مسؤول التحكم في المستندات ومُنسِّق المشاريع معًا

وصف

الملخّص: نبحث عن مسؤول تحكم في المستندات ومُنسِّق مشاريع منظمٍ للغاية لشغل منصب ذي دورين يشمل إدارة توثيق المشاريع وتقديم الدعم الإداري لضمان سير العمليات بسلاسة. أبرز النقاط: 1. إدارة دورة حياة المستندات بالكامل وضمان الجاهزية للتدقيق 2. تنسيق المشاريع ودعم المحاسبة والاتصال بين الإدارات 3. استخدام أنظمة TFM وحزمة برامج مايكروسوفت أوفيس لإدارة البيانات يوم طيب، نبحث عن مسؤول تحكم في المستندات ومُنسِّق مشاريع منظمٍ للغاية ودقيقٍ جدًّا **للانضمام إلى فريق الخدمات اللينة** لدينا في مشروع حكومي في قطر. ويُعد هذا المنصب ذا دورين حاسمًا لتنفيذ عملياتنا بسلاسة. وسيكون المرشح المثالي بمثابة الحارس المسؤول عن جميع مستندات المشروع، مع تقديم الدعم الإداري والتنسيقي في آنٍ واحد لضمان سير المشروع بكفاءة. ويتطلّب هذا الدور محترفًا قادرًا على سد الفجوة بين التوثيق التقني والتنفيذ التشغيلي، مع التعامل مع كل شيء بدءًا من معالجة الفواتير ومرورًا بالتواصل بين الإدارات المختلفة، وبأعلى درجة ممكنة من الدقة. **المهام الرئيسية** **1\. التحكم في المستندات وإدارة السجلات** * إدارة دورة حياة المستندات: إدارة الدورة الكاملة لمستندات المشروع، بما في ذلك المراسلات الداخلة (الاستلام) والخارجة (الإحالة)، مع ضمان تسجيل جميع المستندات وتعقّبها وأرشفتها بشكل صحيح. * الأرشفة الورقية والرقمية: تنظيم وحفظ المستندات الورقية المادية (بما في ذلك مواصفات المشروع والعقود ووثائق التسليم) وفق معايير الشركة، مع الحفاظ على نظام رقمي قوي لإدارة الملفات باستخدام برنامج إدارة المرافق الشامل (TFM). * التحكم في الإصدارات: ضمان أن جميع أعضاء الفريق يعملون بأحدث إصدارات المستندات والرسومات ومواصفات المشروع. * الجاهزية للتدقيق: الحفاظ على سجل تدقيقي لجميع المستندات لضمان الامتثال لمتطلبات هيئة قطر للتعليم التنظيمية. **2\. تنسيق المشاريع والإدارة** * الاتصال بين الإدارات: العمل كنقطة اتصال مركزية للتواصل بين فريق العمليات وفريق المشتريات وإدارات خدمات النظافة وممثلي العميل. * دعم الاجتماعات: تنظيم اجتماعات المشروع وإعداد محاضر الاجتماعات (MOMs) ومتابعة بنود الإجراءات لضمان تحقيق معالم المشروع. * إدارة البيانات: استخدام برامج المكاتب المتقدمة (حزمة برامج مايكروسوفت أوفيس، وأنظمة تخطيط موارد المؤسسات ERP) لتوليد التقارير ولوحات المعلومات لتتبع أداء المشروع. **3\. الدعم المحاسبي وتحرير الفواتير** * المتابعة المالية: إدارة تنسيق المهام المحاسبية للمشروع، بما في ذلك إعداد الفواتير وتعقّب مدفوعات الفواتير ومتابعة المعاملات المالية المعلّقة. * تسوية الميزانية: المساعدة في تسوية المصروفات الخاصة بالمشروع وضمان اتساق التكاليف مع الميزانية المعتمدة. **4\. الدعم التشغيلي (الخدمات اللينة)** * الاتصال بخدمات النظافة: التنسيق مع فرق خدمات النظافة والصيانة لضمان الالتزام بالجداول اليومية، وتسجيل جميع الوثائق التشغيلية (سجلات الورديات، والحضور، وأوامر التسليم) بدقة. * تعدد المهام: التعامل بكفاءة مع عدة تدفقات إدارية في وقت واحد، مع ضمان ألا تتعارض المهام التشغيلية (جداول التنظيف، وسجلات الصيانة) مع المواعيد النهائية لتوثيق المستندات. **المؤهلات والمتطلبات** **التعليم** * درجة زميل أو أعلى في علوم الحاسوب أو الإدارة التجارية أو تخصص ذي صلة وثيقة. **الخبرة** * خبرة لا تقل عن 5 سنوات في منصب مشابه (مسؤول تحكم في المستندات/منسق مشاريع) ضمن قطاع الخدمات اللينة أو إدارة المرافق أو قطاع الإنشاءات. **المهارات التقنية** * أنظمة TFM: خبرة مثبتة في التعامل مع مختلف أنواع ملفات وبرامج إدارة المرافق الشاملة (TFM). * برامج المكتب: معرفة شاملة بحزمة برامج مايكروسوفت أوفيس (إكسل، وورد، وأوتلوك، وباوربوينت)، وبرنامج شير بوينت، وأنظمة تخطيط موارد المؤسسات ERP. * حفظ المستندات: القدرة المُثبتة على تنظيم وحفظ كل من المستندات الورقية المادية والسجلات الرقمية. **الكفاءات الأساسية** * التواصل: إتقان ممتاز للغة الإنجليزية كتابةً وتحدثًا. (ملاحظة: يتوقع مستوى وضوح واحترافية يعادل ما توفره أداة جرامرلي في المراسلات المكتوبة). * الانتباه للتفاصيل: حساسية استثنائية تجاه التفاصيل لاكتشاف الأخطاء في الفواتير والعقود ومواصفات المشروع. * تعدد المهام: القدرة المُثبتة على التوفيق بين المهام المحاسبية ومتابعات الفواتير وتنسيق خدمات النظافة العامة دون المساس بالجودة. * المهارات interpersonal: مُ communicator فعّال، لديه القدرة على تنسيق تفاصيل المشروع مع الزملاء عبر مختلف الإدارات ومع العميل. **ما نقدمه** * حزمة راتب تنافسية تتناسب مع الخبرة. * فرص التطوير المهني والنمو. * تأمين صحي شامل واستحقاقات وفقًا لقانون العمل القطري. **كيفية التقديم** يدعى المرشحون المهتمون الذين يستوفون شرط الخبرة لمدة 5 سنوات إلى إرسال سيرتهم الذاتية وخطاب تغطية يوضح خبرتهم ذات الصلة في مجال الخدمات اللينة/إدارة المرافق؛ ونسخة من بطاقة الهوية القطرية (QID)؛ ونسخ من شهادات التدريب/الشهادات التعليمية. مكان العمل: شخصيًا