مسؤول إداري / منسق القوائم

وصف

الملخص: توفّر هذه الوظيفة دعمًا إداريًّا وإشرافيًّا حيويًّا على قوائم العقارات، مما يضمن كفاءة عمليات المكتب ودقة بيانات العقارات المقدمة للوكلاء والإدارة والعملاء. أبرز النقاط: 1. يضمن سير عمليات المكتب اليومية بسلاسة 2. يدير جميع قوائم العقارات عبر المنصات المختلفة 3. يتولى دورًا رئيسيًا في التنسيق بين الوكلاء والعملاء والإدارة **المسمى الوظيفي:** مسؤول إداري \& منسق القوائم **الإدارة:** العمليات **يخضع لإدارة:** مدير المكتب / مدير العمليات **الموقع:** الدوحة، قطر **نظرة عامة على الدور:** يلعب منسق الإدارة وقوائم العقارات دور دعمٍ جوهري داخل شركة FGRealty، ويضمن التشغيل السلس اليومي للمكتب والإدارة الدقيقة لجميع قوائم العقارات عبر المنصات المختلفة. ويمثّل هذا الشخص العمود الفقري لفريق العمليات، حيث يربط بين الوكلاء والإدارة والعملاء. **المهام الرئيسية** **إدارة القوائم** * رفع وتحديث وإدارة جميع قوائم العقارات عبر المنصات المختلفة، ومنها «فايندر بروبرتي» و«قطر ليفينغ» وأي بوابات أخرى ذات صلة * التأكد من دقة جميع القوائم وحداثتها، وكتابتها باحترافية، واحتوائها على الأسعار الصحيحة والصور والوصف المناسب * التنسيق مع الوكلاء للحصول على تفاصيل القوائم والمستندات والوسائط في الوقت المناسب * مراقبة أداء القوائم وتحديد القوائم المنتهية الصلاحية أو القديمة لتجديدها أو إزالتها * الحفاظ على قاعدة بيانات داخلية منظمة تحتوي على جميع القوائم النشطة والقيد والمنتهية * التأكد من امتثال جميع القوائم لمتطلبات هيئة عقارات قطر (أقارات) واللوائح التنظيمية ذات الصلة **الدعم الإداري** * تقديم الدعم الإداري اليومي لفريق المبيعات والإدارة وموارد البشر * إدارة وتنظيم المستندات والعقود والملفات والسجلات الخاصة بالشركة سواء رقميًّا أو ورقيًّا * إعداد وتنسيق الرسائل والشهادات وتأكيدات الرواتب والمراسلات الرسمية حسب الحاجة * جدولة وتنسيق الاجتماعات وجلسات الزيارة والمواعيد نيابة عن الوكلاء والإدارة * التعامل مع المكالمات الواردة والرسائل الإلكترونية والاستفسارات وتوجيهها إلى العضو المناسب في الفريق * تحديث نظام إدارة العلاقات مع العملاء (CRM) ببيانات العملاء والعقار الدقيقة * المساعدة في إعداد العروض التقديمية والتقارير ومواد التسويق * طلب وإدارة مستلزمات المكتب والتأكد من أن المكتب يتمتع ببيئة نظيفة ومنظمة * التنسيق مع فرق الممثل القانوني (PRO) والشؤون القانونية والمالية عند الحاجة **الامتثال \& التوثيق** * التأكد من جمع جميع المستندات المطلوبة وتسجيلها لكل عملية * المساعدة في الالتزام بمتطلبات هيئة عقارات قطر (أقارات) * دعم الوكلاء في إعداد اتفاقيات البيع وشهادات عدم الممانعة (NOCs) والمستندات ذات الصلة **التواصل \& التنسيق** * التصرف كنقطة اتصال بين الوكلاء والعملاء والمطورين والإدارة * متابعة المهام المعلّقة والتوقيعات وتقديم المستندات نيابة عن الفريق * التنسيق مع المطورين للحصول على قوائم التوافر المحدَّثة والكتيبات وقوائم الأسعار * التواصل باحترافية في جميع الأوقات — عبر البريد الإلكتروني والهاتف والمقابلات الشخصية **المتطلبات** * خبرة لا تقل عن سنة واحدة في مجال إداري أو في تنسيق العقارات * مهارات ممتازة في التواصل الكتابي والشفهي باللغة الإنجليزية — ويُعد إجادة اللغة العربية ميزة إضافية * إتقان برامج مايكروسوفت أوفيس (Word، Excel، Outlook، PowerPoint) * يُفضَّل أن تكون لدى المتقدم خبرة في استخدام منصات مثل «فايندر بروبرتي» أو «قطر ليفينغ» أو ما يشابهها * مهارات تنظيمية قوية وانتباه دقيق للتفاصيل * القدرة على أداء عدة مهام في وقت واحد والعمل تحت الضغط في بيئة سريعة الخطى * شخصية احترافية وجذّابة ودقيقة في المواعيد * عضو فريق تعاوني يتحلّى بموقف استباقي وإيجابي مكان العمل: حضوري