مساعد عمليات

وصف

الملخّص: يُعد مساعد العمليات عنصرًا جوهريًّا في الأنشطة اليومية، حيث يتولى المهام الإدارية، وينسّق اللوجستيات، ويدعم إدارة البيانات لضمان سير العمليات الداخلية بسلاسة. أبرز النقاط: ١. إدارة المهام الإدارية اليومية ودعم عمليات المكتب. ٢. المساعدة في تطوير وإقرار إجراءات التشغيل القياسية. ٣. تنسيق اللوجستيات والاتصال بين الإدارات المختلفة. **المسمى الوظيفي: مساعد عمليات** **نوع التوظيف:** دوام كامل / دوام جزئي / عقد **يخضع لإدارة:** مدير العمليات، أو الرئيس التنفيذي للعمليات (COO)، أو المدير العام **نظرة عامة على الدور** يُعتبر مساعد العمليات حجر الزاوية في أنشطتنا اليومية. وستتولى أنت المهام الإدارية، وتنسّق اللوجستيات، وتدعم إدارة البيانات، وتضمن سير العمليات الداخلية بسلاسة. وهذه الوظيفة مناسبة تمامًا لشخصٍ منظمٍ للغاية، وفعّالٍ، ومتمكّنٍ من التعامل مع أولويات متعددة في بيئة سريعة الخطى. **المهام الرئيسية** **الدعم الإداري والمكتبي** * إدارة المراسلات اليومية (الرسائل الإلكترونية، والمكالمات الهاتفية، والرسائل الداخلية). * جدولة الاجتماعات، وتنظيم ترتيبات السفر، والحفاظ على التقويمات التنفيذية. * طلب مستلزمات المكتب وإدارة التواصل مع الموردين. **إدارة العمليات وسير العمل** * المساعدة في تطوير وإقرار إجراءات التشغيل القياسية (SOPs). * مراقبة تقدّم المهام عبر الفرق المختلفة (مثل المبيعات، واللوجستيات، وخدمة العملاء). * تحديد العوائق واقتراح تحسينات لسير العمل. **البيانات والتقارير** * إدخال البيانات وتحديثها ومراجعتها في أنظمة إدارة علاقات العملاء (CRM)، أو أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP)، أو قواعد البيانات الداخلية. * إعداد التقارير التشغيلية اليومية أو الأسبوعية (مثل مستويات المخزون، وحالة الطلبات، والمؤشرات الرئيسية للأداء KPIs). * معالجة الفواتير الأساسية وتتبع المصروفات. **التنسيق واللوجستيات** * الاتصال بين الإدارات المختلفة (مثل المستودعات، والشحن، وخدمة العملاء). * تتبع الشحنات، وحل مشكلات التوصيل، وتحديث حالة الطلبات. * دعم تخطيط الفعاليات أو عمليات استيعاب العملاء من الناحية اللوجستية عند الحاجة. **المؤهلات المطلوبة** **المؤهلات الإلزامية** * **الخبرة:** سنة إلى سنتين في دور إداري أو تشغيلي أو تنسيقي. * **المؤهل العلمي:** شهادة ثانوية عامة أو ما يعادلها (ويُفضَّل الحصول على درجة الزمالة أو البكالوريوس). * **المهارات التقنية:** إجادة برامج مايكروسوفت أوفيس (إكسل، وأوتلوك، وورد) أو حزمة جوجل للمكاتب (جوجل شيتس، وجوجل دوكس، وجوجل درايف). * **المهارات الشخصية:** مهارات ممتازة في التنظيم وإدارة الوقت، والاتصال الكتابي والشفهي. **المؤهلات المفضلة** * خبرة في أدوات إدارة المشاريع (مثل أسانا، وترييلو، ومونداي.كوم). * معرفة بأنظمة إدارة علاقات العملاء أو أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (مثل سيلزفورس، ونيتسوت، وأودو، وساب). * مهارات تحليل بيانات أساسية (جداول محورية، ورسوم بيانية). * \[اختياري: معرفة متخصصة في مجال معين، مثل اللوجستيات أو التجزئة أو الرعاية الصحية] **الكفاءات الرئيسية** * **الانتباه للتفاصيل:** اكتشاف الأخطاء قبل أن تتحول إلى مشكلات. * **حل المشكلات:** إيجاد الحلول بشكل مستقل عند تعطّل العمليات. * **الموثوقية:** إنجاز المهام في وقتها وبحد أدنى من الإشراف. * **المرونة:** التحوّل بين الأولويات بسرعة دون فقدان التركيز. **ظروف العمل** * ساعات عمل مكتبية قياسية \[مثال: من ٩ صباحًا إلى ٥ مساءً] مع وجود فترات عمل إضافية أحيانًا خلال فترات الذروة. * \[إذا كان العمل عن بُعد: يشترط توفر اتصال إنترنت موثوق وتجهيز مكتب منزلي مناسب.] * المتطلبات الجسدية: طبيعة العمل جالسة في الغالب؛ مع رفع أوزان خفيفة أحيانًا تصل إلى \[مثال: ٢٠ رطلًا] لمستلزمات المكتب. الأجْر: ٧٨٬٠٠٠٫٠٠ ر.ق. إلى ٩٨٬٠٠٠٫٠٠ ر.ق. سنويًّا مكان العمل: حضوري