أمين سر إداري

وصف

الملخص: يقدم أمين السر الإداري دعماً إدارياً ومكتبياً لضمان كفاءة عمليات المكتب، من خلال إدارة الوثائق والاتصالات وجدولة المهام. أبرز النقاط: ١. إدارة الوثائق والاتصالات وجدولة المهام لضمان كفاءة المكتب ٢. دعم المهام الإدارية اليومية والتنسيق مع أصحاب المصلحة ٣. ضمان سرية المعلومات وأداء المهام المكتبية العامة **ملخص الوظيفة:** سيقدّم أمين السر الإداري دعماً إدارياً ومكتبياً لضمان كفاءة عمليات المكتب. وتتضمن هذه المهمة إدارة الوثائق، والتنسيق في مجال الاتصالات، وجدولة الاجتماعات، ودعم المهام الإدارية اليومية. **المهام الرئيسية:** * إدارة ملفات المكتب وسجلاته ووثائقه وتنظيمها * التعامل المهني مع المكالمات الواردة والرسائل الإلكترونية والمراسلات * جدولة الاجتماعات والمواعيد والحفاظ على التقويمات * إعداد التقارير والعروض التقديمية والمستندات الرسمية * التنسيق مع الإدارات الداخلية وأصحاب المصلحة الخارجيين * إدارة مخزون لوازم المكتب وتقديم طلبات الشراء عند الحاجة * المساعدة في إعداد الخطابات والمذكرات وغيرها من المستندات الإدارية * دعم إجراءات استقدام الموظفين والمهام الإدارية المتعلقة بإدارة الموارد البشرية * ضمان سرية المعلومات الحساسة * أداء المهام المكتبية العامة مثل الأرشفة والتصوير الضوئي وإدخال البيانات **المتطلبات:** * درجة البكالوريوس أو الدبلوم في إدارة الأعمال أو تخصص ذي صلة * خبرة تتراوح بين سنتين و٤ سنوات في دور إداري أو سريالي * بطاقة هوية قطرية سارية المفعول * إجادة استخدام حزمة مايكروسوفت أوفيس (Word، Excel، PowerPoint، Outlook) * مهارات تنظيمية قوية وقدرة على إدارة عدة مهام في وقت واحد * مهارات اتصال ممتازة كتابياً وشفهياً * سلوك احترافي وقدرة على التعامل مع المعلومات السرية * القدرة على العمل تحت الضغط والالتزام بالمواعيد النهائية **المهارات المفضلة:** * خبرة في تنسيق أعمال المكتب والتحكم في الوثائق * معرفة بالإجراءات الأساسية المتعلقة بإدارة الموارد البشرية أو الإجراءات الخاصة بالممثل القانوني (ميزة إضافية) * الإلمام بأنظمة وإجراءات إدارة المكاتب مكان العمل: شخصياً