الملخص: يقدّم المساعد التنفيذي دعمًا إداريًّا وتنسيقيًّا رفيع المستوى للمدير التنفيذي، ويضمن الإدارة الفعالة للجداول الزمنية والاتصالات والمبادرات. أبرز النقاط: ١. تقديم دعم إداري وتنسيقي رفيع المستوى للمدير التنفيذي ٢. ضمان الإدارة الفعالة للجداول الزمنية والاجتماعات والاتصالات ٣. العمل كحلقة وصل بين المدير التنفيذي والإدارات الداخلية **يرجى إرسال سيرتك الذاتية إلى careertran@gmail.com** **وصف الوظيفة:** يُعنى المساعد التنفيذي بتقديم دعم إداري وتنسيقي رفيع المستوى للمدير التنفيذي. وتتضمن هذه الوظيفة ضمان الإدارة الفعالة لجدول المدير التنفيذي الزمني والاجتماعات والاتصالات والمتابعات مع مختلف الإدارات والدوائر. كما يعمل المساعد التنفيذي كحلقة وصل بين المدير التنفيذي والإدارات الداخلية لضمان التنفيذ في الوقت المحدَّد للتوجيهات، والتنسيق السلس للمعاملات اليومية، ومراقبة المهام والمبادرات الموكلة. **المهام والمسؤوليات:** **١. إدارة الجدول الزمني التنفيذي** * إدارة وتحديث التقويم اليومي للمدير التنفيذي، بما في ذلك الاجتماعات والمواعيد والمناقشات الداخلية. * تنسيق جداول الاجتماعات مع رؤساء الأقسام والمدراء والأطراف الخارجية. * التأكّد من إعداد دعوات الاجتماعات وجدول أعمالها والوثائق الداعمة وتوزيعها مسبقًا. * ترتيب أماكن عقد الاجتماعات والخدمات اللوجستية والموارد المطلوبة، والتأكد من تأكيدها. **٢. تنسيق الاجتماعات وتوثيقها** * إعداد جداول أعمال الاجتماعات بالتنسيق مع المدير التنفيذي. * حضور الاجتماعات عند الحاجة وتدوين محاضر الاجتماعات (MoM). * توزيع محاضر الاجتماعات على الإدارات المعنية ومتابعة بنود الإجراءات. * تتبع تقدّم المهام الموكلة وإطلاع المدير التنفيذي بانتظام. **٣. التنسيق مع الإدارات/الدوائر** * العمل كوسيط بين المدير التنفيذي وجميع الإدارات والدوائر. * نقل تعليمات المدير التنفيذي وتوجيهاته وقراراته إلى الفرق المعنية. * مراقبة المهام الموكلة من المدير التنفيذي ومتابعتها لضمان إنجازها في الوقت المحدَّد. * جمع التحديثات والتقارير والملاحظات من الإدارات لمراجعتها من قِبل المدير التنفيذي. **٤. إدارة الاتصالات التنفيذية** * إدارة المراسلات الداخلة والخارجة نيابةً عن المدير التنفيذي. * صياغة رسائل البريد الإلكتروني والمحفوظات والمراسلات الداخلية المهنية عند الحاجة. * التأكّد من توثيق المراسلات وتصنيفها بشكل صحيح. * التعامل مع المعلومات السرية بحذر واحترافية. **٥. المتابعة ومراقبة المهام** * الحفاظ على قائمة تتبع المهام والمبادرات الموكلة من المدير التنفيذي. * متابعة الإدارات المسؤولة لتحديث التقدّم. * إعداد تقارير دورية عن حالة المهام قيد الانتظار والمكتملة. * التأكّد من الالتزام بالمواعيد النهائية والتعهدات عبر جميع الإدارات. **٦. دعم التقارير والتوثيق** * إعداد التقارير والعروض التقديمية والملخّصات لمراجعتها من قِبل المدير التنفيذي. * جمع التحديثات التشغيلية ومعلومات الأداء من الإدارات. * الحفاظ على توثيق منظم للتقارير ومحاضر الاجتماعات والتوجيهات التنفيذية. **٧. الدعم الإداري** * تنسيق ترتيبات السفر والإقامة والخدمات اللوجستية للمدير التنفيذي عند الحاجة. * تنظيم الاجتماعات التنفيذية الداخلية ومناقشات القيادة والجلسات الاستراتيجية. * إدارة الوثائق وأنظمة التصنيف والسجلات التنفيذية. **٨. الدعم السري والاستراتيجي** * التعامل مع الأمور الحساسة والسرية بقدر عالٍ من النزاهة. * دعم المدير التنفيذي في تنسيق المبادرات الاستراتيجية والمشاريع الخاصة. * المساعدة في إعداد العروض التقديمية والوثائق للاجتماعات التنفيذية أو اجتماعات مجلس الإدارة. **٩. مهام متنوعة** * دعم الأنشطة الإدارية والتنظيمية لمكتب المدير التنفيذي. * المساعدة في تنظيم الاجتماعات المؤسسية وزيارات المسؤولين أو الفعاليات الداخلية حسب التوجيه. * أداء مهام أخرى يُسندها المدير التنفيذي. نوع الوظيفة: دوام كامل، دائم الراتب: ٣٠٠٠٫٠٠ ر.ق – ٤٠٠٠٫٠٠ ر.ق شهريًّا المؤهل العلمي: * بكالوريوس (مفضّل) الخبرة: * الإدارة: ٣ سنوات (مطلوبة) اللغة: * الإنجليزية (مطلوبة)