منسق خدمات التموين والمؤتمرات

وصف

الملخص: تتضمن هذه الوظيفة التعامل مع الاستفسارات، وتحويلها إلى أعمال مؤكدة، والترويج التلقائي للخدمات الإضافية، وتنسيق الفعاليات لضمان رضا العملاء والانسجام التشغيلي. أبرز النقاط: ١. تحويل الاستفسارات إلى أعمال مؤكدة وتعظيم عائدات الفعاليات. ٢. بناء علاقات قوية مع العملاء والشركاء الخارجيين. ٣. تنسيق وإدارة الفعاليات الاجتماعية وحفلات الزفاف بدقة عالية. وصف الشركة من التفاعل الاجتماعي الحيوي في الردهة إلى الفعاليات والاحتفالات والاجتماعات التجارية، فإن كل موقع ينبض بإيقاع موندريان الكهربائي. ومع انتشار أماكن تناول الطعام والحياة الليلية عبر ثماني مواقع مختلفة داخل المنشأة، لا يوجد ما يعادل فندق موندريان الدوحة في المنطقة بأكملها. وصف الوظيفة المهام والوظائف: * التعامل مع استفسارات التموين والفعاليات الاجتماعية وحفلات الزفاف الواردة وتحويلها إلى أعمال مؤكدة * الترويج التلقائي للقوائم الغذائية والمواقع وخدمات أنظمة الصوت والصورة والديكور والخدمات الإضافية لتعظيم العائد الكلي من الفعاليات * تحديد الفرص الجديدة للأعمال وتطويرها ضمن الأسواق الناطقة باللغة العربية والشرائح الاجتماعية * بناء علاقات قوية مع مخططي حفلات الزفاف ومخططي الفعاليات الاجتماعية والعملاء الرئيسيين * التفاوض على العقود والأسعار والشروط بما يتماشى مع استراتيجية الفندق والموافقات المطلوبة * تحقيق أهداف الإيرادات الفردية والجماعية * إجراء عمليات تفتيش احترافية لموقع الفعالية لتحويل الاستفسارات إلى أعمال مؤكدة * إعداد المقترحات والعروض والعقود وفقاً للمعايير المعمول بها في الفندق * ضمان استلام جميع مدفوعات الفعاليات والودائع والضمانات وفقاً لسياسة الإدارة المالية * تنسيق وإدارة الفعاليات الاجتماعية وحفلات الزفاف، مع ضمان تنفيذ جميع متطلبات العملاء بدقة عالية * دعم الفعاليات المؤسسية عند تكليف ذلك من قبل الإدارة * التصرف كنقطة الاتصال الرئيسية مع العملاء من توقيع العقد وحتى يوم الفعالية * تنسيق جلسات تذوق القوائم الغذائية ودعم تخطيط القوائم مع العملاء وفريق الطهي * مساعدة العملاء في تنسيق الموردين الخارجيين (مثل بائعي الزهور، وأثاث الحفلات، والمنسوجات، والترفيه، وما إلى ذلك) * إعداد مخططات الأرضيات ومخططات الجلوس ومواد تنسيق الفعاليات * إجراء عمليات تفتيش الموقع وعقد اجتماعات التخطيط استعداداً للفعاليات * استقبال العملاء والترحيب بهم في يوم الفعالية والإشراف على التنفيذ السلس لها * إنجاز عمليات تسليم الفعاليات بشكل سليم إلى إدارة الولائم لضمان تقديم مثالي * حل المشكلات الميدانية بشكل استباقي لحماية تجربة الضيوف والعائدات * جمع ملاحظات العملاء ومشاركة الرؤى المستخلصة مع قيادة قسم خدمات التموين والمؤتمرات (CCS) * حضور اجتماعات وثائق تفاصيل الفعاليات التشغيلية (BEO) وضمان الانسجام التشغيلي الكامل بين أقسام الولائم والطهي وأنظمة الصوت والصورة والهندسة والأمن والاستقبال * ضمان إدخال جميع تفاصيل الفعاليات بدقة وتحديثها في نظامَي دلفي / أماديوس * إعداد وتوزيع تقارير الفعاليات اليومية على أصحاب المصلحة المعنيين * ضمان اكتمال وثائق وثائق تفاصيل الفعاليات التشغيلية (BEOs) ومخططات الأرضيات والملاحظات التشغيلية ودقّتها وإصدارها في الوقت المحدد * ضمان سلاسة التواصل الداخلي بين جميع الأقسام المشاركة في تقديم الفعاليات * أرشفة العقود والحفاظ على ملفات رقمية ومادية منظمة، وضمان جمع التوقيعات في الوقت المناسب * الحفاظ على سجلات دقيقة للعملاء والفعاليات في جميع الأنظمة * إدارة المراسلات واستفسارات قسم خدمات التموين والمؤتمرات (CCS) بشكل احترافي وفي الوقت المناسب * تجميع بيانات الفعاليات للتحليل الداخلي وإعداد التقارير * معالجة النماذج المتعلقة بالأعمال، بما في ذلك طلبات استرداد الأموال والنماذج المجانية وقسائم الترفيه والتقارير المصروفة