مساعد إداري تنفيذي ومتخصص في الجودة

وصف

الملخّص: يقدّم مساعد الجودة والإدارة التنفيذية دعماً إدارياً شاملاً لمدير الفندق/المدير العام، ويُنسّق مبادرات ضمان الجودة والتميز في الخدمة. أبرز النقاط: 1. تقديم الدعم لمدير الفندق/المدير العام والمكتب التنفيذي 2. تنسيق مبادرات ضمان الجودة والتميز في الخدمة بالفندق 3. دفع التميز التشغيلي وتعزيز تجربة الضيوف **أ. المسمى الوظيفي** **مساعد إداري تنفيذي ومتخصص في الجودة** **ب. الوصف الوظيفي** يقدّم مساعد الجودة والإدارة التنفيذية دعماً إدارياً شاملاً لمدير الفندق/المدير العام، مع تنسيق مبادرات ضمان الجودة والتميز في الخدمة بالفندق. وتتمثل مسؤوليات هذا الدور في ضمان سير العمليات في المكتب التنفيذي بسلاسة من خلال الإدارة الفعّالة لجداول العمل التنفيذية والاجتماعات والمراسلات والتقارير والوثائق السرية ومتابعة الإدارات. وبالإضافة إلى ذلك، يدعم هذا الدور تنفيذ برامج ضمان الجودة ورصدها، ومن بينها معايير دليل فوربس للسفر، وبرنامج التقييم القيادي لضمان الجودة (LQA)، ومنصات رضا الضيوف، والتدقيق في الخدمات، والمبادرات الرامية إلى التحسين المستمر. وبعمله الوثيق مع المدير العام واللجنة التنفيذية ورؤساء الإدارات، يلعب هذا المنصب دوراً محورياً في دفع التميّز التشغيلي، وتعزيز تجربة الضيوف، وترسيخ ثقافة التحسين المستمر في جميع أرجاء الفندق. **ج. المؤهلات الوظيفية** **المعرفة والخبرة** * درجة البكالوريوس في إدارة الضيافة أو إدارة الأعمال أو إدارة الفنادق أو تخصص ذي صلة. * خبرة لا تقل عن **5 سنوات** في قطاع الضيافة الفاخرة أو الإدارة التنفيذية أو ضمان الجودة أو علاقات الضيوف أو أي دور مشابه. * معرفة جيدة بمعايير دليل فوربس للسفر، وبرنامج التقييم القيادي لضمان الجودة (LQA)، ومعايير الخدمة في قطاع الضيافة الفاخرة. * خبرة في نظم إدارة الجودة، ونظام RPX، واستبيانات رضا الضيوف، واستعادة الخدمة، والتدقيق التشغيلي. * يُفضَّل بشدة أن تكون لدى المرشح خبرة سابقة في تقديم الدعم الإداري التنفيذي للقيادات العليا. * إتقان ممتاز لحزمة مايكروسوفت أوفيس (Word، Excel، PowerPoint، Outlook) وأنظمة إدارة الفنادق. * مهارات ممتازة في التواصل الكتابي والشفهي باللغة الإنجليزية. وإتقان لغات إضافية يُعتبر ميزة إضافية. **الكفاءات** * مهارات تنظيمية وإدارية قوية. * قدرات ممتازة في التخطيط وإدارة الوقت. * انتباه استثنائي للتفاصيل والدقة. * طابع احترافي وسرّي، مع القدرة على التعامل مع المعلومات السرية. * مهارات تحليلية وحلّ المشكلات قوية. * مهارات تواصل وعلاقات شخصية ممتازة. * القدرة على تحديد أولويات المهام المتعددة والوفاء بالمواعيد النهائية. * مهارات تنسيق ومتابعة قوية. * توجُّه خدمي وشغفٌ بقطاع الضيافة الفاخرة. * القدرة على العمل بشكل مستقل وبالتعاون مع جميع الإدارات. * مهارات ممتازة في إعداد العروض التقديمية والتقارير. * موقف إيجابي يتميّز بالنزاهة والاحترافية. **د. مجالات المسؤولية الرئيسية** **1\. ضمان الجودة والتميز في الخدمة** * تنسيق ودعم جميع مبادرات ضمان الجودة في الفندق للحفاظ على معايير دليل فوربس للسفر وبرنامج التقييم القيادي لضمان الجودة (LQA). * رصد نظام RPX واستبيانات رضا الضيوف والمراجعات الإلكترونية ومنصات ردود فعل الضيوف الأخرى لتحديد الاتجاهات والفرص الكامنة للتحسين. * إجراء عمليات تفتيش دورية على الجودة، وتدقيق تشغيلي، وتقييمات للخدمة عبر جميع الإدارات. * تنسيق تقييمات الضيوف الغامضين وضمان المتابعة في الوقت المناسب لخطط الإجراءات الإدارية. * دعم فريق التعلّم والتطوير في تنفيذ البرامج التدريبية المتعلقة بالجودة. * رصد مدى التزام الإدارات بمعايير الخدمة والإجراءات التشغيلية المحددة. * المساعدة في إعداد الفندق للتقييمات الخارجية لجودة الأداء وتدقيق العلامة التجارية. * الحفاظ على لوحة معلومات الجودة، ومؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs)، وتقارير التدقيق، ومتعقّبات التحسين المستمر. * التعاون مع رؤساء الإدارات لتنفيذ الإجراءات التصحيحية وتعزيز التميز التشغيلي. **2\. الإدارة التنفيذية للمكتب** * تقديم دعم إداري شامل للمدير العام والمكتب التنفيذي. * إدارة جدول أعمال المدير العام والمواعيد والاجتماعات وترتيبات السفر وجداول العمل اليومية. * إعداد جداول الأعمال والتقارير والعروض التقديمية والمراسلات ومحاضر الاجتماعات والوثائق التنفيذية. * تنسيق اجتماعات اللجنة التنفيذية والاجتماعات التشغيلية وإحاطات الإدارة. * تتبع نقاط الإجراءات المتفق عليها في الاجتماعات ومتابعتها مع رؤساء الإدارات لضمان إنجازها في الوقت المحدد. * فلترة المكالمات والزوار والرسائل الإلكترونية والمراسلات مع الحفاظ على الطابع الاحترافي والسرية. * الحفاظ على أنظمة فعّالة لحفظ السجلات السرية سواء إلكترونياً أو على شكل نسخ ورقية. * تنسيق طلبات السفر والموافقات والمستندات الإدارية ذات الصلة. * التعامل مع طلبات المكتب التنفيذي وصيانة مستلزمات المكتب. **3\. الإبلاغ الإداري الخاص بالجودة** * تجميع تقارير أداء الجودة وإعداد الملخّصات التنفيذية للإدارة العليا. * رصد خطط الإجراءات الخاصة بالجودة في الإدارات وتقديم تحديثات حول التقدّم المحرز. * الحفاظ على الوثائق المتعلقة بتدقيق الجودة ورضا الضيوف واستعادة الخدمة والتحسينات التشغيلية. * تنسيق عمليات التدقيق الخارجي للجودة والتمارين المقارنة وتقديم الطلبات الخاصة بالجوائز. * إعداد تقارير أداء الجودة الشهرية والربع سنوية والسنوية. * ضمان توافق جميع سجلات الجودة والتقارير مع سياسات الشركة ومعاييرها. **4\. تجربة الضيوف** * دعم فريق علاقات الضيوف في رصد رضا الضيوف ومبادرات استعادة الخدمة. * متابعة شكاوى الضيوف وضمان تنفيذ الإجراءات التصحيحية بكفاءة. * رصد ملاحظات الضيوف المهمين (VIP) ودعم المبادرات الرامية إلى تعزيز تجارب الضيوف الشخصية. * تعزيز ثقافة تركّز على الضيوف من خلال تشجيع التحسين المستمر في الخدمة. * العمل بشكل وثيق مع الإدارات التشغيلية لتحسين نقاط التفاعل مع الضيوف في مختلف مراحل رحلة الضيف. **5\. التنسيق والتواصل** * العمل كحلقة وصل بين المكتب التنفيذي وجميع إدارات الفندق. * تنسيق المشاريع الاستراتيجية والمبادرات التشغيلية والمهام التنفيذية ومتابعتها. * ضمان التواصل في الوقت المناسب لقرارات الإدارة العليا وأولوياتها وخطط الإجراءات. * التواصل مع المكاتب المركزية والشركاء التجاريين والموردين والأطراف الخارجية عند الحاجة. * دعم المدير العام في الحفاظ على تواصل فعّال عبر أرجاء الفندق. **6\. التحسين المستمر** * دعم تنفيذ سياسات الفندق وإجراءاته ومعاييره التشغيلية. * تحديد الفرص المتاحة لتحسين العمليات الإدارية والكفاءة التشغيلية. * المساعدة في تطوير مبادرات التميز في الخدمة التي تعزّز المكانة الفاخرة للفندق. * تشجيع الابتكار والمساءلة وثقافة التحسين المستمر في جميع أرجاء الفندق. **7\. مسؤوليات أخرى** * الحفاظ على السرية التامة لجميع معلومات الفندق والضيوف والموظفين والأعمال. * إظهار الاحترافية والنزاهة والحذر في جميع التفاعلات. * دعم المدير العام في المشاريع الخاصة والمبادرات الاستراتيجية. * حضور الاجتماعات وجلسات التدريب وفعاليات الفندق عند الحاجة. * أداء أي مهام أخرى يكلف بها المدير العام بما يتماشى مع متطلبات العمل.