مساعد إداري

وصف

الملخّص: نبحث عن مساعد إداريٍّ منظمٍ للغاية ودقيقٍ في التفاصيل ليقدّم دعماً شاملاً، حيث يشكّل العمود الفقري للعمليات اليومية ويضمن الكفاءة. أبرز النقاط: 1. توفير دعم شامل للفريق 2. ضمان التعامل الفعّال مع المهام الإدارية 3. فرصة لإدارة أولويات متعددة في بيئة سريعة الخطى **وصف الوظيفة: مساعد إداري** **يتبع لـ:** مدير المكتب أو المدير التنفيذي أو رئيس القسم **نوع الوظيفة:** دوام كامل / دوام جزئي **نظرة عامة على المنصب** نبحث عن مساعد إداري منظمٍ للغاية ودقيقٍ في التفاصيل ليقدّم دعماً شاملاً لفريقنا. وتُعتبر هذه الوظيفة العمود الفقري للعمليات اليومية لدينا، حيث تضمن التعامل الفعّال مع المهام الإدارية كي يتمكّن قادتنا وموظفوهم من التركيز على الأهداف الأساسية للأعمال. أما المرشح المثالي فهو شخصٌ يمتلك القدرة على بدء المبادرات بنفسه، ويمتاز بمهارات اتصال ممتازة، وسلوك احترافي، وقدرة على إدارة أولويات متعددة في بيئة سريعة الخطى. **المهام الرئيسية** **الدعم الإداري** * إدارة التقويمات التنفيذية والحفاظ عليها، بما في ذلك جدولة الاجتماعات والمواعيد وترتيبات السفر. * الرد على المكالمات الهاتفية وتوجيهها، وأخذ الرسائل، وإدارة المراسلات الإلكترونية. * إعداد وتحرير المراسلات والتقارير والعروض التقديمية وغيرها من المستندات. * إدارة معالجة تقارير المصروفات والفواتير ومهمات المحاسبة الأساسية. **إدارة المكتب** * الحفاظ على مخزون لوازم المكتب وتقديم الطلبات عند الحاجة. * تنسيق صيانة المكتب والمعدات وعلاقات المورِّدين. * ضمان أن يكون المكتب منظّماً ونظيفاً وجاهزاً للعرض في جميع الأوقات. * إدارة البريد الداخل والخارج والطرود. **الاتصال والتنسيق** * العمل كنقطة اتصال أولى للزوار والعملاء والمورِّدين. * تنسيق الاجتماعات الداخلية والخارجية، بما في ذلك ترتيب التغذية والخدمات اللوجستية. * المساعدة في عملية استيعاب الموظفين الجدد (إعداد أماكن العمل واللوازم والوصول). **الدعم الخاص بالمشاريع والفعاليات** * المساعدة في تخطيط وتنفيذ فعاليات الشركة وأنشطة بناء الفريق والاجتماعات. * تقديم الدعم في مشاريع خاصة حسب ما يُكلَّف به من الإدارة. * إجراء البحوث وجمع البيانات لدعم اتخاذ القرارات. **المؤهلات والمهارات** **المطلوبة:** * خبرة مثبتة في مجال المساعدة الإدارية أو المساعدة الافتراضية أو في دور ذي صلة (عادةً سنة إلى ثلاث سنوات). * إتقان حزمة مايكروسوفت أوفيس (Word، Excel، Outlook، PowerPoint) ومساحة جوجل للعمل (Gmail، Drive، Docs). * مهارات ممتازة في التواصل الكتابي والشفهي. * قدرات قوية في إدارة الوقت والتنظيم مع اهتمامٍ دقيقٍ بالتفاصيل. * القدرة على الحفاظ على مستوى عالٍ من السرية والحذر. * مهارات حل المشكلات والقدرة على العمل بشكل مستقل. **المفضّلة:** * درجة الزمالة أو البكالوريوس في إدارة الأعمال أو تخصص ذي علاقة. * خبرة في أدوات إدارة المشاريع (مثل Asana، Trello) وبرامج أنظمة إدارة علاقات العملاء (CRM) (مثل Salesforce). * خبرة في [اذكر الصناعة المحددة، مثل "القانونية" أو "التقنية" أو "الرعاية الصحية"] تُعدّ ميزةً إضافية. * الإلمام بإدارة وسائل التواصل الاجتماعي أو المهام التسويقية. الراتب: ٥٥٬٠٠٠ ر.ق. سنوياً - ٧٠٬٠٠٠ ر.ق. سنوياً مكان العمل: حضوري