مدير الوثائق / منسق المشتريات (باللغة العربية)

وصف

الملخص: يقوم مدير الوثائق – المشتريات بالاحتفاظ بجميع الوثائق والسجلات المتعلقة بالمشتريات وتنظيمها والتحكم فيها، لدعم قسم المشتريات في بيئة بناء أو مقاولة. أبرز النقاط: 1. فرصة في بيئة بناء أو مقاولة 2. التركيز على التحكم في وثائق المشتريات والتنسيق 3. دور رئيسي في إدارة طلبات الشراء (PRs) وطلبات الاقتباس (RFQs) وأوامر الشراء (POs) ووثائق الموردين **ملخص الوظيفة** يكون مسؤول مدير الوثائق – المشتريات عن الاحتفاظ بجميع الوثائق والسجلات المتعلقة بالمشتريات وتنظيمها والتحكم فيها. وسيقوم هذا المنصب بدعم قسم المشتريات من خلال تنسيق طلبات الشراء وطلبات الاقتباس والعروض السعرية وأوامر الشراء ووثائق الموردين وسجلات التسليم والفواتير وغيرها من المراسلات المتعلقة بالمشتريات. ويُفضَّل أن يكون لدى المرشح المثالي خبرة في **التحكم في الوثائق والمشتريات ضمن بيئة بناء أو مقاولة**، مع معرفة قوية ببرنامج مايكروسوفت إكسل وأنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) وتنسيق الموردين وتوثيق المشتريات. **المهام الرئيسية:** * الاحتفاظ بوثائق وسجلات المشتريات وتنظيمها في أنظمة الأرشفة الإلكترونية والورقية. * الحفاظ على أنظمة الترقيم والتتبع والتسجيل والأرشفة الصحيحة للوثائق. * ضمان تحديث جميع الوثائق بشكل مناسب وسهولة استرجاعها. * الاحتفاظ بسجلات ومتابعة وثائق المشتريات. * التحكم في المراجعات وضمان توافر أحدث إصدارات الوثائق للأقسام المعنية. * الحفاظ على سرية الوثائق التجارية ووثائق المشتريات. * إعداد وتقديم تقارير دورية عن حالة الوثائق إلى الإدارة. * ضمان اكتمال توثيق المشتريات والحصول على الموافقات اللازمة قبل المعالجة. * دعم عمليات التدقيق الداخلية والخارجية بتوفير الوثائق المطلوبة. * استلام ومعالجة **طلبات الشراء (PRs)** من الأقسام التشغيلية ومشاريع الشركة. * إعداد وإصدار **طلبات الاقتباس (RFQs)** إلى الموردين والمتعاقدين المعتمدين. * جمع وحفظ عروض الأسعار والمقترحات التجارية من الموردين. * إعداد جداول مقارنة العروض السعرية لمراجعة الإدارة. * متابعة الموردين بشأن العروض السعرية والمستندات الفنية والأسعار وجداول التسليم وشروط الدفع. * إعداد ومعالجة **أوامر الشراء (POs)** بعد الحصول على الموافقات المطلوبة. * الاحتفاظ بسجل محدَّث لأوامر الشراء. * متابعة أوامر الشراء المعلقة وجداول التسليم. * التنسيق مع الموردين بشأن حالة التسليم والمستندات المطلوبة. * الاحتفاظ بسجلات ملاحظات التسليم والفواتير وأوامر الشراء ومستندات استلام المواد. * التنسيق مع قسم الحسابات بشأن فواتير الموردين ومستندات الدفع. * الاحتفاظ بسجلات الموردين والمتعاقدين والمستندات الداعمة. * المساعدة في الحصول على مستندات تسجيل الموردين وتحديثها، والملفات التعريفية للشركات والشهادات وغيرها من السجلات المطلوبة. * مراقبة طلبات الشراء المعلقة وتوفير تحديثات دورية عن حالتها. * التنسيق مع مدراء المشاريع والمهندسين وفرق الموقع والمستودعات وموظفي المشتريات بشأن متطلبات المواد. * الاحتفاظ بسجلات المشتريات الخاصة بكل مشروع. * تتبع حالة المشتريات بالنسبة إلى **المواد والمعدات والأدوات وقطع الغيار والمستهلكات**. * متابعة المواد ذات فترات التوريد الطويلة والمتطلبات الحرجة للمشاريع. * الاحتفاظ بجداول المشتريات ومتابعة التسليم. * التنسيق مع المستودعات بشأن تسليم المواد والمستندات الداعمة. * المساعدة في رصد عمليات المشتريات مقابل متطلبات المشروع والمواعيد النهائية. **الملف الشخصي المفضل للمرشح** * خبرة تتراوح بين **3–5 سنوات فأكثر** في مجال التحكم في الوثائق والمشتريات. * يُفضَّل بشدة أن تكون الخبرة السابقة في شركة **بناء ومقاولات**. * معرفة جيدة بإجراءات **طلبات الشراء (PR) وطلبات الاقتباس (RFQ) ومقارنة العروض السعرية وأوامر الشراء (PO) وملاحظات التسليم والفواتير**. * مهارات قوية في برنامج **مايكروسوفت إكسل**. * خبرة في أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) أو أنظمة المشتريات. * مهارات جيدة في التواصل باللغة الإنجليزية؛ واللغة العربية إلزامية. * يُفضَّل أن تكون لديهم خبرة في قطر أو دول مجلس التعاون الخليجي. * وجود هوية قطرية قابلة للتحويل والتوافر الفوري يُعتبران ميزة إضافية. مكان العمل: شخصيًا