منسق إداري / قوائم عقارات

وصف

الملخّص: هذه الوظيفة تدعم العمليات المكتبية اليومية وتدير جميع قوائم العقارات عبر المنصات، وتشكّل جسر اتصال بين الوكلاء والإدارة والعملاء. أبرز النقاط: 1. تلعب دور دعمٍ حيويٍ في ضمان سير عمليات المكتب بسلاسة 2. تدير جميع قوائم العقارات عبر المنصات المختلفة بدقة 3. تُعتبر نقطة اتصال رئيسية لأصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين **المسمى الوظيفي:** منسق إداري \ وقوائم عقارات **القسم:** العمليات **المرجع الإداري:** مدير المكتب / مدير العمليات **الموقع:** الدوحة، قطر **نظرة عامة على الدور: يلعب منسق الإدارة وقوائم العقارات دور دعمٍ حيويٍ داخل شركة FGRealty، ويضمن التشغيل السلس اليومي للمكتب والإدارة الدقيقة لجميع قوائم العقارات عبر المنصات. ويُشكّل هذا الشخص العمود الفقري لفريق العمليات، حيث يربط الفجوة بين الوكلاء والإدارة والعملاء. **المسؤوليات الرئيسية** **إدارة القوائم** * رفع وتحديث وإدارة جميع قوائم العقارات عبر المنصات، بما في ذلك Property Finder وQatar Living وأي بوابات أخرى ذات صلة * التأكد من أن جميع القوائم دقيقة ومحدثة ومكتوبة باحترافية، وتشمل الأسعار الصحيحة والصور والوصف المناسب * التنسيق مع الوكلاء للحصول على تفاصيل القوائم والمستندات والوسائط في الوقت المناسب * مراقبة أداء القوائم وتحديد القوائم المنتهية الصلاحية أو القديمة لتجديدها أو إزالتها * الحفاظ على قاعدة بيانات داخلية منظمة تحتوي على جميع القوائم النشطة والقيد والمنتهية * التأكد من توافق جميع القوائم مع متطلبات هيئة الأراضي والعقارات القطرية (Aqarat) واللوائح التنظيمية ذات الصلة **الدعم الإداري** * تقديم دعم إداري يومي لفريق المبيعات والإدارة وموارد البشر * إدارة وتنظيم مستندات الشركة والعقوقات والملفات والسجلات رقميًا وماديًا * إعداد وتنسيق الرسائل والشهادات وتأكيدات الرواتب والمراسلات الرسمية حسب الحاجة * جدولة وتنسيق الاجتماعات وزيارات العقارات والمواعيد نيابة عن الوكلاء والإدارة * التعامل مع المكالمات الواردة والرسائل الإلكترونية والاستفسارات وتوجيهها إلى العضو المناسب في الفريق * الحفاظ على نظام إدارة العلاقات مع العملاء (CRM) وتحديثه بمعلومات دقيقة عن العملاء والعقار * المساعدة في إعداد العروض التقديمية والتقارير ومواد التسويق * طلب وإدارة لوازم المكتب والتأكد من أن المكتب مُنظّم ومُحتفظٌ به بشكل جيد * التنسيق مع فرق الممثل القانوني (PRO) والقانونية والمالية عند الحاجة **الامتثال \ والتوثيق** * التأكد من جمع جميع المستندات المطلوبة وحفظها لكل صفقة * المساعدة في الحفاظ على الامتثال لمتطلبات هيئة الأراضي والعقارات القطرية (Aqarat) * دعم الوكلاء في إعداد اتفاقيات البيع وخطابات عدم الاعتراض (NOCs) والمستندات ذات الصلة **الاتصال \ والتنسيق** * التصرف كنقطة اتصال بين الوكلاء والعملاء والمطورين والإدارة * متابعة المهام المعلقة والتوقيعات وتقديم المستندات نيابة عن الفريق * التنسيق مع المطورين للحصول على قوائم التوافر المحدَّثة والكتيبات وقوائم الأسعار * التواصل باحترافية في جميع الأوقات — عبر البريد الإلكتروني والهاتف واللقاء الشخصي **المتطلبات** * خبرة لا تقل عن سنة واحدة في مجال إداري أو في تنسيق العقارات * مهارات ممتازة في التواصل الكتابي والشفهي باللغة الإنجليزية — ويُعد إتقان اللغة العربية ميزة إضافية * إجادة برامج مايكروسوفت أوفيس (Word، Excel، Outlook، PowerPoint) * يُفضّل أن تكون لدى المتقدّم خبرة في استخدام منصات مثل Property Finder أو Qatar Living أو ما يعادلها * مهارات تنظيمية قوية وانتباهٌ دقيق للتفاصيل * القدرة على أداء مهام متعددة والعمل تحت الضغط في بيئة سريعة الخطى * شخص محترف وجذّاب ودقيق في المواعيد * عضو فريق نشيط ولديه موقف إيجابي واستباقي مكان العمل: حضوري