منسق إداري

وصف

الملخص: نبحث عن منسق إداريٍّ منظمٍ جدًّا وفعَّالٍ لضمان سير العمليات المكتبية اليومية بسلاسة، وإدارة الجداول الزمنية والاتصالات والبيانات والدعم اللوجستي. أبرز النقاط: 1. ضمان سير العمليات المكتبية اليومية بسلاسة من خلال الدعم الإداري الاستباقي. 2. إدارة الجداول الزمنية والاتصالات والبيانات والدعم اللوجستي. 3. كونك العمود الفقري للقسم، مع تولي مسؤوليات متنوعة. **المسمى الوظيفي:** منسق إداري **القسم:** الإدارة / العمليات **يتبع لـ:** مدير المكتب / مدير العمليات **نوع التوظيف:** دوام كامل / مستثنى من ساعات العمل الإضافية **ملخَّص الدور:** نحن نبحث عن منسق إداريٍّ منظمٍ جدًّا وفعَّالٍ لضمان سير العمليات المكتبية اليومية بسلاسة. وفي هذا الدور، ستكون العمود الفقري للقسم، وتتولى إدارة الجداول الزمنية والاتصالات وإدارة البيانات والدعم اللوجستي. أما المرشح المثالي فهو شخصٌ يمتلك مهاراتٍ استثنائيةً في حل المشكلات ويتمتَّع بمهارات اتصال ممتازة، ويمكنه إدارة أولويات متعددة دون أن يفوِّت أي تفصيل. **المهام الرئيسية:** * **الإدارة المكتبية:** * أن تكون أول نقطة اتصال للزوار والعملاء، مع إدارة عمليات الاستقبال. * الحفاظ على مخزون لوازم المكتب وعلاقات المورِّدين وصيانة المعدات. * إدارة البريد الوارد والصادر والطرود والتسليمات. * **إدارة الجداول الزمنية \u0026 التقويمات:** * تنسيق التقويمات المعقدة للمدراء وموظفي القسم. * جدولة الاجتماعات وتنظيمها، بما في ذلك حجز قاعات المؤتمرات وإعداد جداول الأعمال وترتيب الخدمات الغذائية. * **الاتصالات:** * صياغة المذكرات والرسائل الداخلية والبريد الإلكتروني ومراجعتها ونشرها. * الرد على المكالمات الهاتفية وتوجيهها باحتراف؛ وإدارة صندوق البريد الإلكتروني العام. * **إدارة المستندات:** * الحفاظ على أنظمة التوثيق الرقمية والمادية (العقود ووثائق الموارد البشرية وملفات العملاء). * إعداد التقارير والعروض التقديمية وجداول البيانات باستخدام حزمة مايكروسوفت أوفيس أو Google Workspace. * **تنسيق الفعاليات \u0026 السفر:** * ترتيب خطط السفر والإقامة ووسائل النقل للموظفين. * تخطيط الفعاليات الخاصة بالشركة وأنشطة بناء الفريق والاجتماعات خارج الموقع. * **الدعم المشروعاتي:** * المساعدة في المشاريع الخاصة حسب التكليف من القيادة العليا. * تتبع الجداول الزمنية للمشاريع والنتائج المطلوبة لضمان الالتزام بالمواعيد النهائية. **المؤهلات \u0026 المهارات:** * **المؤهل العلمي:** شهادة ثانوية عامة إلزامية؛ ويشترط وجود شهادة زميلة أو بكالوريوس كميزة إضافية. * **الخبرة:** خبرة تتراوح بين سنتين وأربع سنوات في دور إداري أو دعم مكتبي. * **المهارات التقنية:** إتقان برامج مايكروسوفت أوفيس (Word، Excel، Outlook، PowerPoint) أو Google Workspace (Docs، Sheets، Calendar). كما تُعتبر الخبرة في برامج إدارة المشاريع (Asana، Trello، Monday.com) ميزة إضافية. * **المهارات الشخصية:** مهارات تنظيمية استثنائية، وانتباهٌ شديدٌ للتفاصيل، وقدرةٌ على أداء مهام متعددة في آنٍ واحد، ومهارات اتصال كتابية وشفهية احترافية. * **الكفاءات الأساسية:** الحرص على السرية، والحفاظ على السرية التامة، وحل المشكلات، وروح الإيجابية والرغبة في الأداء. الأجر: ٣٦١٨٫٩٨ ر.ق إلى ٩٠٠١٫٨٠ ر.ق شهريًّا مكان العمل: حضوري