فني دعم فني

وصف

الملخص: تتضمن هذه الوظيفة إدارة وصيانة الوثائق المهمة بتنسيقات مختلفة، وتقديم الدعم الإداري، وضمان نظام دقيق لإدخال البيانات. أبرز النقاط: 1. إدارة الوثائق المطبوعة والإلكترونية الأساسية وصيانتها. 2. تقديم الدعم الإداري للمدير الأقدم. 3. ضمان دقة أنظمة إدخال البيانات وتتبع الوثائق. **نظرة عامة** ------------ تخضع هذه الوظيفة للمدير الأقدم، وهي مسؤولة عن إدارة وصيانة جميع الوثائق المهمة سواءً كانت مطبوعة و/أو إلكترونية. وتقدّم المساعدة الإدارية للمدير الأقدم في التزاماته المتعلقة بالإبلاغ وغيرها من المهام. كما تُحافظ على نظام موثوق لإدخال البيانات، يشمل مهام مثل أرشفة النسخ المطبوعة، والمسح الضوئي، والإدارة الإلكترونية، والتسجيل والمعالجة، والأرشفة وتتبع الوثائق، وإدخال بيانات الوثائق في السجلات القياسية مع ضمان دقة المعلومات وتحديثها باستمرار. **دورك** ------------- * مساعدة المدير الأقدم في أداء مهامه. * تسجيل وأرشفة جميع الوثائق المطبوعة والإلكترونية، والمعاملات، والإجراءات، والتصنيف، والتسجيل، والأرشفة، والتوزيع. * إعداد \& توزيع المراسلات والتقارير والمذكرات والتقارير والجداول والمواد المعدة للنشر أو العرض وما إلى ذلك. * الرد على المراسلات حسب التوجيهات. * الحفاظ على سرية المعلومات المكتبية ذات الصلة. * التحكم في الرسومات والمواصفات وسجلات التصميم والمعايير والإجراءات والمراسلات ومحاضر الاجتماعات ووثائق الموردين وما شابه ذلك. * الحفاظ على قاعدة بيانات إلكترونية مناسبة كنسخة احتياطية لنظام الأرشفة التقليدي المطبوع لتسهيل تخزين جميع المراسلات والبيانات الداخلية والخارجية والوصول إليها. * إتقان أنظمة برامج إدارة الوثائق الإلكترونية. * توفير المعلومات التعاقدية وغيرها من المعلومات للأقسام ما قبل التعاقد وما بعد التعاقد، والتي قد تشمل الإجراءات الرسمية العامة مثل نماذج الإجازات وما إلى ذلك. * تقديم خدمات إدخال البيانات ومعالجة النصوص عند الحاجة. * مساعدة المدراء في إعداد التقارير والجداول ومواد العروض المختلفة. * مسح الرسائل والمستندات إلخ... ضوئيًا، وحفظها إلكترونيًا وفق تسلسل أرقام المرجع الحاسوبي. * نسخ/مسح المستندات المطلوبة ضوئيًا وتوزيعها، مع تقديم المساعدة حسب الحاجة. * الحفاظ على الوثائق والرسومات في قسم ضبط الوثائق تحت حراسة آمنة دون أي تلف أو تدهور، وبإمكانية تتبع سهلة. * الحفاظ على الملفات وسجلات التحكم وفق المتطلبات المحددة من قبل القسم. * أداء جميع المهام والخدمات والتعليمات والوظائف الأخرى المتعلقة بالتخصص المهني، حسب توجيهات الجهة المختصة أو ممثلها. * يتعين على الموظف السفر إلى المواقع و/أو أي موقع آخر حسب الضرورة لأداء مهامه وخدماته أو حسب توجيهات الجهة المختصة. **عنك** ------------- **المتطلبات الإلزامية** * درجة جامعية من جامعة معترف بها في تخصص مناسب مثل الهندسة أو إدارة الأعمال أو ما يعادلها. * خبرة لا تقل عن 10 سنوات بعد التخرج، مع خبرة في مشاريع البنية التحتية الكبرى أو البرامج، ويُفضَّل أن تكون الخبرة في مجال الطرق أو الطيران أو المنشآت أو السكك الحديدية، بالإضافة إلى 5 سنوات خبرة في قطر و/أو منطقة الخليج. * مهارات متقدمة في التواصل الكتابي والشفهي باللغتين الإنجليزية والعربية. **المتطلبات المرغوب فيها** * يُفضَّل وجود شهادة مهنية مناسبة أو ما يعادلها. **المهارات والكفاءات** * خبرة في استخدام أنظمة ضبط الوثائق القائمة على الإنترنت، مثل SharePoint وDocumentum. * خبرة في استخدام حزمة Microsoft Office. * القدرة على العمل مع أقل قدر ممكن من الإشراف. * سجل مثبت في تنفيذ مشاريع كبيرة متعددة التخصصات. * معرفة متعمقة بإجراءات التعامل مع الوثائق. * ملف شخصي "متكامل"، مرتاح في عمليات ضبط الوثائق. كما سيتمكن المرشح الناجح من تعبئة الفرق والأفراد، وقيادتهم من خلال مهاراته القيادية لتحقيق نتائج ناجحة. * الكفاءة في بناء علاقات عمل جيدة داخل الهياكل المعقدة، سواءً داخليًا أو مع مختلف أصحاب المصلحة في المشاريع. **المكافآت \& المزايا** ----------------------- استكشف المكافآت والمزايا التي تساعدك على الازدهار – في كل مرحلة من مراحل حياتك ومسيرتك المهنية. ويشمل ذلك: * راتب معفى من الضرائب. * تأمين على الحياة. * تأمين صحي. * رصيد الإجازة السنوية. * نظام مكافأة الشركة. * برنامج مكافأة اختياري. * مساهمة سنوية في تكاليف الرحلات الجوية. * بدلات النقل \& السكن. * برنامج رعاية الموظفين: وصول على مدار 24 ساعة طوال أيام الأسبوع إلى متخصصين في المجالات المالية، والمسائل القانونية، ورعاية الأسرة، والصحة الشخصية، واللياقة البدنية، والتغذية. اغتنم كل فرصة لصقل مهاراتك، وتوسيع خبراتك، والاعتراف بأثرك الذي تحدثه. **عن شركة أتكينز ريليس** ---------------------- نحن شركة أتكينز ريليس، منظمة عالمية رائدة في مجال الخدمات الهندسية والطاقة النووية. ونربط بين الأشخاص والبيانات والتكنولوجيا لتحويل أنظمة البنية التحتية والطاقة في العالم. ومع شركائنا في القطاع وعملائنا، وفريقنا العالمي من الاستشاريين والمصممين والمهندسين ومدراء المشاريع، يمكننا تغيير العالم. ونحن ملتزمون بتقديم قيادة فعالة لعملائنا عبر أسواقنا النهائية المختلفة لتصميم مستقبل أفضل لكوكبنا ولسكانه.