مساعد إداري للعلاقات العامة

وصف

الملخص: أداء مجموعة واسعة من الأنشطة الإدارية ودعم المكاتب للقسم/الإدارة لتيسير التشغيل الفعّال، بما في ذلك مهام تصميم الجرافيك. أبرز النقاط: 1. توفير دعم إداري وسراري شامل 2. المساعدة في تطوير إرشادات العلامة التجارية المؤسسية للشركة 3. الإشراف على إنتاج المطبوعات الدورية والتصاميم الترويجية **ملخص الوظيفة والغرض منها** --------------------------- أداء مجموعة واسعة من الأنشطة الإدارية ودعم المكاتب للقسم/الإدارة لتيسير التشغيل الفعّال للقسم/الإدارة. **المسؤوليات** -------------------- **المسؤوليات الرئيسية:** **الدعم الإداري:** 1\. تقديم خدمات الدعم الإداري والسراري للقسم/الإدارة حسب الحاجة. ويشمل ذلك تنسيق وترتيب الاجتماعات، وترتيبات السفر، والمراسلات. 2\. إدارة واستلام وتقييم استلام جميع الوثائق المتعلقة بالقسم/الإدارة وتوزيعها وتخزينها وأمنها، والحفاظ على نظام إداري يسمح بمتابعة فعّالة ورصد الوثائق. 3\. دعم تطوير وضبط وإدارة الوثائق وفقًا للإجراءات المُعتمدة (أي: طلب أرقام الوثائق؛ وضمان حفظ الوثائق المكتملة بشكل مناسب، واستخدام اصطلاحات التسمية الرسمية وهيكل الملفات، واسترجاع الوثائق). 4\. المساعدة في إعداد التقارير والتحليلات والرسائل والمراسلات حسب طلب رئيس القسم/مدير الإدارة. 5\. ترتيب ومراقبة مستلزمات المكتب الخاصة بالقسم/الإدارة مثل المستلزمات المكتبية والمعدات والإكسسوارات. 6\. تنظيم وصيانة تقويم رئيس القسم/مدير الإدارة، وضمان التخطيط/جدولة جميع الاجتماعات والمقابلات ورحلات العمل بدقة، وإبلاغ رئيس القسم/مدير الإدارة ببرنامجهم اليومي. 7\. التحضير للاجتماعات المتعلقة بالقسم/الإدارة، وذلك عبر إعداد جداول أعمال الاجتماعات، ودعوة المشاركين، وإعداد المواد المطلوبة، وترتيب قاعات الاجتماعات، وحضور الاجتماعات، وصياغة محاضر الاجتماعات، ومتابعة البنود/المهام... إلخ. 8\. التصرف كنقطة اتصال مركزية للقسم/الإدارة في الأمور المتعلقة بالإدارة العامة، وتكنولوجيا المعلومات، والخدمات العامة، والتوريد... إلخ. 9\. المشاركة في تنفيذ المشاريع المتعلقة بالقسم/الإدارة، والمساعدة في الوفاء بمواعيد تسليم المشاريع. **المسؤوليات \- 2** ------------------------- **تصميم الجرافيك:** **10\. إرشادات العلامة التجارية:** * المساعدة في تطوير إرشادات العلامة التجارية المؤسسية للشركة. * المساعدة في توحيد العلامة التجارية لجميع المطبوعات الداخلية والخارجية والمستلزمات المكتبية. * المشاركة في وضع إرشادات تتعلق بالمظهر العام وتجربة المستخدم لموقع الشركة الداخلي/SharePoint. **11\. تصميم الموقع الإلكتروني:** * المساعدة في إعادة تصميم الموقع الإلكتروني الحالي وتطوير مواد صفحات الويب عند الحاجة. * التشاور مع الأطراف الداخلية والخارجية المعنية لتحديد أهداف ومتطلبات الفعاليات المختلفة. * مواكبة أحدث التطورات في أدوات وبرامج تصميم الجرافيك، لتحسين جودة التصاميم والصور المستخدمة في جهود ناقلة للعلامة التجارية والترويج لها. **12\. إدارة المطبوعات:** * الإشراف على إنتاج المطبوعات الدورية، مثل: الكتيب المؤسسي، التقرير السنوي، كتيب الفرص الوظيفية، تقرير الاستدامة، النشرة الإخبارية. * إنتاج التصميم النهائي للمطبوعات والمواد الداعمة للشركة. **13\. التصاميم الترويجية:** * المساعدة في تطوير وتصميم التخطيطات لمتطلبات عرضية لدعم فعاليات الشركة واتصالاتها، مثل: الإعلانات وبطاقات الدعوة وبطاقات التهنئة والنشرات الترويجية، إلخ. * المساعدة في تطوير المحاكاة ثلاثية الأبعاد/مقاطع الفيديو الواقعية الافتراضية (VR) لدعم الجهود التجارية للشركة. **المسؤوليات \- 3** ------------------------- **المسؤوليات العامة:** **السلامة والصحة والبيئة والجودة (SHEQ):** 10\. الالتزام بجميع سياسات وإجراءات وتوجيهات وضوابط السلامة والصحة والبيئة والجودة ذات الصلة، بحيث توفر شركة ناقلة خدمة آمنة وعالمية المستوى وآمنة ومسؤولة بيئيًا للعملاء والجمهور وموظفيها. **السياسات والأنظمة والعمليات والإجراءات:** 11\. اتباع جميع السياسات والعمليات والإجراءات الإدارية ذات الصلة، لضمان تنفيذ العمل بطريقة خاضعة للرقابة ومتسقة. 12\. إنشاء وصيانة السياسات والإجراءات الإدارية للمكتب. **أخرى:** 13\. أداء أي مهام أخرى يوجه بها المشرف المباشر. **مجالات النتائج الرئيسية** -------------------- * تقديم الدعم السراري والإداري، الذي يشمل أنشطة مثل ترتيبات السفر والاجتماعات. * الصيانة والتحكم السليمين في وثائق القسم/الإدارة. * تنظيم وصيانة تقويم القسم/الإدارة وأنشطته. **التفاعلات والعلاقات العملية** -------------------------------------- **داخلية:** تفاعلات متكررة مع: * المالية – لاعتماد مصروفات السفر/المدفوعات. * التوريد – لأنشطة الشراء والمناقصات. * تكنولوجيا المعلومات – لمركز خدمات تكنولوجيا المعلومات \- جميع الأمور المتعلقة بتكنولوجيا المعلومات. * الموارد البشرية – للقضايا ذات الصلة \- الإجازات والوقت التعويضي؛ والتدريب. * الخدمات العامة – لجميع المهام الإدارية مثل طلبات المستلزمات المكتبية والصيانة وصف السيارات إلخ. **خارجية:** * التفاعل مع الأطراف الخارجية وفقًا لمتطلبات القسم/الإدارة. **المؤهلات والخبرة ومهارات الوظيفة** --------------------------------------------- **المؤهلات:** * دبلوم في دراسات السكرتارية/الإدارة العامة أو أي مجال ذي صلة آخر. * درجة جامعية/شهادة في تصميم الجرافيك أو التواصل البصري أو الفنون والتصميم تكون مفضلة. **الخبرة:** * خبرة لا تقل عن 3 سنوات في دور إداري أو سراري في منظمة كبيرة الحجم. * خبرة في تصميم الجرافيك ستكون ميزة إضافية. **مهارات محددة بالوظيفة:** * المعرفة بإجراءات الإدارة. * إتقان برامج مايكروسوفت أوفيس المتقدمة (Word, Excel, PowerPoint, Visio, Outlook خاصة إدارة التقويم) * مهارات متقدمة في كتابة التقارير وقدرة على تجميع البيانات من مصادر مختلفة. * المعرفة بهويات العلامات التجارية (وخاصة التصميم ثنائي الأبعاد) * المعرفة ببرامج أدوبي \- Illustrator وPhotoshop وInDesign. المعرفة بأساليب وتقنيات تصميم الجرافيك والتخطيط. * **مساعد إداري للعلاقات العامة** =============================== القسم: العلاقات العامة المدينة: 1101 **قطاع الوظيفة:** سكرتير، صياغة، علاقات عامة، ضمان الجودة، ضمان الجودة، إداري، هندسة، تسويق، جودة، تكنولوجيا قدّم الآن