير المحاكاة ثلاثية الأبعاد/مقاطع الفيديو الواقعية الافتراضية لدعم الجهود التجارية للشركة. **المسؤوليات \- ٣** ------------------------- **المسؤوليات العامة:** **السلامة والصحة والبيئة والجودة (SHEQ):** ١٠. الالتزام بجميع سياسات وإجراءات وتوجيهات وضوابط السلامة والصحة والبيئة والجودة ذات الصلة، بحيث تقدّم ناقلة خدمة آمنة وعالمية المستوى وآمنة ومسؤولة بيئياً للعملاء والجمهور وموظفيها. **السياسات والأنظمة والعمليات والإجراءات:** ١١. اتباع جميع السياسات والعمليات والإجراءات الإدارية ذات الصلة لضمان إنجاز العمل بطريقة خاضعة للرقابة ومتسقة. ١٢. وضع وصيانة السياسات والإجراءات الإدارية للمكتب. **أخرى:** ١٣. أداء أي واجبات أخرى يوجه بها المشرف المباشر. **مجالات النتائج الرئيسية** -------------------- * تقديم الدعم السراري والإداري، الذي يشمل أنشطة مثل ترتيب السفر والاجتماعات. * الصيانة والتحكم المناسبين في وثائق القسم/الإدارة. * تنظيم وصيانة تقويم القسم/الإدارة وأنشطته. **التفاعل والعلاقات العملية** -------------------------------------- **داخلياً:** تفاعلات متكررة مع: * المالية – لاعتماد مصروفات السفر/المدفوعات. * التوريد – لأنشطة الشراء والمنافسات. * تكنولوجيا المعلومات – لمكتب الخدمات – جميع الأمور المتعلقة بتكنولوجيا المعلومات. * الموارد البشرية – للقضايا ذات الصلة – الإجازات والوقت المستحق بدل العمل الإضافي؛ والتدريب. * الخدمات العامة – لجميع المهام الإدارية مثل طلبات القرطاسية والصيانة ومواقف السيارات... إلخ. **خارجياً:** * التفاعل مع الأطراف الخارجية وفقاً لمتطلبات القسم/الإدارة. **المؤهلات والخبرة ومهارات الوظيفة** --------------------------------------------- **المؤهلات:** * دبلوم في دراسات السكرتارية/الإدارة الأعمال أو أي مجال ذي صلة. * درجة جامعية/شهادة في تصميم الجرافيك أو الاتصال البصري أو الفنون والتصميم تكون مفضّلة. **الخبرة:** * خبرة لا تقل عن ٣ سنوات في دور إداري أو سراري في منظمة كبيرة الحجم. * خبرة في تصميم الجرافيك ستكون ميزة إضافية. **مهارات محددة بالوظيفة:** * المعرفة بإجراءات العمل الإداري. * إتقان برامج مايكروسوفت أوفيس المتقدمة (Word، Excel، PowerPoint، Visio، Outlook وخاصة إدارة التقاويم) * مهارات متقدمة في كتابة التقارير وقدرة على تجميع البيانات من مصادر مختلفة. * المعرفة بهويات العلامات التجارية (وخاصة التصاميم ثنائية الأبعاد) * المعرفة ببرامج أدوبي – Illustrator، Photoshop، InDesign. المعرفة بأساليب وتقنيات تصميم الجرافيك والتخطيط. * **مساعد إداري علاقات عامة** =============================== القسم: العلاقات العامة المدينة: ١١٠١ **قطاع الوظيفة:** سكرتير، صياغة، علاقات عامة، ضمان الجودة، ضمان الجودة، إداري، هندسة، تسويق، جودة، تكنولوجيا قدّم الآن