مساعد فني أول للاتصالات

وصف

الملخص: نبحث عن محترف منظم ودقيق في التفاصيل لتنسيق الاتصالات، وإدارة الوثائق، وتتبع المشاريع، وتقديم الدعم الإداري ضمن بيئة سريعة الخطى. أبرز النقاط: 1. تنسيق الاتصالات وإدارة الوثائق الرسمية 2. تتبع تقدم المشروع وضمان إنجاز المهام في الوقت المحدد 3. دعم الاستعداد للتدقيق والحفاظ على معايير التوثيق المهام الرئيسية: * تنظيم وصيانة تقويمات قسم الاتصالات، بما في ذلك جدولة الاجتماعات، والورش، وال engagements الرسمية. * العمل كنقطة تنسيق رئيسية لأصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين، وضمان التواصل في الوقت المناسب وبأسلوب احترافي. * إعداد وتنسيق ومعالجة وتتبع الوثائق الرسمية مثل المراسلات، والمذكرات، والتقارير، والنماذج، ومحاضر الاجتماعات، وجداول الإجازات، وجداول تغطية وسائل الإعلام. * الحفاظ على أنظمة أرشفة رقمية ومادية دقيقة ومنسقة جيدًا وفقًا لمتطلبات التوثيق وسرية المعلومات. * تتبع تقدم مشاريع ومبادرات الاتصالات وتقديم تحديثات دورية عن الحالة إلى الإدارة. * رصد المواعيد النهائية، والإجراءات المعلَّقة، والمخاطر المحتملة لضمان إنجاز المهام في الوقت المحدد. * دعم تتبع مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) المتعلقة بالمشاريع وضمان تقديم المخرجات القسمية في الوقت المحدد. * إعداد تقارير داخلية شهرية تلخِّص أنشطة القسم، والمهمات المنجزة، والعناصر العالقة. * صيانة أدوات تتبع المهام، والسجلات، وأوراق المتابعة باستخدام Excel وSharePoint. **إدارة الطلبات المقدمة عبر نظام APEX، مع ضمان توجيهها بدقة وفي الوقت المناسب إلى المدراء أو الإدارات المعنية.** * التنسيق مع الإدارات ذات الصلة لجمع المعلومات المطلوبة ومتابعتها حتى إنجاز الطلبات ضمن الجداول الزمنية المعتمدة. * **تشغيل نظام تتبع المراسلات (CTS)، وضمان التسجيل السليم، والمتابعة، والإغلاق، وتوثيق جميع المراسلات.** * ضمان الامتثال لأنظمة سير العمل الداخلية الخاصة بالعميل والإجراءات الإدارية. * ضمان توافق مخرجات قسم الاتصالات مع معايير الجودة المعتمدة، ومتطلبات التنسيق، وسير عمل الموافقات. * الالتزام بمعايير ISO والمساهمة في الحفاظ على الاتساق والدقة واكتمال التوثيق. * دعم الاستعداد للتدقيق من خلال ضمان أن السجلات تكون مُحدَّثة، وسهلة الوصول، وكاملة، ومتوافقة مع السياسات المؤسسية. * استخدام تطبيقات مايكروسوفت أوفيس لإعداد أوراق البيانات، وأدوات التتبع، والسجلات، والمراسلات، والتقارير. * صيانة قواعد بيانات القسم ومخازن التوثيق المنظمة. * إعداد عروض تقديمية واضحة واحترافية باستخدام برنامج PowerPoint للمراجعات الداخلية ومراجعات الإدارة. * تقديم الدعم الإداري والفني لإعداد الموجزات والتقارير والعروض التقديمية التي يتطلبها قيادتي العلاقات العامة والاتصالات. المؤهلات والخبرة: * درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، أو إدارة المكاتب، أو دعم المشاريع، أو مجال ذي صلة. * خبرة تتراوح بين ٣–٥ سنوات في مجالات التنسيق الإداري، أو الدعم الفني، أو المساعدة في المشاريع. * يُفضَّل وجود خبرة في العمل ضمن منظمات كبيرة أو كيانات حكومية. * يُعد وجود خبرة سابقة في استخدام أنظمة سير العمل المؤسسية مثل APEX وCTS أمراً مرغوبًا للغاية. * مهارات تنظيمية ومهارات ممتازة في إدارة الوقت، مع القدرة على إدارة مهام متعددة ومواعيد نهائية. * مهارات اتصال كتابية وشفهية ممتازة باللغتين العربية والإنجليزية. • اهتمام عالٍ بالتفاصيل مع تركيز قوي على الدقة والاتساق وجودة التوثيق. * قدرات قوية في التنسيق والمتابعة وإدارة أصحاب المصلحة. * القدرة على العمل بشكل مستقل وبالتعاون مع الآخرين في بيئة سريعة الخطى. * إتقان تطبيقات مايكروسوفت أوفيس (Word، Excel، PowerPoint، Outlook). * القدرة على إعداد وثائق منظمة، وأدوات تتبع، وسجلات، ولوحات تحكم أساسية بكفاءة. الخبرة: * دور مشابه: ٤ سنوات (إجباري) التراخيص/الشهادات: * هوية قطر الوطنية (إجباري) مكان العمل: شخصيًا