مُدير مكتب

وصف

الملخّص: نبحث عن مُدير مكتبٍ منظمٍ للغاية ودقيقٍ في التفاصيل لدعم عمليات إنشاء أجنحة المعارض والتشطيبات الداخلية، وإدارة عروض الأسعار وأوامر الشراء وتقديم العطاءات. أبرز النقاط: 1. دعم عمليات إنشاء أجنحة المعارض والتشطيبات الداخلية 2. إدارة عروض أسعار المشاريع وأوامر الشراء وتقديم العطاءات 3. ضمان دقة المشاريع وامتثالها وتنفيذها في الوقت المحدَّد نحن نبحث عن مُدير مكتبٍ منظمٍ للغاية ودقيقٍ في التفاصيل لدعم عمليات إنشاء أجنحة المعارض والتشطيبات الداخلية. وسيكون المرشح الناجح مسؤولًا عن إعداد عروض أسعار المشاريع، وإدارة أوامر الشراء، وتنسيق تقديم العطاءات، مع ضمان الدقة والامتثال والتنفيذ في الوقت المناسب بما يتماشى مع المواعيد النهائية للمشاريع. **المهام الرئيسية** **دعم عروض الأسعار \ وحساب التكاليف** * إعداد عروض أسعار دقيقة ومفصّلة للمشاريع استنادًا إلى كتب الكميات (BOQs) والرسومات والمواصفات * التنسيق مع فرق التصميم والتقدير والإشراف على المشاريع للحصول على تفاصيل الأسعار والمواد * الحفاظ على سجلات الأسعار المُحدَّثة والتوثيق المرتبط بها * متابعة عروض الأسعار المقدمة مع العملاء عند الحاجة **إدارة أوامر الشراء** * إعداد أوامر الشراء وإصدارها للموردين والمقاولين من الباطن * التنسيق مع الموردين فيما يتعلّق بالمواد والتصنيع والجرافيك والأعمال المتعلقة بالموقع * مراقبة حالة الطلبات لضمان التسليم في الوقت المناسب بما يتماشى مع جداول المشاريع * الحفاظ على سجلات منظمة لوثائق المشتريات **تقديم العطاءات** * تجميع وإعداد الوثائق الفنية والتجارية الخاصة بالعطاءات * التأكد من اكتمال جميع المستندات المطلوبة وتقديمها ضمن المواعيد المحددة * التنسيق داخليًّا للحصول على الموافقات والمستندات الداعمة * الحفاظ على سجلات مناسبة للعطاءات المقدمة والمراسلات ذات الصلة **الدعم الإداري** * الحفاظ على أنظمة ملفات منظمة لوثائق المشاريع والعقود * إدارة المراسلات والمراجع الإدارية للمكتب * تقديم الدعم الإداري لمدراء المشاريع وكبار الإدارة **المتطلبات** * خبرة مثبتة في الإدارة المكتبية ضمن قطاعات المعارض أو الفعاليات أو الإنشاءات أو التشطيبات الداخلية * فهم قوي لكُتب الكميات (BOQs) ووثائق المشاريع وعمليات المشتريات * إجادة برامج مايكروسوفت أوفيس (إكسل، وورد، آوتلوك) * الخبرة في استخدام أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) أو أنظمة المحاسبة تُعتبر ميزة إضافية * مهارات تنظيمية ومهارات إدارة وقت ممتازة * القدرة على العمل تحت الضغط والوفاء بالمواعيد النهائية الضيقة * قدرات تواصل وتنسيق قوية * درجة عالية من الدقة والانتباه للتفاصيل **المؤهلات** * دبلوم أو درجة بكالوريوس في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة * يُفضَّل أن تكون الخبرة العملية لا تقل عن 3 سنوات نوع الوظيفة: دوام كامل مكان العمل: حضوري