سكرتير

وصف

الملخص: نبحث عن سكرتيرٍ فعّالٍ لتوفير دعم إداري وسراري شامل، مما يضمن سلاسة العمليات والاتصالات والتحكم في المستندات. أبرز النقاط: ١. إدارة المهام الإدارية اليومية ودعم الإدارة ٢. تنسيق الاجتماعات والاتصالات والأنشطة المكتبية ٣. الحفاظ على السجلات بطريقة منظمة ومعالجة المعلومات السرية سكرتير القسم: الإدارة / الدعم المكتبي يخضع لإشراف: مدير القسم / الإدارة العليا الغرض من الوظيفة: توفير دعم إداري وسراري فعّال، لضمان سلاسة العمليات اليومية والاتصال الفعّال والتحكم في المستندات وتنسيق الأنشطة المكتبية. المهام الرئيسية: ١\. الدعم الإداري * إدارة المهام الإدارية اليومية وتوفير الدعم للإدارة وأعضاء الفريق. * الحفاظ على أنظمة التوثيق المنظمة (المادية والإلكترونية). * إعداد المستندات وتنسيقها والحفاظ عليها، مثل التقارير والرسائل والعروض التقديمية والمستندات الرسمية. * التعامل مع المعلومات السرية باحترافية وتحفظ تام. ٢\. الاتصال والتنسيق * إدارة الاتصالات الداخلة والخارجة، بما في ذلك البريد الإلكتروني والمكالمات والمراسلات. * تنسيق الاجتماعات وإعداد جداول الأعمال وتدوين محاضر الاجتماعات عند الحاجة. * متابعة الإجراءات المعلقة وضمان إنجازها في الوقت المطلوب. * التنسيق مع الأقسام الداخلية والأطراف الخارجية. ٣\. التحكم في المستندات * الحفاظ على السجلات بدقة وضمان إدارة مستندات سليمة. * تتبع عمليات الموافقة والتوقيعات وتقديم المستندات. * ضمان تحديث المستندات وتوفرها عند الحاجة. ٤\. إدارة التقويم والاجتماعات * إدارة المواعيد والجداول وترتيبات الاجتماعات. * تنسيق ترتيبات السفر والحجوزات والمتطلبات ذات الصلة عند الحاجة. * ضمان إعلام الإدارة بالالتزامات القادمة. ٥\. التقارير والمتابعة * إعداد التقارير الإدارية الدورية. * رصد المهام المسندة وتقديم تحديثات بشأن حالتها. * دعم الإدارة في جمع البيانات وتحليلها. المؤهلات المطلوبة: * دبلوم أو درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة يُفضَّل توفره. * خبرة سابقة في وظيفة سكرتير أو مساعد إداري أو دور مشابه. * مهارات قوية في التنظيم وإدارة الوقت. * مهارات اتصال كتابي وشفهي ممتازة. * إتقان تطبيقات مايكروسوفت أوفيس. * القدرة على التعامل مع المعلومات السرية. الكفاءات المطلوبة: * الانتباه للتفاصيل. * التواصل المهني. * القدرة على تحديد أولويات المهام المتعددة. * العمل الجماعي والتعاون. * القدرة على حل المشكلات. * الموقف المهني والموثوقية. الراتب: ٥٠٠٠ رياال قطري شهريًا مكان العمل: شخصيًا